Checklist pour organiser une exposition canine

Une exposition canine demande une préparation précise, car les inscriptions, les juges, les rings et l’accueil doivent fonctionner au même moment. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance vers le règlement, les inscriptions et la logistique. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, attribuer les numéros de départ et préparer les documents. Cette checklist regroupe les tâches et le matériel nécessaires, des premières décisions jusqu’au contrôle final sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Sélectionner les juges
2 personnes
Définir les classes de compétition
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Rédiger le règlement intérieur
2 personnes
Rassembler les coordonnées du vétérinaire
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les races de chiens et les quantités
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Composer le catalogue
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Commander les cocardes et les prix
Réserver des tables et des chaises
Réserver la sono
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le plan du ring
2 personnes
Imprimer le programme de contrôle
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Remplir les certificats de prix
2 personnes
Créer les règles du lieu et les panneaux d'orientation
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Prévoir l’eau et les zones de repos pour les chiens
2 personnes
Emballer les dossards par participant
2 personnes
Trier les prix et les certificats
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage du parking
2 personnes
Installer les barrières et les voies de circulation
4 personnes
Monter les anneaux de jugement
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager les tables du jury
2 personnes
Aménager des zones de repos pour les chiens
3 personnes
Préparer de l’eau pour les chiens
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer le matériel de contrôle
2 personnes
Faire un briefing aux employés du ring
3 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
2 personnes

Événement

Tenir la table d’inscription
3 personnes
Accueillir les participants et les chiens
4 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Vérifier les données de vaccination
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer l'ouverture
Accompagner les rondes de contrôle
6 personnes
Annoncer les dossards
Enregistrer les résultats
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner l’eau pour les chiens
2 personnes
Vérifier les zones de repos
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Prendre soin des arbitres
2 personnes
Faire voter le prix du public
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Photographier les gagnants
2 personnes
Annoncer le mot de clôture
Accompagner le départ des participants
3 personnes
Clôturer le catering
3 personnes
Couper le son

Suivi

Effectuer un contrôle des déjections canines
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les anneaux de contrôle
4 personnes
Ranger les barrières et les panneaux
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats numériquement
Partager les photos avec les participants
Publier les gagnants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 45
Table pliante pour l'inscription
Chaises pliantes pour les jurésqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables pour cages à chiensqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Barrières de sécuritéqté 24
Cônesqté 20
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Tapis rondsqté 3
Poteaux d’anneauqté 12
Ruban pour anneauxqté 6
Mètre pour chiens
Balance pour chiens

Matériel pour animaux

Bacs à eauqté 12
Fûts d’eau potableqté 4
Distributeurs de sacs à déjections caninesqté 6
Ramasse-crottes pour chiensqté 4
Serviettes pour chiensqté 20
Brosses pour chiensqté 6
Lignes pour l'utilisation du ringqté 12
Bouteilles d’eau pour chiensqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Destructeur de documents
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Téléphones portablesqté 3
Appareil photo
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Mur photo
Rosettes pour les prixqté 40
Trophéesqté 12
Cadres photo pour certificatsqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Kit de pansements pour chiensqté 2
Gants de travailqté 8
Extincteursqté 2

Imprimés

Numéros de départqté 100
Catalogues des participantsqté 100
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Certificats de prixqté 40
Panneaux de directionqté 20
Affiches du règlement intérieurqté 10
Bulletins de voteqté 100
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 12
Papier d’impressionqté 500
Ruban adhésifqté 8
Marqueursqté 12

Courses

Courses

Conseils

Fixe la date et le lieu suffisamment tôt pour pouvoir sélectionner les juges, réserver les tables, les chaises et la sonorisation sans travailler dans l’urgence. Vérifie aussi les règles applicables au site avant d’ouvrir les inscriptions.
Prépare le formulaire d’inscription et le règlement intérieur avant d’envoyer les invitations. Demande notamment les races, les quantités, les besoins alimentaires et les coordonnées utiles pour éviter plusieurs relances.
Traite les inscriptions au fur et à mesure, puis attribue les numéros de départ avant de composer le catalogue. Envoie la confirmation aux participants dès que les horaires, les classes et les informations pratiques sont stabilisés.
Dessine le plan des rings avant l’installation et prévois les barrières, cônes, tapis, poteaux et ruban nécessaires. Place aussi les bacs à eau, les fûts d’eau potable et les distributeurs de sacs à déjections à des endroits faciles d’accès.
Garde une journée réservée au contrôle final : teste les microphones, les rallonges, les multiprises, l’ordinateur et l’imprimante. Prépare également les badges, les certificats de prix, les listes de participants et le programme de contrôle avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition canine ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour fixer le lieu, sélectionner les juges, rédiger le règlement et ouvrir les inscriptions. Garde les 2 dernières semaines pour les confirmations, le catalogue, les numéros de départ et la vérification du matériel.
Quand faut-il envoyer les confirmations aux participants ?: Envoie-les dès que les inscriptions sont traitées et, idéalement, 7 à 10 jours avant l’exposition. Elles doivent préciser le numéro de départ, la classe, les horaires et les consignes du lieu.
Quel matériel prévoir pour les rings d’une exposition canine ?: Pour chaque ring, prévois les poteaux, le ruban, les tapis ronds, un mètre pour chiens et une balance si les catégories l’exigent. Ajoute des barrières ou des cônes pour séparer clairement les zones de circulation.
Combien de bénévoles faut-il pour une exposition canine ?: Prévois au minimum 1 bénévole à l’inscription, 1 personne par ring et 1 personne pour la coordination et les imprévus. Pour plusieurs rings ou un grand nombre de participants, établis les rotations au moins 1 semaine avant.

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