Zo organiseer je een gravelwedstrijd

Begin met het wedstrijdformat en de gravelroute, niet met de aankleding van de startlocatie. Leg daarna vergunningen, verzekering, startplek en tijdregistratie vast voordat je inschrijvingen opent. Zodra de route en regels duidelijk zijn, kun je vrijwilligers werven, deelnemersinformatie versturen en verkeers- en medische punten plannen. In de laatste week draait alles om controleren: verken de route opnieuw, sorteer startnummers, test de communicatie en controleer fietsen en gereedschap.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
2
Gravelroute uitwerken
3 personen
3
Routevergunningen aanvragen
2 personen
4
Startlocatie reserveren
5
Tijdregistratie regelen
2 personen
6
Verzekering controleren
7
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
8
Inschrijfformulier publiceren
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Routekaart publiceren
15
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
16
Startnummers ontwerpen
17
Routeverkenning uitvoeren
3 personen
18
Verkeerspunten bepalen
2 personen
19
Medische contactlijst maken
20
Weersverwachting controleren
21
Route opnieuw controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Startnummers sorteren
2 personen
24
Routepijlen voorbereiden
2 personen
25
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Catering voorbereiden
4 personen
28
Vrijwilligersbriefing klaarzetten
29
Terrein afzetten
4 personen
30
Tenten opbouwen
4 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
33
Routepijlen uitzetten
4 personen
34
Waarschuwingsborden plaatsen
3 personen
35
Verkeersposten bemannen
6 personen
36
Tijdregistratie installeren
2 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Stroomvoorziening testen
2 personen
39
EHBO-materialen klaarleggen
2 personen
40
Inschrijftafels inrichten
3 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Broodjes en fruit klaarzetten
3 personen
43
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen

Event

44
Deelnemers aanmelden
4 personen
45
Startnummers uitdelen
3 personen
46
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
47
Deelnemers ontvangen
3 personen
48
Dranken serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Startbriefing geven
2 personen
52
Start begeleiden
4 personen
53
Routeposten bemannen
8 personen
54
Ronde- en doorkomsttijden registreren
2 personen
55
Pechhulp langs de route bieden
2 personen
56
EHBO verlenen
2 personen
57
Finish begeleiden
4 personen
58
Finishers registreren
2 personen
59
Maaltijd serveren
4 personen
60
Uitslag controleren
2 personen
61
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
62
Laatste deelnemers opvangen
3 personen
63
Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

64
Routepijlen ophalen
4 personen
65
Verkeersborden verwijderen
3 personen
66
Tijdregistratie afsluiten
2 personen
67
Afval inzamelen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Tenten afbreken
4 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Materialen naar opslag brengen
3 personen
73
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
74
Routeafval nalopen
3 personen
75
Uitslag publiceren
76
Deelnemersfoto's versturen
77
Declaraties verwerken
2 personen
78
Vergunningen afmelden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 6
Startboog
Afzethekkenaantal 20
Dranghekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Routebordjesaantal 30
Startnummersaantal 150
Nummerhoudersaantal 150
Markeerlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Reservefietspompenaantal 4
Bandenlichtersaantal 8
Binnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapssetsaantal 4
Fietspaddockmattenaantal 4
Bidonkrattenaantal 8
Medaillelintenaantal 10
Medaillesaantal 10
Prijzenbekersaantal 3

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Portofoonsaantal 10
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Handmegafonenaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
AED
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Nooddekensaantal 15
Brancard
Brandblussersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbare kommenaantal 100
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Evenementbanneraantal 2
Pijlbannersaantal 6
Podiumachterwand

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Handvegersaantal 4

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst definitief vast en vraag vergunningen op tijd aan. Plan minimaal één volledige routeverkenning en controleer de route nogmaals kort voor de wedstrijd, omdat werkzaamheden of natte passages de doorgang kunnen veranderen.
Open de inschrijving pas wanneer format, reglement, startlocatie en tijdregistratie geregeld zijn. Vraag dieetwensen direct uit, zodat je de verzorging niet in de laatste dagen hoeft aan te passen.
Maak voor vrijwilligers een indeling per taak en verkeerspunt, met één herkenbaar aanspreekpunt per zone. Gebruik portofoons op plekken waar mobiele bereikbaarheid onzeker is en deel de medische contactlijst vooraf.
Sorteer startnummers per startgroep of alfabetisch en leg nummerhouders, routepijlen en markeerlint apart klaar. Een aparte krat per routegedeelte voorkomt dat je op de ochtend zelf materiaal tussen dozen zoekt.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en pas de voorbereiding daarop aan. Leg reservefietspompen, bandenlichters, binnenbanden en gereedschapssets klaar op een vaste plek, niet verspreid over start- en finishgebied.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gravelwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Vergunningen, verzekering, startlocatie en routeafspraken kosten vaak meer tijd dan de praktische voorbereiding. Plan de laatste routecontrole uiterlijk in de week voor de wedstrijd.
Hoe bepaal ik hoeveel vrijwilligers nodig zijn voor een gravelwedstrijd?: Maak eerst een lijst van alle verkeerspunten, start- en finishfuncties, registratie en verzorgingsposten. Reken per verkeerspunt minimaal 2 vrijwilligers en voeg daarnaast een coördinator, tijdregistratieteam en enkele reservekrachten toe.
Wanneer moet de route van een gravelwedstrijd klaar zijn?: Zorg dat de route uiterlijk 6 tot 8 weken voor de wedstrijd inhoudelijk vastligt, zodat je vergunningen en deelnemersinformatie kunt regelen. Controleer de volledige route opnieuw 1 tot 3 dagen vooraf en herstel ontbrekende routepijlen direct.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een gravelwedstrijd?: Plan voor een compacte start- en finishlocatie minimaal 4 uur opbouwtijd. Daarin vallen onder meer startboog, tafels, afzettingen, tijdregistratie, luidsprekers en het sorteren van startnummers. Bij een grote route of meerdere verzorgingspunten is een eerdere opbouwdag verstandiger.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.