Organiser un festival canin sans rien oublier

Un festival canin demande plus qu’un programme d’activités : il faut cadrer les inscriptions, la sécurité, l’accueil et la circulation des participants. Cette checklist suit l’organisation dans l’ordre, de la réservation du lieu jusqu’aux derniers préparatifs. Elle inclut aussi les points souvent réglés trop tard, comme l’assurance, l’information du vétérinaire, la météo et la répartition des bénévoles. Utilise-la pour coordonner les 71 tâches et vérifier les 72 fournitures prévues.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les fournisseurs
Planifier des activités pour chiens
2 personnes
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Informer le vétérinaire
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Imprimer les listes d’inscription
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les numéros de compétition
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les panneaux de direction
2 personnes
Préparer le matériel de montage
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter le parcours d’agility
4 personnes
Balisage des zones pour chiens
4 personnes
Installer les points d’eau
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les informations de bienvenue
2 personnes
Accueillir les chiens
3 personnes
Accompagner la chasse au trésor pour chiens
4 personnes
Animer le parcours d’agilité
4 personnes
Présenter le quiz sur les chiens
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Remplir les bacs à eau
3 personnes
Ramasser les déjections canines
3 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Animer le concours photo
2 personnes
Accompagner la ronde des chiens
4 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Coordonner les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter le catering
4 personnes
Démonter le matériel d’agility
4 personnes
Démonter les tentes et la décoration
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
Gérer les objets perdus
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Comptoir d'inscription
Tapis de solqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs d'eauqté 3
Machines à caféqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Pinces de serviceqté 12
Pains de glaceqté 30

Matériel de sport

Tunnels d’agilityqté 2
Obstacles de sautqté 6
Bâtons de slalomqté 12
Cerceauxqté 4
Tapis de fouilleqté 6
Frisbees pour chiensqté 12
Balles pour chiensqté 20
Poteaux de ligneqté 10
Chronomètresqté 4
Trophéesqté 6
Rosettesqté 12

Matériel pour animaux

Bacs à eauqté 18
Gamellesqté 8
Serviettes pour chiensqté 20
Colliers de rechangeqté 6
Laisse de rechange pour chienqté 6
Cage pour chienqté 2
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 12
Bidons d'eau potableqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 30
Arches de ballonsqté 3
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 150
Numéros de compétitionqté 100
Panneaux d’orientationqté 20
Panneaux d’informationqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6

Équipement

Enceintes sur batterieqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Barrières de sécuritéqté 20
Cônesqté 30
Passe-câblesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Cuire des biscuitsqté 8
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Courses

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions, puis vérifie les autorisations et l’assurance suffisamment tôt pour pouvoir corriger un refus ou une restriction.
Prévois un point d’accueil clairement installé avec les listes d’inscription imprimées, les badges nominatifs et les numéros de compétition. Garde une personne dédiée à l’accueil pendant toute l’arrivée des participants.
Transmets les informations pratiques avant le festival : horaires, règlement du concours, plan, accès et consignes pour les chiens. Un envoi quelques jours avant évite les questions répétées le matin même.
Répartis les bénévoles par mission plutôt que de compter sur une aide générale : accueil, activités, circulation, restauration et montage. Donne à chacun son emplacement et son horaire avant le jour J.
Vérifie le matériel d’agility et de restauration au moins la veille. Refroidis les boissons, prépare les en-cas et place les panneaux de direction avant l’arrivée des premiers chiens.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un festival canin ?: Commence plusieurs semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les fournisseurs, le vétérinaire et les inscriptions doivent être confirmés avant de préparer le matériel et les bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival canin ?: Le nombre dépend du public et des activités, mais prévois au minimum une personne pour l’accueil, une pour la coordination et une par zone d’activité. Répartis les rôles au plus tard quelques jours avant l’événement.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques quelques jours avant le festival, puis rappelle les horaires et les consignes essentielles la veille. Prépare aussi les listes d’inscription imprimées pour éviter de dépendre d’une connexion sur place.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival canin ?: Contrôle les prévisions météo, le matériel de montage, les tentes, les tables, les équipements d’activité et le matériel de restauration. Mets aussi les boissons au frais et prépare les badges, numéros de compétition et panneaux de direction.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.