Cómo organizar un concurso de grava sin perder el control

Un concurso de grava se organiza en un orden muy concreto: primero se define el formato y la ruta, después se tramitan los permisos y el seguro, y solo entonces se abren las inscripciones. La ruta debe reconocerse al menos dos veces, porque el terreno y la señalización pueden cambiar. También hay que preparar con antelación el cronometraje, los voluntarios, las reparaciones básicas y la información que recibirán los participantes. El plan reúne 78 tareas y 71 materiales para llegar al día de la prueba con cada área cubierta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Diseñar la ruta de grava
3 personas
3
Solicitar permisos de ruta
2 personas
4
Reservar la ubicación de salida
5
Organizar el registro de tiempos
2 personas
6
Comprobar el seguro
7
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
8
Publicar el formulario de inscripción
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Reclutar voluntarios
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Publicar mapa de ruta
15
Enviar información a los participantes
2 personas
16
Diseñar los dorsales
17
Realizar un reconocimiento de la ruta
3 personas
18
Determinar los puntos de control de tráfico
2 personas
19
Crear lista de contactos médicos
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Volver a comprobar la ruta
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Ordenar los dorsales
2 personas
24
Preparar las flechas de ruta
2 personas
25
Revisar las bicicletas y las herramientas
2 personas
26
Llenar las neveras portátiles
2 personas
27
Preparar el catering
4 personas
28
Preparar la sesión informativa para voluntarios
29
Cerrar el recinto
4 personas
30
Montar tiendas
4 personas
31
Montar mesas
3 personas
32
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
33
Colocar las flechas de la ruta
4 personas
34
Colocar señales de advertencia
3 personas
35
Cubrir puestos de tráfico
6 personas
36
Instalar control horario
2 personas
37
Conectar el equipo de sonido
2 personas
38
Probar el suministro eléctrico
2 personas
39
Preparar los materiales de primeros auxilios
2 personas
40
Montar las mesas de inscripción
3 personas
41
Preparar café y té
2 personas
42
Preparar bocadillos y fruta
3 personas
43
Dar la charla a los voluntarios
2 personas

Evento

44
Inscribir participantes
4 personas
45
Repartir dorsales
3 personas
46
Realizar control de bicicletas
2 personas
47
Recepción de participantes
3 personas
48
Servir las bebidas
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
52
Guiar la salida
4 personas
53
Cubrir los puestos de la ruta
8 personas
54
Registrar tiempos de vuelta y de paso
2 personas
55
Ofrecer asistencia en carretera a lo largo de la ruta
2 personas
56
Prestar primeros auxilios
2 personas
57
Guiar la meta
4 personas
58
Registrar a los finalistas
2 personas
59
Servir la comida
4 personas
60
Comprobar los resultados
2 personas
61
Gestionar la entrega de premios
3 personas
62
Recibir a los últimos participantes
3 personas
63
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

64
Recoger las flechas de ruta
4 personas
65
Retirar señales de tráfico
3 personas
66
Cerrar el registro de tiempos
2 personas
67
Recoger la basura
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Desmontar las tiendas
4 personas
71
Limpiar el recinto
4 personas
72
Llevar los materiales al almacén
3 personas
73
Devolver el material alquilado
2 personas
74
Recoger la basura de la ruta
3 personas
75
Publicar los resultados
76
Enviar fotos de los participantes
77
Procesar declaraciones
2 personas
78
Cancelar los permisos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 6
Arco de salida
Vallas de separacióncant. 20
Vallas de control de multitudescant. 12
Percheroscant. 2
Piezas de escenariocant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Material deportivo

Flechas de rutacant. 80
Carteles de rutacant. 30
Dorsalescant. 150
Portanúmeroscant. 150
Cinta de señalizacióncant. 12
Conos de tráficocant. 30
Bombas de bicicleta de repuestocant. 4
Desmontadores de neumáticoscant. 8
Cámaras de airecant. 20
Kits de herramientas para bicicletascant. 4
Alfombrillas para paddock de bicicletascant. 4
Cajas para bidonescant. 8
Cintas de medallacant. 10
Medallascant. 10
Trofeoscant. 3

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilescant. 2
Tabletscant. 4
Walkie-talkiescant. 10
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Megáfonos de manocant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
DEA
Chalecos reflectantescant. 20
Guantes de trabajocant. 12
Linternascant. 8
Mantas de emergenciacant. 15
Camilla
Extintorescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platos reutilizablescant. 150
Cuencos reutilizablescant. 100
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 100
Cucharonescant. 8
Cuencoscant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Banderola del eventocant. 2
Banners con flechascant. 6
Fondo de escenario

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Escobas de manocant. 4

Compras

Compras

Consejos

Define antes de publicar la inscripción la distancia, las categorías, el sentido de la ruta, los puntos de control y el criterio de desempate. Así el reglamento y los dorsales no tendrán que modificarse después.
Solicita los permisos de la ruta y confirma el seguro varias semanas antes de la prueba. No abras las inscripciones hasta saber qué tramos están autorizados y qué condiciones exige cada responsable.
Haz un reconocimiento completo de la ruta y vuelve a comprobarla poco antes del concurso. Marca con flechas, carteles, cinta y conos los cruces donde un participante pueda equivocarse, y asigna allí voluntarios con walkie-talkies.
Cierra las inscripciones con tiempo para recoger preferencias dietéticas, preparar los dorsales y distribuir a los voluntarios. Envía el mapa, el reglamento, la hora de salida y las indicaciones sobre bicicletas y herramientas al menos 3 días antes.
Prueba el sistema de registro de tiempos con los portátiles o tablets antes de la salida. Lleva bombas, desmontadores, cámaras de aire y kits de herramientas de repuesto, y consulta el pronóstico del tiempo entre 24 y 48 horas antes para ajustar el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que abrir las inscripciones para un concurso de grava?: Ábrelas cuando la ruta, los permisos, el seguro y el reglamento estén confirmados. Como referencia, publica el formulario al menos 3 semanas antes y fija una fecha de cierre que deje varios días para preparar dorsales y asignar voluntarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concurso de grava?: Depende de la ruta, pero asigna como mínimo una persona a la salida, otra a la llegada, una por cada punto de control y un pequeño equipo de apoyo. Confirma las asignaciones 3 días antes y entrega a cada voluntario un contacto y un canal de comunicación.
¿Cuándo hay que revisar una ruta de grava?: Haz un reconocimiento completo antes de publicar el mapa y una segunda comprobación entre 24 y 48 horas antes de la prueba. Revisa especialmente cruces, zonas de tráfico, tramos con barro y señales que puedan haberse movido.
¿Qué material de reparación llevar a un concurso de grava?: Prepara al menos una bomba, desmontadores, cámaras de aire y un kit de herramientas en cada punto de apoyo o vehículo móvil. Comprueba todo el material el día anterior y lleva unidades de repuesto para no depender de una sola herramienta.

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