Organiser une conférence de presse, étape par étape

Une conférence de presse réussie repose d’abord sur un calendrier précis, puis sur une préparation technique sans improvisation. Commencez par verrouiller la date, le lieu et les droits de diffusion ou de projection avant d’inviter les journalistes. Prévoyez ensuite les accréditations, le dossier de presse, l’accueil et le catering. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les adaptateurs vidéo, les badges et le test du film dans la configuration réelle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Confirmer les droits de diffusion et de projection du film
3
Établir la liste de presse
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les accréditations presse
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Demander les exigences techniques
9
Réserver le catering
10
Confirmer le photographe
11
Briefing de l'animateur
12
Constituer le dossier de presse
2 personnes
13
Créer des badges nominatifs
14
Imprimer le programme
15
Imprimer la liste de présence
16
Tester le fichier vidéo et la sauvegarde
2 personnes
17
Passer en revue la planification technique
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Nettoyer la salle
2 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
24
Préparer les dossiers de presse
2 personnes
25
Monter le buffet traiteur
3 personnes
26
Installer l’image et le son
2 personnes
27
Régler les niveaux d’éclairage
28
Tester le film en entier
2 personnes
29
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

30
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
31
Accueillir les invités
3 personnes
32
Servir le café et le thé
2 personnes
33
Distribuer les dossiers de presse
2 personnes
34
Annoncer l'ouverture
35
Lancer la projection du film
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
38
Réapprovisionner le buffet apéritif
3 personnes
39
Faciliter les interviews
2 personnes
40
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

41
Éteindre l’équipement
2 personnes
42
Ranger le service traiteur
3 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Nettoyer la salle
2 personnes
46
Remettre le mobilier en place
3 personnes
47
Vérifier le matériel
48
Restituer le matériel emprunté
49
Envoyer le suivi presse

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tables de réceptionqté 3
Tables de buffetqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Enceintesqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Clés USBqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Poubellesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Stylosqté 20
Panneaux d’inscriptionqté 2
Tapis rouge

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer la moindre invitation. Vérifiez aussi les droits de projection et de diffusion du film, puis demandez aux intervenants leurs contraintes techniques au moins 10 jours à l’avance.
Constituez la liste de presse avant l’ouverture des accréditations. Envoyez les invitations environ 3 semaines avant la conférence et relancez les inscrits 5 à 7 jours avant pour limiter les absences.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et relevez les régimes alimentaires dès la confirmation. Communiquez le nombre final au traiteur 3 jours avant, avec une marge de 10 % pour les imprévus.
Testez le fichier vidéo, l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les câbles HDMI et les adaptateurs au moins 24 heures avant. Gardez une copie de sauvegarde sur deux clés USB et prévoyez une rallonge ainsi qu’une multiprise accessibles.
Le jour J, ouvrez la salle au moins 90 minutes avant l’arrivée de la presse. Installez les chaises, la table d’enregistrement, les badges et les dossiers de presse avant de monter le buffet et de mettre les boissons au frais.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il inviter la presse ?: Envoyez les invitations environ 3 semaines avant la conférence. Fermez les accréditations 48 heures avant si possible, puis envoyez une confirmation pratique aux personnes inscrites 5 à 7 jours avant.
Quand faut-il préparer le dossier de presse ?: Préparez une première version 10 jours avant afin de faire relire les informations et les crédits. Imprimez les dossiers définitifs 2 à 3 jours avant, puis placez-en un exemplaire à chaque siège ou à l’accueil.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Réservez au moins 90 minutes le jour même pour installer et tester le son, la projection et les branchements. Faites un premier test complet la veille, notamment avec le fichier vidéo qui sera réellement diffusé.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Centralisez les réponses alimentaires dès l’inscription et confirmez le nombre final 3 jours avant. Ajoutez environ 10 % de portions si la liste de présence peut encore évoluer.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.