Cómo organizar una presentación a la prensa sin contratiempos
Una presentación a la prensa necesita más que una sala y una lista de invitados. Empieza cerrando la fecha, el lugar y los derechos de proyección; después coordina acreditaciones, necesidades técnicas y catering. La última semana sirve para confirmar asistentes, preparar el dossier y probar el vídeo con su copia de seguridad. El día del evento, el registro, la señalización, el sonido y la presentación deben estar listos antes de que llegue el primer periodista.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Confirmar los derechos de proyección y exhibición
- 3
Elaborar la lista de prensa
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Abrir las acreditaciones de prensa
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Solicitar requisitos técnicos
- 9
Reservar el catering
- 10
Confirmar fotógrafo
- 11
Instruir al presentador
- 12
Preparar dossier de prensa
2 personas
- 13
Hacer tarjetas con nombres
- 14
Imprimir el programa
- 15
Imprimir la lista de asistencia
- 16
Probar el archivo de vídeo y la copia de seguridad
2 personas
- 17
Revisar la planificación técnica
2 personas
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Enfriar las bebidas
2 personas
- 20
Abrir la ubicación
2 personas
- 21
Limpiar la sala
2 personas
- 22
Colocar las sillas
3 personas
- 23
Colocar la mesa de registro
2 personas
- 24
Preparar las carpetas de prensa
2 personas
- 25
Montar el bufé de catering
3 personas
- 26
Conectar imagen y sonido
2 personas
- 27
Configurar niveles de luz
- 28
Probar la película por completo
2 personas
- 29
Dar briefing al equipo de recepción
Evento
- 30
Atender la mesa de registro
2 personas
- 31
Recibir a los invitados
3 personas
- 32
Servir café y té
2 personas
- 33
Distribuir carpetas de prensa
2 personas
- 34
Anunciar la apertura
- 35
Iniciar la proyección
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
- 38
Reponer el buffet de aperitivos
3 personas
- 39
Facilitar las entrevistas
2 personas
- 40
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
- 41
Apagar el equipo
2 personas
- 42
Recoger el catering
3 personas
- 43
Lavar la vajilla
2 personas
- 44
Recoger la basura
2 personas
- 45
Limpiar la sala
2 personas
- 46
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 47
Comprobar los materiales
- 48
Devolver el material prestado
- 49
Enviar el seguimiento de prensa
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesas de recepcióncant. 3
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillones loungecant. 8
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Copas de vinocant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platos de cenacant. 80
- Platos de postrecant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Adaptadores HDMIcant. 3
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Regletascant. 5
- Cables alargadorescant. 5
- Memorias USBcant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Pinzas de servircant. 8
- Cestas de pancant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Papeleracant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 70
- Portabadgescant. 70
- Bolígrafoscant. 20
- Pizarras de registrocant. 2
- Alfombra roja
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra los derechos de proyección y exhibición antes de enviar las invitaciones. Si el vídeo no puede mostrarse públicamente, tendrás que cambiar el programa o conseguir autorización a tiempo.
- Envía las invitaciones cuando la fecha y el lugar estén confirmados y deja abiertas las acreditaciones durante varios días. Pide las preferencias dietéticas al registrarse, no la víspera.
- Solicita los requisitos técnicos con antelación y prueba el vídeo completo, el portátil, el proyector, los cables y la copia de seguridad al menos 24 horas antes. Lleva también los adaptadores necesarios y una memoria USB con el archivo.
- Prepara el dossier de prensa, las tarjetas con nombres, el programa y la lista de asistencia antes del montaje. Imprime algunas copias extra: suelen aparecer cambios de última hora y nombres mal escritos.
- Abre la sala con tiempo suficiente para limpiar, colocar las sillas, montar el registro y preparar el bufé. Enfría las bebidas y comprueba micrófonos, altavoces y conexiones antes de recibir a los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una presentación a la prensa?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para cerrar fecha, ubicación, derechos, prensa y proveedores. Reserva la última semana para confirmar inscripciones, imprimir materiales y hacer las pruebas técnicas.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a la prensa?
- Envíalas cuando la fecha, el lugar y el formato estén confirmados, idealmente 2 o 3 semanas antes. Mantén las acreditaciones abiertas varios días y contacta de nuevo con quienes no hayan respondido una semana antes.
- ¿Cuándo hay que probar el vídeo y el equipo técnico?
- Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela al abrir la sala. Comprueba el archivo principal, la copia de seguridad, el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos y todas las conexiones.
- ¿Cuándo se prepara el catering de una presentación a la prensa?
- Confirma el número de asistentes y las restricciones dietéticas al menos 5 días antes. Monta el bufé antes de abrir el registro y deja las bebidas frías y el café listo para el horario previsto.
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