Pressevorstellung organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Empfang
Bei einer Pressevorstellung müssen Filmrechte, Presseverteiler, Technik und Empfang ineinandergreifen. Beginne mit Datum, Ort und Vorführgenehmigung, bevor du Einladungen und Akkreditierungen öffnest. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Catering und die Pressemappe. Am Veranstaltungstag entscheidet eine getestete Filmdatei mit Backup ebenso über den Ablauf wie ein besetzter Anmeldetisch und klar eingewiesene Moderation.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Filmrechte und Vorführung bestätigen
- 3
Presseverteiler zusammenstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Presseakkreditierungen öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Technische Anforderungen anfragen
- 9
Catering reservieren
- 10
Fotograf bestätigen
- 11
Moderator einweisen
- 12
Pressemappe zusammenstellen
2 Personen
- 13
Namensschilder erstellen
- 14
Programm drucken
- 15
Anwesenheitsliste drucken
- 16
Filmdatei und Backup testen
2 Personen
- 17
Technische Planung durchgehen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 20
Location öffnen
2 Personen
- 21
Saal reinigen
2 Personen
- 22
Stühle aufstellen
3 Personen
- 23
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
- 24
Pressemappen bereitlegen
2 Personen
- 25
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 26
Bild und Ton anschließen
2 Personen
- 27
Lichtstufen einstellen
- 28
Den Film vollständig testen
2 Personen
- 29
Briefing für das Empfangsteam geben
Event
- 30
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 31
Gäste empfangen
3 Personen
- 32
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 33
Pressemappen verteilen
2 Personen
- 34
Eröffnung ankündigen
- 35
Filmvorführung starten
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Fragerunde moderieren
2 Personen
- 38
Getränkebuffet auffüllen
3 Personen
- 39
Interviews ermöglichen
2 Personen
- 40
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 41
Geräte ausschalten
2 Personen
- 42
Catering aufräumen
3 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Abfall sammeln
2 Personen
- 45
Saal reinigen
2 Personen
- 46
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 47
Materialien prüfen
- 48
Geliehene Materialien zurückgeben
- 49
Personalfollow-up versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- EmpfangstischeAnz. 3
- BuffetischeAnz. 4
- Lounge-SesselAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- WeingläserAnz. 80
- WassergläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- Dinner-TellerAnz. 80
- DesserttellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 3
- LautsprecherboxenAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 5
- VerlängerungskabelAnz. 5
- USB-SticksAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- BrotkörbeAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- Koch- und BrotmesserAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
- NamensschilderAnz. 70
- BadgehalterAnz. 70
- StifteAnz. 20
- RegistrierungsschilderAnz. 2
- Roter Teppich
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum, Ort und Filmrechte zuerst – idealerweise mehrere Wochen vor dem Termin. Ohne geklärte Vorführung darfst du keine verbindliche Einladung verschicken.
- Öffne die Presseakkreditierung mit einer festen Anmeldefrist, etwa 5 bis 7 Tage vor der Vorstellung. Erfasse dabei Namen, Medium, Ernährungswünsche und technische Anforderungen in einer gemeinsamen Liste.
- Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Teste Filmdatei, Backup auf USB-Stick, Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel und Adapter mindestens am Vortag. Gehe den Ablauf mit Lautsprechern und Mikrofonen vollständig durch.
- Lege die Pressemappe, Namensschilder, das gedruckte Programm und die Anwesenheitsliste am Anmeldetisch bereit. Rechne pro akkreditierter Person mit einer Mappe und einem Namensschild, damit der Empfang nicht ins Stocken gerät.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor Einlass. Stelle zuerst Stühle und Technik auf, baue danach das Cateringbuffet auf und stelle Getränke kalt; Kaffee, Wasser und Gläser werden sonst oft erst kurz vor Beginn bemerkt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Pressevorstellung organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Filmrechten. Einladungen und Presseakkreditierungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin starten, damit Rückfragen und Anmeldungen bearbeitet werden können.
- Wann sollte ich die Einladungen zur Pressevorstellung verschicken?
- Verschicke die erste Einladung etwa 2 bis 3 Wochen vor der Veranstaltung. Setze die Akkreditierungsfrist auf 5 bis 7 Tage vorher und sende danach eine bestätigte Teilnehmerliste an Moderation, Fotograf und Catering.
- Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einer Pressevorstellung?
- Plane einen vollständigen Test am Vortag und zusätzlich 60 bis 90 Minuten am Veranstaltungstag ein. Prüfe Filmdatei und Backup, Bild, Ton, HDMI-Verbindung, Adapter, Mikrofone und Lautsprecher in der tatsächlichen Sitzordnung.
- Was muss am Veranstaltungstag zuerst erledigt werden?
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Richte zuerst Saal, Technik und Anmeldetisch ein, lege anschließend Pressemappen und Namensschilder bereit und baue erst danach das Cateringbuffet auf.
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