Zo organiseer je een persvoorstelling zonder last-minute problemen
Begin met de datum, locatie en filmrechten; pas daarna kun je uitnodigingen en persaccreditaties openen. Werk vervolgens naar een sluitende perslijst, verzamel dieetwensen en technische vereisten en leg het programma vast. Plan de filmtest niet op de ochtend zelf: controleer filmfile, back-up, laptop, beamer, HDMI-adapters, geluid en microfoons vooraf. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, een duidelijke zaalopstelling en een presentator die het programma kent.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Filmrechten en vertoning bevestigen
- 3
Perslijst samenstellen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Persaccreditaties openen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Technische vereisten opvragen
- 9
Catering reserveren
- 10
Fotograaf bevestigen
- 11
Presentator instrueren
- 12
Persmap samenstellen
2 personen
- 13
Naamkaartjes maken
- 14
Programma afdrukken
- 15
Aanwezigheidslijst afdrukken
- 16
Filmfile en back-up testen
2 personen
- 17
Technische planning doornemen
2 personen
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Dranken koud zetten
2 personen
- 20
Locatie openen
2 personen
- 21
Zaal schoonmaken
2 personen
- 22
Stoelen opstellen
3 personen
- 23
Registratietafel plaatsen
2 personen
- 24
Persmappen klaarleggen
2 personen
- 25
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 26
Beeld en geluid aansluiten
2 personen
- 27
Lichtstanden instellen
- 28
Film volledig testen
2 personen
- 29
Briefing ontvangstteam geven
Event
- 30
Registratiebalie bemannen
2 personen
- 31
Gasten ontvangen
3 personen
- 32
Koffie en thee serveren
2 personen
- 33
Persmappen uitdelen
2 personen
- 34
Opening aankondigen
- 35
Filmvertoning starten
- 36
Dranken bijvullen
2 personen
- 37
Vragenronde begeleiden
2 personen
- 38
Borrelbuffet aanvullen
3 personen
- 39
Interviews faciliteren
2 personen
- 40
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 42
Catering opruimen
3 personen
- 43
Servies afwassen
2 personen
- 44
Afval verzamelen
2 personen
- 45
Zaal schoonmaken
2 personen
- 46
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 47
Materialen controleren
- 48
Geleende materialen retourneren
- 49
Persopvolging versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Receptietafelsaantal 3
- Buffettafelsaantal 4
- Loungezetelsaantal 8
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Wijnglazenaantal 80
- Waterglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Dinerbordenaantal 80
- Dessertbordjesaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 80
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 2
- HDMI-adaptersaantal 3
- Geluidsboxenaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 5
- Verlengkabelsaantal 5
- USB-sticksaantal 2
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Serveertangenaantal 8
- Broodmandenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 70
- Badgehoudersaantal 70
- Pennenaantal 20
- Registratiebordenaantal 2
- Rode loper
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische controle uiterlijk één werkdag vooraf. Test de filmfile én de back-up op de gebruikte laptop, met beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters, geluidsboxen en microfoons aangesloten.
- Sluit de perslijst af voordat je naamkaartjes, aanwezigheidslijst en persmappen afdrukt. Houd een kleine reserve aan voor onverwachte aanmeldingen en noteer dieetwensen bij de catering, niet alleen in losse e-mails.
- Maak de registratie zichtbaar bij de ingang en zet persmappen alfabetisch of op organisatienaam klaar. Zo kan één persoon accreditaties controleren terwijl een tweede persoon gasten naar hun plaats begeleidt.
- Zet stoelen, receptietafels en buffettafels klaar voordat de catering arriveert. Controleer ook kapstokken, loungezetels en looproutes; een volle registratietafel of krappe doorgang veroorzaakt direct vertraging.
- Zet dranken pas vlak voor de ontvangst koud en vul koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen kort voor aanvang. Leg serveerbladen en serveertangen bij het buffet en wijs één persoon aan voor bijvullen tijdens het programma.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een persvoorstelling?
- Start bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie, filmrechten en de eerste perslijst. Verstuur uitnodigingen minimaal 3 weken voor de voorstelling en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement af.
- Wanneer moet je de film en techniek testen voor een persvoorstelling?
- Doe een volledige test uiterlijk 1 werkdag vooraf en herhaal de controle bij het openen van de locatie. Test zowel de filmfile als de USB-back-up met dezelfde laptop, beamer, HDMI-aansluiting, geluidsboxen en microfoons die je gebruikt.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een persvoorstelling op te bouwen?
- Reserveer minstens 2 uur voor het schoonmaken van de zaal, de stoelopstelling, registratie, techniek en het cateringbuffet. Open de locatie uiterlijk 90 minuten voor de ontvangst, zodat je nog tijd hebt voor een laatste beeld- en geluidscheck.
- Wanneer verstuur je de persmappen en maak je naamkaartjes?
- Maak naamkaartjes en druk de aanwezigheidslijst af nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, meestal 2 tot 3 werkdagen vooraf. Leg de persmappen op de dag zelf minstens 30 minuten voor de ontvangst klaar bij de registratietafel.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!