Zo organiseer je een persconferentie zonder last-minute problemen

Begin met het doel, de kernboodschap en de gewenste sprekers. Werk daarna in deze volgorde: perslijst en uitnodigingen, aanmeldingen, programma, persmap en techniek. Plan uiterlijk een week vooraf een controle van presentatiebestanden, microfoons, opnameapparatuur en route-informatie. Op de dag zelf draait alles om een snelle registratie, duidelijke bewegwijzering en één persoon die techniek en timing bewaakt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Perslijst actualiseren
3
Aanmeldformulier openen
4
Persvragen verzamelen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Sprekers bevestigen
8
Programma definitief maken
2 personen
9
Persmap samenstellen
2 personen
10
Naambadges voorbereiden
11
Presentatiebestanden verzamelen
12
Techniek reserveren
13
Catering bestellen
14
Persborden afdrukken
15
Routebeschrijving versturen
16
Sprekersbriefing versturen
17
Aanwezigheidslijst afdrukken
18
Persmappen vullen
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen

Event

21
Locatie openen
2 personen
22
Zaalindeling uitzetten
2 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Stoelen plaatsen
3 personen
25
Registratiebalie opbouwen
2 personen
26
Perspodium inrichten
3 personen
27
Achterwand plaatsen
2 personen
28
Microfoons aansluiten
2 personen
29
Presentatie testen
2 personen
30
Licht en geluid testen
2 personen
31
Persmappen klaarleggen
2 personen
32
Catering klaarzetten
3 personen
33
Registratiebalie bemannen
2 personen
34
Gasten ontvangen
2 personen
35
Badges uitdelen
36
Koffie en thee serveren
2 personen
37
Sprekers begeleiden
38
Persconferentie presenteren
39
Microfoons doorgeven
40
Vragenronde begeleiden
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Eén-op-één interviews begeleiden
2 personen
44
Persruimte opruimen
2 personen
45
Avondcatering serveren
3 personen
46
Technische back-up bewaken
47
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Techniek demonteren
3 personen
50
Meubilair terugplaatsen
3 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Zaal schoonmaken
3 personen
54
Materialen controleren
2 personen
55
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
56
Persmateriaal nasturen
57
Opnames beschikbaar stellen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 75
Tafelsaantal 10
Podiumtafel
Kleedkamertafel
Krukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 3
Geluidsmixer
Luidsprekersaantal 2
Laptop
Presentatiescherm
Beamer
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 4
Opnamerecordersaantal 2
Statiefaantal 2
Laptopladersaantal 2

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Staande lampenaantal 2

Decoratie

Achterwand
Logo-bannersaantal 2
Richtingsbordenaantal 8
Tafelbloemstukkenaantal 6

Registratie

Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 4
Registratiebord

Documentatie

Persmappenaantal 80
Programmaflyersaantal 80
Notitieblokkenaantal 80
A4-printpapieraantal 2
Enveloppenaantal 80

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Vorkenaantal 80
Messenaantal 80
Lepelsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Serveertangenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met één definitieve perslijst en stuur de uitnodiging minimaal twee weken vooraf. Sluit het aanmeldformulier 48 uur voor de persconferentie, zodat je aantallen, dieetwensen en naambadges kunt verwerken.
Bevestig sprekers en programma uiterlijk zeven dagen vooraf. Vraag presentatiebestanden uiterlijk 24 uur van tevoren op en test ze op de laptop met de gebruikte HDMI-kabel en beamer.
Maak per journalist één persmap en vul die uiterlijk de dag ervoor. Leg daarnaast een digitale versie klaar voor wie geen map meeneemt of op afstand wil doorwerken.
Plan voor de techniek minstens 90 minuten opbouwtijd. Test beide draadloze microfoons, geluidsmixer, luidsprekers, opnamerecorders en eventuele LED-panelen vóór de eerste gasten binnenkomen.
Zet de registratiebalie 30 minuten voor opening klaar met aanwezigheidslijst, naambadges, badgehouders, pennen en clipboards. Plaats richtingsborden vanaf de ingang en wijs één medewerker aan voor late aanmeldingen en persvragen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren nodig je journalisten uit voor een persconferentie?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer twee weken vooraf naar de actuele perslijst. Stuur drie tot vijf dagen later een herinnering en verwerk aanmeldingen tot 48 uur voor aanvang.
Wanneer moet het programma van een persconferentie definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk zeven dagen vooraf definitief, zodat sprekers hun briefing ontvangen en de uitnodiging kan worden aangevuld. Deel wijzigingen niet later dan 24 uur voor de start.
Hoeveel tijd heb je nodig om een persconferentie op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten voor zaalindeling, registratiebalie en techniek. Plan daarnaast 30 minuten buffer voor een tweede microfoontest, het aansluiten van de presentatie en het plaatsen van bewegwijzering.
Wanneer verzamel je presentatiebestanden voor een persconferentie?: Vraag de bestanden uiterlijk 24 uur vooraf op en bewaar één kopie op de presentatielaptop. Controleer direct beeldverhouding, video's, lettertypen en de aansluiting via HDMI.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.