Eine Pressekonferenz Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Pressekonferenz entscheidet nicht nur das Thema über den Erfolg, sondern vor allem ein sauberer Ablauf. Beginne mit Ziel, Sprecherkreis und Pressekontakten, bevor du Raum, Technik und Catering buchst. Danach folgen Anmeldung, Pressemappe, Präsentationen und das Briefing der Referenten. Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau, Technikprobe und Registrierung ein – besonders Mikrofone, Präsentationsdateien und Wegweiser werden sonst oft zu spät geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Presserliste aktualisieren
- 3
Anmeldeformular öffnen
- 4
Pressefragen sammeln
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Referenten bestätigen
- 8
Programm finalisieren
2 Personen
- 9
Pressemappe zusammenstellen
2 Personen
- 10
Namensschilder vorbereiten
- 11
Präsentationsdateien zusammentragen
- 12
Technik reservieren
- 13
Catering bestellen
- 14
Pressebögen drucken
- 15
Wegbeschreibung versenden
- 16
Sprecherbriefing versenden
- 17
Anwesenheitsliste drucken
- 18
Pressemappen füllen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
Event
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
- 23
Tische aufstellen
3 Personen
- 24
Stühle aufstellen
3 Personen
- 25
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 26
Pressetribüne einrichten
3 Personen
- 27
Rückwand aufstellen
2 Personen
- 28
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 29
Präsentation testen
2 Personen
- 30
Licht und Ton testen
2 Personen
- 31
Pressemappen bereitlegen
2 Personen
- 32
Catering bereitstellen
3 Personen
- 33
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 34
Gäste empfangen
2 Personen
- 35
Namensschilder ausgeben
- 36
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 37
Redner betreuen
- 38
Pressekonferenz präsentieren
- 39
Mikrofone weitergeben
- 40
Fragerunde moderieren
- 41
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 42
Snacks servieren
3 Personen
- 43
Einzelinterviews betreuen
2 Personen
- 44
Presseraum aufräumen
2 Personen
- 45
Abendcatering servieren
3 Personen
- 46
Technisches Backup überwachen
- 47
Die letzten Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Geräte ausschalten
2 Personen
- 49
Technik abbauen
3 Personen
- 50
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 51
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 52
Abfall sammeln
2 Personen
- 53
Saal reinigen
3 Personen
- 54
Materialien prüfen
2 Personen
- 55
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 56
Pressematerial nachsenden
- 57
Aufnahmen bereitstellen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 75
- TischeAnz. 10
- Podiumstisch
- Umkleidetisch
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 3
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 3
- Tonmischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Laptop
- Präsentationsbildschirm
- Beamer
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- AufnahmegeräteAnz. 2
- StativAnz. 2
- Laptop-LadegeräteAnz. 2
Beleuchtung
- LED-PanelsAnz. 4
- StehlampenAnz. 2
Dekoration
- Rückwand
- Logo-BannerAnz. 2
- WegweiserAnz. 8
- TischblumenarrangementsAnz. 6
Registrierung
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 4
- Anmeldebrett
Dokumentation
- PressemappenAnz. 80
- ProgrammflyerAnz. 80
- NotizblöckeAnz. 80
- A4-DruckpapierAnz. 2
- UmschlägeAnz. 80
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- GabelnAnz. 80
- MesserAnz. 80
- LöffelAnz. 80
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- AusgießkannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierzangenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- BesensetsAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen 10 bis 14 Tage vorher und aktualisiere die Pressekontakte bis zum Vortag. Öffne das Anmeldeformular früh, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche und benötigte Presseplätze einplanen kannst.
- Bestätige die Referenten spätestens 7 Tage vor dem Termin und verschicke das Sprecherbriefing spätestens 48 Stunden vorher. Lege außerdem eine finale Programmversion fest, damit alle mit denselben Zeiten arbeiten.
- Sammle Präsentationsdateien spätestens am Vortag auf einem Laptop und teste jede Datei mit Präsentationsbildschirm oder Beamer. Prüfe HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Tonmischpult, Lautsprecher und Funkmikrofone nicht erst während des Einlasses.
- Bereite Pressemappe, Namensschilder, Badgehalter, Stifte und Klemmbretter am Vorabend vor. Fülle die Pressemappen vollständig und drucke Anwesenheitsliste sowie Pressebögen mit einigen zusätzlichen Exemplaren für spontane Gäste.
- Öffne die Location 90 Minuten vor Beginn. Baue zuerst Registrierungstresen, Tische und Stühle auf, kühle die Getränke rechtzeitig und teste Aufnahmegeräte, Stativ sowie die Beleuchtung, bevor die ersten Journalisten eintreffen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einer Pressekonferenz einladen?
- Verschicke die Einladung idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Schicke 2 bis 3 Tage vorher eine Erinnerung mit Wegbeschreibung, Beginn, Akkreditierungsfrist und Ansprechpartner.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Pressekonferenz?
- Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Bei mehreren Referenten, Beamer, Tonanlage und Aufnahmegeräten sind 2 Stunden realistischer, damit du eine vollständige Technikprobe durchführen kannst.
- Wann müssen Sprecher und Präsentationen feststehen?
- Bestätige alle Referenten spätestens 7 Tage vorher und finalisiere das Programm danach. Die Präsentationsdateien sollten spätestens am Vortag vorliegen und auf dem verwendeten Laptop getestet werden.
- Wie viele Presseunterlagen sollte man drucken?
- Drucke für jede bestätigte Person eine Pressemappe und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 30 Anmeldungen sind beispielsweise 33 Mappen sinnvoll, damit spontane Gäste nicht ohne Unterlagen bleiben.
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