Cómo organizar una conferencia de prensa sin improvisaciones
Una conferencia de prensa se organiza en tres frentes: convocatoria y acreditaciones, preparación de ponentes y montaje técnico. Empieza por fijar el programa y confirmar quién hablará; después abre el registro y recopila las preguntas y necesidades dietéticas. Durante los últimos días, cierra el dossier de prensa, reúne las presentaciones y envía las indicaciones. El día del evento, reserva tiempo para probar micrófonos, pantalla y proyector antes de abrir el mostrador de registro.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Actualizar la lista de prensa
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Recopilar preguntas de la prensa
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar ponentes
- 8
Definir el programa final
2 personas
- 9
Preparar dossier de prensa
2 personas
- 10
Preparar acreditaciones
- 11
Recopilar los archivos de la presentación
- 12
Reservar técnica
- 13
Pedir el catering
- 14
Imprimir carteles de prensa
- 15
Enviar indicaciones
- 16
Enviar briefing a los ponentes
- 17
Imprimir la lista de asistencia
- 18
Rellenar las carpetas de prensa
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enfriar bebidas
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Marcar la distribución de la sala
2 personas
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Colocar las sillas
3 personas
- 25
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 26
Montar el podio de prensa
3 personas
- 27
Colocar la pared de fondo
2 personas
- 28
Conectar los micrófonos
2 personas
- 29
Probar la presentación
2 personas
- 30
Probar la luz y el sonido
2 personas
- 31
Preparar las carpetas de prensa
2 personas
- 32
Preparar la restauración
3 personas
- 33
Atender la mesa de registro
2 personas
- 34
Recibir a los invitados
2 personas
- 35
Repartir acreditaciones
- 36
Servir café y té
2 personas
- 37
Coordinar a los ponentes
- 38
Presentar la rueda de prensa
- 39
Pasar los micrófonos
- 40
Moderar la ronda de preguntas
- 41
Rellenar las bebidas
2 personas
- 42
Servir aperitivos
3 personas
- 43
Coordinar entrevistas uno a uno
2 personas
- 44
Ordenar la sala de prensa
2 personas
- 45
Servir el catering de la noche
3 personas
- 46
Supervisar la copia de seguridad técnica
- 47
Despedir a los últimos invitados
2 personas
Seguimiento
- 48
Apagar el equipo
2 personas
- 49
Desmontar la técnica
3 personas
- 50
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
- 51
Lavar la vajilla
2 personas
- 52
Recoger la basura
2 personas
- 53
Limpiar la sala
3 personas
- 54
Comprobar los materiales
2 personas
- 55
Devolver el material alquilado
2 personas
- 56
Enviar material de prensa
- 57
Poner las grabaciones a disposición
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 75
- Mesascant. 10
- Mesa del escenario
- Mesa de camerino
- Taburetescant. 6
- Percheroscant. 3
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Portátil
- Pantalla de presentación
- Proyector
- Cables HDMIcant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías externascant. 4
- Grabadoras de audiocant. 2
- Trípodecant. 2
- Cargadores de portátilcant. 2
Iluminación
- Paneles LEDcant. 4
- Lámparas de piecant. 2
Decoración
- Fondo
- Banners con el logocant. 2
- Señales direccionalescant. 8
- Centros de mesa floralescant. 6
Registro
- Credencialescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 4
- Cartel de registro
Documentación
- Carpetas de prensacant. 80
- Folletos del programacant. 80
- Bloc de notascant. 80
- Papel de impresión A4cant. 2
- Sobrescant. 80
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 80
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Cucharascant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Jarras de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa final al menos 5 días antes y envía un briefing a cada ponente con su horario, formato de intervención y preguntas previstas. Así podrás detectar cambios antes de preparar el dossier de prensa.
- Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para actualizar la lista de prensa y gestionar las acreditaciones. Recopila las preferencias dietéticas como muy tarde 3 días antes de pedir el catering.
- Recopila los archivos de presentación 48 horas antes y prueba el portátil, la pantalla, el proyector, los cables HDMI y la mesa de mezclas. Lleva también cables alargadores, regletas, baterías externas y cargadores de portátil.
- Prepara las carpetas de prensa, las credenciales, los portabadges, los bolígrafos y los portapapeles el día anterior. Imprime la lista de asistencia y las señales direccionales para no depender de una impresora durante el montaje.
- Llega al menos 2 horas antes para abrir la ubicación, marcar la distribución, montar mesas y sillas y preparar el mostrador de registro. Haz una prueba de sonido con los micrófonos inalámbricos y confirma que las bebidas estén frías antes de recibir a la prensa.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de prensa?
- Empieza la planificación entre 3 y 4 semanas antes. Deja el programa, los ponentes y la técnica cerrados al menos 5 días antes, y prepara las acreditaciones y carpetas el día anterior.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones a una conferencia de prensa?
- Envíalas entre 2 y 3 semanas antes y manda un recordatorio 3 días antes. Mantén actualizada la lista de prensa hasta el cierre del registro para ajustar las sillas, el catering y las acreditaciones.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el equipo técnico?
- Haz una primera comprobación 48 horas antes, cuando recopiles las presentaciones, y una prueba completa 2 horas antes de abrir la sala. Comprueba sonido, imagen, cables, alimentación y baterías, no solo que el portátil se encienda.
- ¿Qué debe incluir un dossier de prensa?
- Incluye el programa final, la información de los ponentes, los materiales de la presentación y los datos de contacto para prensa. Tenlo listo como mínimo 24 horas antes para poder rellenar las carpetas y corregir cambios de última hora.
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