Organiser une célébration de Noël sans rien oublier

Une célébration de Noël réussie se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le programme, puis les inscriptions et les intervenants. Les besoins alimentaires, les enfants et la musique doivent être confirmés avant de commander le repas. La dernière semaine sert surtout à répartir les bénévoles, vérifier le matériel et préparer la salle. Ce plan vous aide à avancer étape par étape, sans découvrir le jour même qu’il manque des chaises, de la vaisselle ou un élément du programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver la salle de culte
3
Concevoir les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
8
Confirmer les musiciens
9
Confirmer le célébrant
10
Préparer le programme enfants
3 personnes
11
Établir le programme musical
2 personnes
12
Vérifier les paroles
2 personnes
13
Imprimer la liturgie
2 personnes
14
Créer des badges nominatifs
2 personnes
15
Commander le catering
2 personnes
16
Vérifier les décorations de Noël
2 personnes
17
Prévoir le sapin de Noël
2 personnes
18
Établir le plan de table
2 personnes
19
Répartir les places assises
2 personnes
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer les produits frais
2 personnes
24
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
25
Libérer la chambre froide
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Préparer les cartes de Noël
28
Ouvrir la salle
2 personnes
29
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Dresser les tables
4 personnes
33
Installer le sapin de Noël
3 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Accrocher les lumières
3 personnes
36
Aménager le coin scène
3 personnes
37
Brancher l'installation de musique
2 personnes
38
Tester les microphones
2 personnes
39
Tester l’éclairage
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
3 personnes
41
Préparer les en-cas
4 personnes
42
Réchauffer le repas chaud
3 personnes
43
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
44
Monter le buffet
4 personnes
45
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
46
Préparer le programme
2 personnes
47
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

48
Accueillir les invités
4 personnes
49
Prendre les vestes
2 personnes
50
Distribuer le programme
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Ouvrir la fête de Noël
53
Accompagner les chants de Noël
4 personnes
54
Raconter l’histoire de Noël
55
Accompagner la contribution des enfants
3 personnes
56
Servir les boissons de pause
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Ouvrir le buffet
2 personnes
59
Servir le repas
5 personnes
60
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
61
Servir les repas diététiques
2 personnes
62
Servir le dessert
3 personnes
63
Accompagner le chant en commun
4 personnes
64
Prononcer le mot de Noël
65
Distribuer les cadeaux de Noël
3 personnes
66
Animer le quiz de Noël
2 personnes
67
Discours d’adieu et de remerciement
68
Rendre les vestes
2 personnes
69
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Débarrasser la vaisselle
4 personnes
72
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
73
Nettoyer la cuisine
3 personnes
74
Essuyer les tables
3 personnes
75
Remettre les chaises en place
4 personnes
76
Retirer la décoration
3 personnes
77
Éteindre l’installation audio
2 personnes
78
Passer l’aspirateur dans la salle
3 personnes
79
Nettoyer les toilettes
2 personnes
80
Emballer le matériel
3 personnes
81
Fermer le lieu
2 personnes
82
Évacuer les déchets
2 personnes
83
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
84
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Portants à vêtementsqté 2
Tables de buffetqté 4
Table de scène

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Louches à soupeqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Gants de cuisineqté 4
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 8
Compositions de Noëlqté 10
Crèches de Noël
Décorations de tableqté 10
Étoiles de Noëlqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Bougies LEDqté 30
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Pieds de microqté 4
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez 8 à 10 semaines avant la célébration par la date, le programme et la réservation de la salle de culte. Prévoyez ensuite les invitations et le formulaire d’inscription, afin d’avoir une base fiable pour organiser les repas et les places.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Demandez à ce moment-là les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité : les signalements tardifs compliquent surtout la commande du catering et le plan de table.
Confirmez les musiciens et le célébrant 3 à 4 semaines à l’avance, puis finalisez le programme musical et les paroles. Imprimez la liturgie avant le jour J et prévoyez quelques exemplaires supplémentaires pour les oublis ou les changements de dernière minute.
Ne dimensionnez pas la salle uniquement selon le nombre d’invités : comptez les tables, les chaises, les tables de buffet, le vestiaire et l’espace de scène. Faites un plan de table et une répartition des bénévoles au plus tard 5 jours avant, avec une personne responsable de chaque zone.
La veille, récupérez les produits frais et le matériel emprunté, vérifiez les décorations, le sapin et les guirlandes, puis libérez la chambre froide si nécessaire. Le matin même, contrôlez la vaisselle, les machines à café, les bouilloires, les thermos et les bacs de maintien au chaud avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une célébration de Noël ?: Commencez idéalement 8 à 10 semaines avant la date prévue. La salle, les musiciens, le célébrant et le programme doivent être sécurisés avant d’envoyer les invitations.
Quand fermer les inscriptions pour une célébration de Noël ?: Fermez le formulaire environ 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires et confirmer les quantités au traiteur.
Combien de temps avant faut-il confirmer les bénévoles ?: Répartissez les bénévoles au moins 5 jours avant la célébration. Donnez à chacun une mission précise, par exemple l’accueil, le vestiaire, le buffet, les enfants ou le rangement.
Que vérifier la veille d’une célébration de Noël ?: La veille, vérifiez les produits frais, le matériel emprunté, la vaisselle, les décorations et le fonctionnement des équipements de cuisine. Contrôlez aussi le sapin, les guirlandes, le plan de table et les exemplaires imprimés de la liturgie.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.