Eine Weihnachtsfeier Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Weihnachtsfeier hängen Programm, Essen und Raumaufbau eng zusammen. Lege zuerst Termin, Ablauf und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen und Ernährungswünsche, bestätigst Musiker und Sprecher und planst Sitzplätze sowie Helfer. In der letzten Woche prüfst du Dekoration, Geschirr, Küchenausstattung und frische Lebensmittel, damit am Veranstaltungstag nichts zwischen Aufbau und Empfang fehlt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Gemeindesaal reservieren
3
Einladungen gestalten
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
8
Musiker bestätigen
9
Sprecher bestätigen
10
Kinderprogramm vorbereiten
3 Personen
11
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
12
Liedtexte prüfen
2 Personen
13
Liturgie drucken
2 Personen
14
Namensschilder erstellen
2 Personen
15
Catering bestellen
2 Personen
16
Weihnachtsdekoration prüfen
2 Personen
17
Weihnachtsbaum besorgen
2 Personen
18
Tischordnung erstellen
2 Personen
19
Sitzplätze einteilen
2 Personen
20
Freiwillige einteilen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Frische Produkte abholen
2 Personen
24
Geliehene Materialien abholen
2 Personen
25
Kühlraum freimachen
2 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Weihnachtskarten bereitlegen
28
Saal öffnen
2 Personen
29
Saalboden kontrollieren
2 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Tische eindecken
4 Personen
33
Weihnachtsbaum aufstellen
3 Personen
34
Dekoration aufhängen
4 Personen
35
Lichter aufhängen
3 Personen
36
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
37
Musikanlage anschließen
2 Personen
38
Mikrofone testen
2 Personen
39
Beleuchtung testen
2 Personen
40
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
41
Snacks vorbereiten
4 Personen
42
Warme Mahlzeit erwärmen
3 Personen
43
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
44
Buffet aufbauen
4 Personen
45
Empfangstheke einrichten
2 Personen
46
Programm bereitlegen
2 Personen
47
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

48
Gäste empfangen
4 Personen
49
Jacken entgegennehmen
2 Personen
50
Programm verteilen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Weihnachtsfeier eröffnen
53
Weihnachtslieder begleiten
4 Personen
54
Weihnachtsgeschichte vortragen
55
Kinderbeitrag begleiten
3 Personen
56
Pausengetränke servieren
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Buffet eröffnen
2 Personen
59
Mahlzeit servieren
5 Personen
60
Buffet auffüllen
3 Personen
61
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
62
Dessert servieren
3 Personen
63
Gemeindegesang begleiten
4 Personen
64
Weihnachtsbotschaft aussprechen
65
Weihnachtsgeschenke verteilen
3 Personen
66
Weihnachtsquiz moderieren
2 Personen
67
Abschied und Dankesrede
68
Jacken zurückgeben
2 Personen
69
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Geschirr abräumen
4 Personen
72
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
73
Küche reinigen
3 Personen
74
Tische abwischen
3 Personen
75
Stühle wieder aufstellen
4 Personen
76
Dekoration abholen
3 Personen
77
Musikanlage ausschalten
2 Personen
78
Den Saal staubsaugen
3 Personen
79
Toiletten reinigen
2 Personen
80
Materialien einpacken
3 Personen
81
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
82
Müll entsorgen
2 Personen
83
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
84
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
KleiderständerAnz. 2
BuffetischeAnz. 4
Podiumstisch

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 90
DesserttellerAnz. 90
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 80
MesserAnz. 90
GabelnAnz. 90
LöffelAnz. 90
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8
SuppenkellenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
MessbecherAnz. 2
OfenhandschuheAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 8
WeihnachtsgesteckeAnz. 10
Krippen
TischdekorationenAnz. 10
WeihnachtssterneAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
StumpenkerzenAnz. 30
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
Mischpult
NotenständerAnz. 4
Laptop
Beamer
Projektorleinwand

Reinigung

Staubsauger
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Termin, Programm und Gemeindesaal. Verschicke die Einladungen erst, wenn Beginn, Ende, Anmeldefrist und Anmeldemöglichkeit feststehen; für Rückmeldungen solltest du mindestens 2 bis 3 Wochen einplanen.
Führe die Anmeldungen in einer gemeinsamen Liste und erfasse Ernährungswünsche sofort. Gib dem Catering die endgültige Personenzahl spätestens 7 Tage vor der Feier und halte Nachmeldungen separat fest.
Plane den Ablauf nicht nur für den Gottesdienst oder die Ansprachen. Rechne feste Zeiten für Kinderprogramm, Musik, Essen und Übergänge ein und prüfe Liedtexte sowie die zu druckenden Liturgien mindestens 3 Tage vorher.
Teile Helfer nach konkreten Zeitfenstern ein: Aufbau, Empfang, Buffet, Kaffee und Abbau. Für eine Feier mit mehreren Tischen brauchst du zusätzlich eine verantwortliche Person für Raum, Kühlraum und fehlendes Geschirr.
Prüfe die Ausstattung 1 bis 2 Tage vor dem Termin vor Ort. Tische, Stühle, Buffet- und Podiumstisch, Teller, Gläser, Besteck, Kaffeemaschinen, Thermoskannen und Warmhaltebehälter werden oft erst beim Aufbau als Engpass sichtbar; geliehene Materialien solltest du vorher abholen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm und Saalreservierung. Einladungen sollten mindestens 3 Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig eingehen.
Wann muss das Catering für eine Weihnachtsfeier bestellt werden?: Bestelle das Catering, sobald die ungefähre Personenzahl feststeht, meist 3 bis 4 Wochen vorher. Übermittle die endgültige Zahl und besondere Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin.
Wie plant man den Ablauf einer Weihnachtsfeier?: Lege zuerst Beginn, Begrüßung, Musik, Ansprachen, Kinderprogramm und Essen in einer festen Reihenfolge fest. Plane pro Programmpunkt eine konkrete Dauer und zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer für Übergänge ein.
Was muss man am Tag vor der Weihnachtsfeier vorbereiten?: Hole geliehene Materialien und frische Produkte ab, räume den Kühlraum frei und prüfe Dekoration sowie Technik. Drucke außerdem Namensschilder und Liturgien und stelle die Helferzeiten spätestens am Vorabend noch einmal fest.

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