Zo organiseer je een kerstviering zonder losse eindjes
Begin met de datum, de kerkzaal en het programma; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Leg daarna de uitnodigingen en het aanmeldformulier klaar, zodat je op tijd weet hoeveel mensen komen en welke dieetwensen er zijn. Bevestig muzikanten en voorganger vroeg en werk het kinder- en muziekprogramma apart uit. Plan de laatste week voor liturgie, tafelschikking, catering, boodschappen en het controleren van servies, keukenmateriaal en kerstversiering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Kerkzaal reserveren
- 3
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldformulier openen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 8
Muzikanten bevestigen
- 9
Voorganger bevestigen
- 10
Kinderprogramma voorbereiden
3 personen
- 11
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
- 12
Liedteksten controleren
2 personen
- 13
Liturgie afdrukken
2 personen
- 14
Naamkaartjes maken
2 personen
- 15
Catering bestellen
2 personen
- 16
Kerstversiering controleren
2 personen
- 17
Kerstboom regelen
2 personen
- 18
Tafelschikking maken
2 personen
- 19
Zitplaatsen indelen
2 personen
- 20
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Verse producten ophalen
2 personen
- 24
Geleende materialen ophalen
2 personen
- 25
Koelruimte vrijmaken
2 personen
- 26
Dranken koud zetten
2 personen
- 27
Kerstkaarten klaarleggen
- 28
Zaal openen
2 personen
- 29
Zaalvloer controleren
2 personen
- 30
Stoelen opstellen
4 personen
- 31
Tafels opstellen
4 personen
- 32
Tafels indekken
4 personen
- 33
Kerstboom plaatsen
3 personen
- 34
Versiering ophangen
4 personen
- 35
Lichtjes ophangen
3 personen
- 36
Podiumhoek inrichten
3 personen
- 37
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
- 38
Microfoons testen
2 personen
- 39
Verlichting testen
2 personen
- 40
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
- 41
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 42
Warme maaltijd opwarmen
3 personen
- 43
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
- 44
Buffet opbouwen
4 personen
- 45
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 46
Programma klaarleggen
2 personen
- 47
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 48
Gasten ontvangen
4 personen
- 49
Jassen aannemen
2 personen
- 50
Programma uitdelen
2 personen
- 51
Koffie en thee serveren
3 personen
- 52
Kerstviering openen
- 53
Kerstliederen begeleiden
4 personen
- 54
Kerstverhaal voordragen
- 55
Kinderbijdrage begeleiden
3 personen
- 56
Pauzedranken serveren
3 personen
- 57
Dranken bijvullen
2 personen
- 58
Buffet openen
2 personen
- 59
Maaltijd serveren
5 personen
- 60
Buffet aanvullen
3 personen
- 61
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 62
Dessert serveren
3 personen
- 63
Samenzang begeleiden
4 personen
- 64
Kerstgedachte uitspreken
- 65
Kerstcadeaus uitdelen
3 personen
- 66
Kerstquiz begeleiden
2 personen
- 67
Afscheid en dankwoord
- 68
Jassen teruggeven
2 personen
- 69
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 70
Afval verzamelen
3 personen
- 71
Servies afruimen
4 personen
- 72
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 73
Keuken schoonmaken
3 personen
- 74
Tafels afnemen
3 personen
- 75
Stoelen terugplaatsen
4 personen
- 76
Versiering afhalen
3 personen
- 77
Muziekinstallatie uitschakelen
2 personen
- 78
Zaal stofzuigen
3 personen
- 79
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 80
Materialen inpakken
3 personen
- 81
Locatie afsluiten
2 personen
- 82
Afval wegbrengen
2 personen
- 83
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 84
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Kledingrekkenaantal 2
- Buffettafelsaantal 4
- Podiumtafel
Servies
- Dinerbordenaantal 90
- Dessertbordenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 80
- Messenaantal 90
- Vorkenaantal 90
- Lepelsaantal 90
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Serveerbladenaantal 8
- Soeplepelsaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Ovenwantenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstballenaantal 60
- Kerstslingersaantal 8
- Kerststukjesaantal 10
- Kerststallen
- Tafeldecoratiesaantal 10
- Kerststerrenaantal 12
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledkaarsenaantal 30
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Mengpaneel
- Muziekstandaardsaantal 4
- Laptop
- Beamer
- Beamerdoek
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Zet datum, zaal en programma eerst vast. Reserveer de kerkzaal voordat je uitnodigingen verstuurt en houd ruimte in het programma voor muziek, viering, maaltijd en een kinderonderdeel.
- Open het aanmeldformulier zodra de uitnodigingen klaar zijn. Vraag naast naam en aantal personen ook dieetwensen; sluit de aanmelding bijvoorbeeld 10 tot 14 dagen voor de viering om de catering definitief te kunnen bestellen.
- Bevestig muzikanten en voorganger niet alleen mondeling, maar leg ook aanvangstijd, liederen en benodigdheden vast. Controleer de liedteksten en druk de liturgie uiterlijk enkele dagen vooraf af.
- Maak de zaalindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Tel tafels, stoelen, naamkaartjes, diner- en dessertborden, glazen en bestek per gast plus een kleine reserve; wijs daarna vrijwilligers toe aan ontvangst, buffet, koffie en opruimen.
- Plan verse producten, geleende materialen en gekoelde voorraad apart. Haal geleende spullen eerder op, maak de koelruimte vrij en doe de laatste boodschappen pas kort voor de viering, zodat verse producten niet te lang hoeven te wachten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kerstviering organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, kerkzaal en programma. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken van tevoren en sluit de aanmelding 10 tot 14 dagen voor de viering.
- Wanneer moet ik de catering voor een kerstviering bestellen?
- Bestel de catering zodra het aantal aanmeldingen en de dieetwensen redelijk stabiel zijn, meestal 10 tot 14 dagen vooraf. Bevestig het definitieve aantal en bijzondere maaltijden uiterlijk 5 tot 7 dagen voor de viering.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstviering?
- Reken naast de inhoudelijke begeleiding op minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst, 2 voor het buffet of uitserveren, 1 voor koffie en 2 voor opruimen. Bij grotere groepen voeg je per 25 tot 30 gasten ongeveer 1 extra helper toe.
- Wanneer maak je de tafelschikking en naamkaartjes?
- Maak de tafelschikking nadat de aanmeldingen zijn gesloten en de zitplaatsen bekend zijn, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Print naamkaartjes en controleer dieet- of kinderplaatsen nog één keer 1 tot 2 dagen voor de viering.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!