Cómo organizar una celebración de Navidad paso a paso

Una celebración de Navidad con liturgia, música, comida y actividades infantiles necesita un orden claro. Empieza por fijar la fecha, reservar la sala y definir el programa antes de diseñar las invitaciones. Después recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas para poder cerrar el catering, distribuir las mesas y asignar voluntarios. Los últimos días deben centrarse en compras, materiales prestados, productos frescos y una revisión del espacio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar la sala de la iglesia
3
Diseñar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
8
Confirmar músicos
9
Confirmar al oficiante
10
Preparar el programa infantil
3 personas
11
Preparar el programa musical
2 personas
12
Revisar las letras
2 personas
13
Imprimir la liturgia
2 personas
14
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
15
Pedir el catering
2 personas
16
Comprobar la decoración navideña
2 personas
17
Gestionar el árbol de Navidad
2 personas
18
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
19
Distribuir los asientos
2 personas
20
Asignar voluntarios
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Recoger productos frescos
2 personas
24
Recoger materiales prestados
2 personas
25
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
26
Enfriar las bebidas
2 personas
27
Preparar las tarjetas de Navidad
28
Abrir la sala
2 personas
29
Comprobar el suelo del salón
2 personas
30
Colocar las sillas
4 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Preparar las mesas
4 personas
33
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
34
Colgar la decoración
4 personas
35
Colgar luces
3 personas
36
Montar la zona del escenario
3 personas
37
Conectar el equipo de música
2 personas
38
Probar los micrófonos
2 personas
39
Probar la iluminación
2 personas
40
Preparar café y té
3 personas
41
Preparar aperitivos
4 personas
42
Calentar la comida caliente
3 personas
43
Separar comidas especiales
2 personas
44
Montar el buffet
4 personas
45
Montar el mostrador de recepción
2 personas
46
Preparar el programa
2 personas
47
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

48
Recibir a los invitados
4 personas
49
Recibir abrigos
2 personas
50
Repartir el programa
2 personas
51
Servir café y té
3 personas
52
Abrir la celebración navideña
53
Acompañar villancicos
4 personas
54
Recitar el relato de Navidad
55
Coordinar la intervención de los niños
3 personas
56
Servir bebidas del descanso
3 personas
57
Rellenar las bebidas
2 personas
58
Abrir el buffet
2 personas
59
Servir la comida
5 personas
60
Reponer el bufé
3 personas
61
Servir comidas especiales
2 personas
62
Servir el postre
3 personas
63
Dirigir el canto conjunto
4 personas
64
Decir unas palabras navideñas
65
Repartir regalos de Navidad
3 personas
66
Coordinar el quiz navideño
2 personas
67
Despedida y palabras de agradecimiento
68
Devolver los abrigos
2 personas
69
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

70
Recoger la basura
3 personas
71
Recoger la vajilla
4 personas
72
Recoger comida y bebida
3 personas
73
Limpiar la cocina
3 personas
74
Limpiar las mesas
3 personas
75
Volver a colocar las sillas
4 personas
76
Retirar la decoración
3 personas
77
Apagar el sistema de sonido
2 personas
78
Pasar la aspiradora en el recinto
3 personas
79
Limpiar los baños
2 personas
80
Empaquetar materiales
3 personas
81
Cerrar el recinto
2 personas
82
Llevar la basura
2 personas
83
Devolver el material prestado
2 personas
84
Recoger el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Percheroscant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Mesa del escenario

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Cuchilloscant. 90
Tenedorescant. 90
Cucharascant. 90
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharones para sopacant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Guantes de hornocant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 8
Arreglos navideñoscant. 10
Belenes
Decoraciones de mesacant. 10
Flores de Pascuacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Velas LEDcant. 30
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Atrilescant. 4
Portátil
Proyector
Pantalla para proyector

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la sala antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para que las personas se inscriban y puedas calcular mesas, sillas y comida.
Incluye las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y entrega el recuento definitivo al catering 7 días antes. Guarda una copia para quien organice las mesas.
Confirma a músicos y oficiante con 2 semanas de margen, y revisa las letras antes de imprimir la liturgia. Así evitas cambios de última hora en el programa musical.
Prepara por separado el programa infantil y las tarjetas con nombres al menos 3 días antes. La distribución de asientos funciona mejor cuando ya tienes la lista cerrada.
Haz la compra no perecedera 3 o 4 días antes y recoge los productos frescos el mismo día o el anterior. Antes de montar, despeja la zona de refrigeración y comprueba termos, cafeteras y bandejas para mantener caliente.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una celebración de Navidad?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva la sala y fija el programa al principio, abre las inscripciones durante unas 4 semanas y deja los últimos 7 días para cerrar catering, asientos y voluntarios.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una celebración de Navidad?: Envíalas unas 4 semanas antes de la fecha, cuando ya estén confirmados el lugar y el horario. Cierra el formulario de inscripción entre 7 y 10 días antes para tener cifras fiables.
¿Cuánta comida y bebida hay que calcular?: Usa el número final de inscripciones y añade un margen del 5 al 10 % para imprevistos. Para el primer tramo de la celebración, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y confirma con el catering las raciones del menú.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: El día anterior recoge los materiales prestados y los productos frescos, revisa la decoración y monta, si es posible, las mesas y las sillas. Deja listas la liturgia, las tarjetas con nombres y la distribución de asientos para ahorrar al menos 1 hora de trabajo el mismo día.

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