Checklist pour organiser une célébration de Noël

Une célébration de Noël demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, le repas, les activités et l’installation de la salle. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les invitations et le suivi des participants. Les besoins alimentaires, les cadeaux et la répartition des bénévoles doivent être centralisés assez tôt. Cette checklist regroupe les étapes et le matériel à prévoir jusqu’à l’ouverture du lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
Créer la playlist musicale
Définir le menu et les portions
2 personnes
Passer la commande traiteur
Confirmer la réservation
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Relancer les inscriptions par téléphone
2 personnes
Vérifier la liste des régimes alimentaires
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Cuire des biscuits et des gâteaux
3 personnes
Laver les légumes
2 personnes
Préparer les sauces
2 personnes
Créer des numéros de table
2 personnes
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
Trier les cadeaux
2 personnes
Préparer les activités
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer le sapin de Noël
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Tester les lumières
2 personnes
Installer la musique
2 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer la liste des présences

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Cocher la présence
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Animer les ateliers créatifs pour enfants
3 personnes
Lire des histoires de Noël
Animer le quiz de Noël
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser les tables entre-temps
3 personnes
Réchauffer le buffet du dîner
3 personnes
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Débarrasser la vaisselle
4 personnes
Distribuer les cadeaux de Noël
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Accompagner les chants de Noël
2 personnes
Assurer la musique libre
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Répartir les restes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 60
Verres à boireqté 70
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 55
Couverts de dînerqté 70
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Plats à gratinqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Micro sans fil
Enceinte Bluetoothqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 8
Couronnes de Noëlqté 3
Chemins de tableqté 8
Porte-serviettes de Noëlqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Bougies LEDqté 30
Lanternesqté 6

Activités pour enfants

Crayons de couleurqté 10
Feutresqté 10
Coloriagesqté 60
Tables de loisirs créatifsqté 3
Tabliers pour enfantsqté 12
Cartes quizqté 60
Cartes de bingoqté 60
Stylosqté 30

Catering

Courses

Conseils

Relance les personnes qui n’ont pas répondu environ 10 à 14 jours avant la célébration. Tu auras ainsi une base fiable pour calculer les portions et vérifier les régimes alimentaires.
Fixe la date limite pour signaler une allergie ou un régime particulier au moins 7 jours avant le repas. Prévois une liste séparée à remettre à l’équipe qui sert le buffet.
Prépare le buffet en plusieurs zones : plats chauds, salades et accompagnements, desserts, boissons et café. Vérifie au moins 48 heures avant que les tables, plats de service, louches et bacs de maintien au chaud sont disponibles.
Refroidis les boissons la veille et récupère les produits frais le jour même ou au maximum 24 heures avant. Les tire-bouchons, carafes, verres et multiprises sont souvent oubliés lors de l’installation.
Prépare les badges, les numéros de table, les cadeaux et les activités avant l’ouverture du lieu. Garde un exemplaire du programme et la liste des bénévoles à l’accueil pour éviter les demandes de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une célébration de Noël ?: Envoie-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Demande une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant l’événement afin de finaliser le menu, les portions et la répartition des bénévoles.
Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur pour Noël ?: Confirme la réservation au moins 3 à 4 semaines avant la célébration, surtout si la date tombe pendant une période chargée. Donne ensuite le nombre définitif de participants et les régimes alimentaires 7 à 10 jours avant le repas.
Quand préparer une célébration de Noël dans la salle ?: Prévois l’installation principale le jour même, 2 à 4 heures avant l’arrivée des invités. Les badges, cadeaux, décorations, activités et éléments du programme peuvent être préparés la veille pour réduire la pression.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une célébration de Noël ?: Prévois environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau, des boissons sans alcool et du café, et garde les boissons au frais au moins 12 heures avant le début.

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