Organiser une brocante du domaine, étape par étape

Une brocante du domaine se prépare d’abord comme un petit marché : il faut cadrer les vendeurs, les accès et les installations avant de penser à la décoration. Commencez par fixer la date, les horaires et les inscriptions, puis vérifiez les autorisations et l’assurance. Le plan du site doit ensuite préciser les stands, le stationnement, les sanitaires et les points d’alimentation. Enfin, gardez quelques jours pour confirmer les vendeurs, suivre la météo et transmettre les dernières consignes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Recruter des vendeurs
2 personnes
4
Ouvrir les inscriptions
5
Vérifier les autorisations
6
Vérifier l’assurance
7
Dessiner le plan du site
2 personnes
8
Tenir la liste des vendeurs à jour
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
11
Définir l’itinéraire de stationnement
2 personnes
12
Réserver les installations sanitaires
13
Confirmer les vendeurs
14
Envoyer le plan aux vendeurs
15
Établir la liste de courses
2 personnes
16
Vérifier les stocks
2 personnes
17
Commander les courses
18
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
19
Vérifier les prévisions météo
20
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
21
Renvoyer les informations aux vendeurs
22
Retirer de la monnaie
23
Récupérer les courses
2 personnes
24
Réfrigérer les denrées fraîches
2 personnes
25
Préparer le service à café et à thé
2 personnes
26
Créer les prix de vente pour le catering
27
Préparer les tickets de caisse
28
Débarrasser le site des déchets
4 personnes
29
Décharger les tables
4 personnes
30
Monter les tentes de réception
6 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Installer les tables de vente
4 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Baliser les couloirs sans podium
2 personnes
35
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
36
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
37
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
38
Monter le buffet traiteur
3 personnes
39
Installer la caisse
2 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les en-cas
4 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Préparer la trousse de premiers secours
44
Vérifier les toilettes
2 personnes
45
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

46
Accueil des vendeurs
4 personnes
47
Orienter les vendeurs vers les stands
3 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Surveiller les accès et les circulations
2 personnes
50
Tenir le comptoir de catering
3 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
57
Vérifier l'éclairage
58
Signaler la fin aux vendeurs
2 personnes
59
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
3 personnes
60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
62
Fermer la restauration
3 personnes

Suivi

63
Ranger les restes au frais
2 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
65
Démonter les tentes de fête
6 personnes
66
Retirer l'éclairage
3 personnes
67
Rassembler les déchets
4 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Traiter les courses restantes
2 personnes
75
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
76
Vérifier la réception du site
2 personnes
77
Déposer l’argent liquide en toute sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 30
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 10
Caisses de rangementqté 20
Chariots de transportqté 2

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Enrouleursqté 3
Multiprisesqté 6
Microphone à main
Caisse
Terminal de paiement
Caisse d'espèces
Talkies-walkiesqté 6
Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Panneaux de bienvenueqté 3
Numéros des standsqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Porte-prixqté 60
Panneaux en ardoiseqté 8
Craie de trottoirqté 4
Ruban de balisageqté 4
Piquets de solqté 24
Sangles d'arrimageqté 20
Cordeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Louchesqté 6
Pains de glaceqté 20
Supports pour filmqté 2
Bacs de stockageqté 12
Porte-cartes de barqté 4
Tapis de planche à découperqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Flacons de gel hydroalcooliqueqté 6
Stations de lavage des mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions avant de dessiner le plan définitif. Demandez à chaque vendeur l’espace nécessaire et ses besoins alimentaires afin d’éviter de déplacer les stands la dernière semaine.
Vérifiez les autorisations et l’assurance dès le début, idéalement plusieurs semaines avant la brocante. Un plan précis du domaine vous aidera aussi à expliquer les accès et les zones prévues.
Prévoyez la circulation avant l’installation : définissez l’itinéraire de stationnement, les panneaux indicateurs et les points d’entrée. Envoyez le plan aux vendeurs dès qu’il est stabilisé.
Contrôlez l’alimentation électrique avant de réserver ou d’installer les machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises. Notez la puissance disponible à chaque point pour éviter les branchements improvisés.
Ne laissez pas les achats et la monnaie au dernier moment. Vérifiez les stocks, récupérez les denrées fraîches assez tôt pour les réfrigérer, puis confirmez le plan de mauvais temps quelques jours avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une brocante du domaine ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de recruter les vendeurs, d’ouvrir les inscriptions, de vérifier les autorisations, de réserver les sanitaires et de diffuser le plan.
Quand faut-il confirmer les vendeurs d’une brocante ?: Confirmez-les environ 10 à 14 jours avant la date. Vous pourrez alors mettre à jour la liste, attribuer les numéros de stands et envoyer à chacun les horaires, l’accès et le plan du site.
Quand vérifier la météo pour une brocante en plein air ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 48 heures avant. À ce moment-là, renvoyez les consignes liées au mauvais temps et confirmez les zones couvertes ou les changements d’accès.
Que faut-il prévoir pour accueillir les vendeurs le matin ?: Préparez le plan, les numéros de stands, les panneaux indicateurs et les moyens de transport du matériel au moins la veille. Gardez aussi de la monnaie et vérifiez les installations électriques avant l’arrivée des premiers vendeurs.

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