Gutshof-Flohmarkt organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Gutshof-Flohmarkt beginnt die Organisation nicht mit den Tischen, sondern mit Datum, Verkäufern und dem Geländeplan. Öffne die Anmeldungen früh, bestätige die Aussteller und kläre Genehmigungen, Versicherung, Strom, Toiletten und die Parkroute. Danach folgen Einkauf, Beschilderung und die Informationen für Händler. Plane außerdem einen Ablauf für schlechtes Wetter ein – gerade Zelte, Kabel und Waren schützen sich nicht von selbst.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Verkäufer anwerben
2 Personen
4
Anmeldungen öffnen
5
Genehmigungen prüfen
6
Versicherung prüfen
7
Geländeplan zeichnen
2 Personen
8
Verkäuferliste führen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
11
Parkroute festlegen
2 Personen
12
Toilettenversorgung festlegen
13
Aussteller bestätigen
14
Grundriss an die Händler senden
15
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
16
Bestand prüfen
2 Personen
17
Einkäufe bestellen
18
Werbung in sozialen Medien posten
19
Wettervorhersage prüfen
20
Schlechtwetterszenario bestätigen
2 Personen
21
Verkäuferinformationen nachsenden
22
Bargeld-Wechselgeld holen
23
Einkäufe abholen
2 Personen
24
Kühlwaren kühlen
2 Personen
25
Kaffee- und Teeset bereitstellen
2 Personen
26
Verkaufspreise für Catering festlegen
27
Kassenzettel bereitlegen
28
Gelände müllfrei machen
4 Personen
29
Tische ausladen
4 Personen
30
Partyzelte aufbauen
6 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Verkaufstische aufstellen
4 Personen
33
Stühle aufstellen
3 Personen
34
Podiumfreie Laufwege markieren
2 Personen
35
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
36
Parkschilder aufstellen
2 Personen
37
Standnummern aufhängen
2 Personen
38
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
39
Kasse einrichten
2 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
4 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
45
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

46
Verkäufer empfangen
4 Personen
47
Verkäufer zu den Ständen leiten
3 Personen
48
Besucher begrüßen
3 Personen
49
Zugänge und Laufwege absichern
2 Personen
50
Catering-Stand besetzen
3 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffetvorräte auffüllen
2 Personen
55
Abfallstationen leeren
2 Personen
56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
57
Beleuchtung kontrollieren
58
Verkäufer über das Ende informieren
2 Personen
59
Besucher sicher verabschieden
3 Personen
60
Kasse abschließen
2 Personen
61
Verkäufer auschecken
3 Personen
62
Catering abschließen
3 Personen

Nachbereitung

63
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
64
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
65
Partyzelte abbauen
6 Personen
66
Beleuchtung entfernen
3 Personen
67
Abfall sammeln
4 Personen
68
Gelände reinigen
4 Personen
69
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Materialien inventarisieren
2 Personen
72
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebene Einkäufe verarbeiten
2 Personen
75
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
76
Übergabe des Geländes prüfen
2 Personen
77
Bargeld sicher einzahlen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 30
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
StehtischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 10
AufbewahrungsboxenAnz. 20
TransportwagenAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelrollenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
Handmikrofon
Kasse
Kartenterminal
Bargeldkasse
FunkgeräteAnz. 6
Erste-Hilfe-Koffer
TaschenlampenAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
WillkommensschilderAnz. 3
StandnummernAnz. 30
WegweiserAnz. 12
PreishalterAnz. 60
KreidetafelnAnz. 8
KreideAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4
BodenankerAnz. 24
SpanngurteAnz. 20
SeilAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
KühlelementeAnz. 20
FolienhalterAnz. 2
VorratsboxenAnz. 12
KartenhalterAnz. 4
SchneidemattenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
HandsprayflaschenAnz. 6
HandwaschstationenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Datum und Uhrzeiten, bevor du Anmeldungen öffnest, und setze eine klare Frist für Verkäufer. So kannst du den Geländeplan erstellen und Standnummern rechtzeitig vergeben.
Führe eine Verkäuferliste mit Kontaktdaten, Standgröße und besonderen Anforderungen. Schicke den Grundriss spätestens einige Tage vor dem Markt, damit niemand am Morgen nach seinem Platz suchen muss.
Prüfe Stromanschlüsse, Kabelrollen und Verlängerungskabel vor dem Aufbau. Lege außerdem fest, wo Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlboxen stehen, damit keine Kabel quer über Laufwege liegen.
Kläre Toilettenversorgung, Parkroute und Wegweiser vor dem Veranstaltungstag. Besucher finden einen Flohmarkt schneller, wenn Einfahrt, Parkplatz und Marktbereich bereits von außen eindeutig ausgeschildert sind.
Kontrolliere die Wettervorhersage am Vortag und bestätige das Schlechtwetterszenario. Hole Wechselgeld, hole bestellte Einkäufe ab und kühle verderbliche Waren so, dass am Morgen nur noch Kaffee- und Teeset bereitgestellt werden müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gutshof-Flohmarkt organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Genehmigungen und der Suche nach Verkäufern. Die Anmeldungen sollten mehrere Wochen geöffnet bleiben, damit du den Geländeplan und die Ausstellerliste rechtzeitig fertigstellen kannst.
Wann sollte man die Verkäufer für einen Gutshof-Flohmarkt bestätigen?: Bestätige die Verkäufer spätestens 7 bis 10 Tage vor dem Markt. Sende dann Grundriss, Standnummer, Anfahrtsroute, Aufbauzeit und Hinweise zu Strom oder Parken gesammelt nach.
Wie viele Verkäufer passen auf einen Gutshof-Flohmarkt?: Das hängt von der nutzbaren Fläche und den Laufwegen ab; plane nicht nur die Standflächen ein. Lass zwischen den Reihen ausreichend Platz für Besucher, Transportwagen und Rettungswege und trage jeden bestätigten Stand im Geländeplan ein.
Was muss man am Tag vor dem Gutshof-Flohmarkt erledigen?: Prüfe Wetter, Schlechtwetterszenario, Strom und Parkroute. Hole Wechselgeld und Einkäufe ab, kühle Waren und lege Schilder, Standnummern, Kabel, Absperrband sowie Kaffee- und Teezubehör für den Aufbau bereit.

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