Cómo organizar un mercadillo de finca sin improvisar

Un mercadillo de finca se organiza primero sobre el papel y después en el terreno. Empieza fijando fecha y horario, recluta a los vendedores y comprueba permisos y seguro antes de anunciarlo. A continuación, dibuja la distribución de puestos, accesos, aparcamiento, baños y electricidad. La última semana sirve para confirmar proveedores, cerrar compras y enviar el plano definitivo; el día anterior, deja listas las bebidas frías y el servicio de café y té.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y los horarios
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Reclutar vendedores
2 personas
4
Abrir inscripciones
5
Comprobar permisos
6
Comprobar el seguro
7
Dibujar la distribución del recinto
2 personas
8
Llevar la lista de vendedores
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
11
Definir la ruta de aparcamiento
2 personas
12
Reservar las instalaciones de baño
13
Confirmar proveedores
14
Enviar el plano a los vendedores
15
Elaborar la lista de la compra
2 personas
16
Comprobar el inventario
2 personas
17
Pedir la compra
18
Publicar promoción en redes sociales
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Confirmar el plan en caso de mal tiempo
2 personas
21
Enviar después la información a los vendedores
22
Conseguir cambio en efectivo
23
Recoger la compra
2 personas
24
Enfriar los productos refrigerados
2 personas
25
Preparar el set de café y té
2 personas
26
Fijar precios de venta para catering
27
Preparar los recibos
28
Dejar el recinto libre de residuos
4 personas
29
Descargar las mesas
4 personas
30
Montar las carpas
6 personas
31
Colgar la iluminación
3 personas
32
Montar las mesas de venta
4 personas
33
Colocar las sillas
3 personas
34
Marcar rutas sin podio
2 personas
35
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
36
Colocar señales de aparcamiento
2 personas
37
Colgar los números de los puestos
2 personas
38
Montar el bufé de catering
3 personas
39
Preparar la caja
2 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Preparar aperitivos
4 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Preparar el botiquín de primeros auxilios
44
Comprobar los baños
2 personas
45
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

46
Recibir a los vendedores
4 personas
47
Indicar a los vendedores sus puestos
3 personas
48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
49
Vigilar el acceso y las rutas de circulación
2 personas
50
Atender el mostrador de catering
3 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer el stock del buffet
2 personas
55
Vaciar puntos de residuos
2 personas
56
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
57
Comprobar la iluminación
58
Informar el cierre de los vendedores
2 personas
59
Acompañar a los visitantes de forma segura a la salida
3 personas
60
Cerrar la caja
2 personas
61
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
62
Cerrar el catering
3 personas

Seguimiento

63
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
64
Recoger mesas y sillas
5 personas
65
Desmontar las carpas
6 personas
66
Retirar la iluminación
3 personas
67
Recoger la basura
4 personas
68
Limpiar el recinto
4 personas
69
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Inventariar materiales
2 personas
72
Separar los materiales dañados
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Gestionar las compras sobrantes
2 personas
75
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
76
Comprobar la entrega del recinto
2 personas
77
Depositar el efectivo de forma segura
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 30
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 10
Cajas de almacenamientocant. 20
Carros de transportecant. 2

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 6
Carretescant. 3
Regletascant. 6
Micrófono de mano
Caja registradora
Máquina de sellado
Caja para efectivo
Walkie-talkiescant. 6
Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Carteles de bienvenidacant. 3
Números de puestocant. 30
Carteles direccionalescant. 12
Portaprecioscant. 60
Pizarrascant. 8
Tiza para aceracant. 4
Cinta de balizamientocant. 4
Estacas de suelocant. 24
Correas de amarrecant. 20
Cuerdacant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras para servircant. 6

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Cucharonescant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Portarrollos de filmcant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Soportes para tarjetas de barracant. 4
Alfombrillas para tabla de cortarcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Botellas de spray para manoscant. 6
Puestos de lavado de manoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha y el horario solo cuando tengas claros los permisos, el seguro y el plan alternativo para mal tiempo. Anunciarlo antes puede obligarte a cambiar información que ya han compartido los vendedores.
Cierra las inscripciones de vendedores con al menos 7 días de margen. Lleva una lista con sus nombres, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas para asignar puestos sin resolverlo en la entrada.
Dibuja el recinto con números de puesto, ruta de aparcamiento, baños y puntos de electricidad. Envía ese plano a los vendedores varios días antes para que sepan dónde descargar y montar.
Comprueba cables alargadores, carretes y regletas antes del montaje, y separa las zonas de paso de los cables. Las carpas deben quedar aseguradas con estacas y correas de amarre, especialmente si hay previsión de viento.
Haz la compra y recoge los productos refrigerados el mismo día o el anterior, dejando tiempo para enfriarlos. Prepara el set de café y té antes de abrir y consigue el cambio en efectivo con antelación, no durante la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo en una finca?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para publicar la fecha, reclutar vendedores y revisar permisos y seguro. Reserva la última semana para confirmar proveedores, compras, plano y previsión meteorológica.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de vendedores?: Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del mercadillo. Así puedes numerar los puestos, preparar el plano, comprobar la electricidad y enviar las instrucciones definitivas.
¿Qué hay que preparar el día anterior al mercadillo?: Deja montadas o listas las carpas, mesas, sillas, carteles, números de puesto y elementos de balizamiento. También conviene revisar el inventario, enfriar los productos refrigerados y confirmar el plan de lluvia.
¿Cómo se organiza la electricidad en un mercadillo de finca?: Comprueba los puntos disponibles antes de asignar los puestos y pregunta a cada vendedor qué necesita. Revisa cables, carretes y regletas como mínimo un día antes, manteniendo los cables fuera de las rutas de paso.

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