Organiser une brocante de l’hôpital, étape par étape

Une brocante de l’hôpital demande surtout une bonne organisation des vendeurs et des espaces. Commencez par fixer la date, les horaires et les règles de vente, puis ouvrez les inscriptions avant de préparer le plan des stands. Les dernières semaines servent à confirmer les exposants, répartir les bénévoles et vérifier le matériel. La veille, concentrez-vous sur les achats, les boissons et les stocks ; le jour J, installez les stands et rendez les paiements et l’orientation simples pour tous.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver des espaces
2
Fixer la date et les horaires
2 personnes
3
Établir les règles de vente
2 personnes
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Afficher la promotion
2 personnes
7
Publier l'annonce en ligne
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Confirmer les vendeurs
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
13
Créer le plan
2 personnes
14
Vérifier les réservations
15
Imprimer la liste des vendeurs
16
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
17
Prévoir la monnaie
18
Préparer les listes de prix
2 personnes
19
Créer des panneaux de direction
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Récupérer l’argent liquide
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
25
Préparer les stands
3 personnes
26
Informer les bénévoles
2 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier la livraison
2 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Numéroter les stands
2 personnes
32
Accueil des vendeurs
3 personnes
33
Répartir les tables de vente
3 personnes
34
Décharger les marchandises
6 personnes
35
Présenter les articles du stand
10 personnes
36
Installer la caisse
2 personnes
37
Compter l’argent de la caisse
2 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Préparer les en-cas
3 personnes
40
Préparer les boissons
2 personnes
41
Aménager le vestiaire
2 personnes
42
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Tenir le stand d’information
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Tenir la caisse
2 personnes
47
Assurer la surveillance de la maternité
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Rassembler les déchets
2 personnes
52
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Soutenir les vendeurs
2 personnes
55
Assurer les annonces commerciales
56
Clôturer la caisse
2 personnes
57
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes

Suivi

58
Décharger les marchandises
6 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
60
Vider les stands
4 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Évacuer les déchets
3 personnes
63
Nettoyer les sols
3 personnes
64
Nettoyer le point café
2 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
68
Fermer le lieu
2 personnes
69
Mettre la recette en lieu sûr
2 personnes
70
Vérifier le stock restant
2 personnes
71
Trier les articles retournés
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Gérer les invendus
2 personnes
74
Établir le récapitulatif des paiements
2 personnes
75
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tablesqté 24
Chaisesqté 40
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 80
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Microphone à main
Pilesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 6
Ciseauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 24
Porte-prixqté 40
Panneaux de numéro de standqté 20
Panneaux d’orientationqté 12
Autocollants flèchesqté 30
Panneaux d'informationqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariot de nettoyage
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Poubellesqté 8
Caissesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de créer le formulaire d’inscription. Indiquez dès le départ les dimensions ou le nombre de places par stand, les règles de vente et les besoins électriques éventuels.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau plutôt que d’attendre la dernière semaine. Confirmez chaque vendeur, attribuez un numéro de stand et envoyez le plan avec les informations pratiques au moins 3 jours avant la brocante.
Prévoyez un responsable des paiements et un autre pour l’accueil. Testez les terminaux de paiement, préparez la monnaie et gardez la caisse dans un endroit surveillé dès l’ouverture.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures, en couvrant l’accueil, l’orientation, les boissons et le rangement. Préparez aussi une liste de remplacement pour les absences de dernière minute.
Faites les courses et refroidissez les boissons la veille. Installez les panneaux de direction, les numéros de stand et les rallonges avant l’arrivée des vendeurs afin de ne pas bloquer l’entrée pendant l’installation.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une brocante de l’hôpital ?: Ouvrez les inscriptions 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fermez-les environ 7 jours avant afin de finaliser le plan des stands, la liste des vendeurs et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une brocante ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’ouverture pour disposer les tables, chaises, portants et stands. Ajoutez 30 minutes si plusieurs zones doivent être balisées ou si le matériel électrique est réparti dans la salle.
Combien de bénévoles faut-il pour une brocante de l’hôpital ?: Comptez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 pour les paiements et 1 pour l’orientation ou les boissons pendant chaque créneau. Pour une grande affluence, prévoyez 1 bénévole supplémentaire par zone de stands.
Que faut-il préparer la veille d’une brocante ?: La veille, vérifiez les réservations et le matériel, imprimez la liste des vendeurs, préparez la monnaie et mettez les boissons au frais. Les panneaux, numéros de stand et stocks non périssables peuvent aussi être regroupés par zone pour gagner du temps le matin.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.