Cómo organizar un mercadillo del hospital paso a paso

Un mercadillo del hospital necesita más coordinación que una simple venta de segunda mano. Primero se reservan los espacios y se fijan la fecha y el horario; después se regulan las inscripciones, los puestos y los pagos. La parte que suele fallar es la operativa del día: faltan cambio, carteles, cables o personas para montar y cobrar. Sigue este orden para que vendedores, voluntarios y visitantes sepan qué hacer desde el primer momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar espacios
2
Fijar la fecha y las horas
2 personas
3
Redactar las normas de venta
2 personas
4
Crear formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Colocar la promoción
2 personas
7
Publicar el anuncio en línea
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Confirmar proveedores
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Asignar números de stand
2 personas
13
Hacer el plano
2 personas
14
Comprobar las reservas
15
Imprimir lista de vendedores
16
Definir el método de pago
2 personas
17
Conseguir cambio
18
Preparar listas de precios
2 personas
19
Hacer carteles de ruta
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Recoger efectivo
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
25
Preparar los puestos
3 personas
26
Informar a los voluntarios
2 personas

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Comprobar la entrega
2 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Numerar los puestos
2 personas
32
Recibir a los vendedores
3 personas
33
Distribuir las mesas de venta
3 personas
34
Descargar la mercancía
6 personas
35
Exponer los artículos del puesto
10 personas
36
Preparar la caja
2 personas
37
Contar el dinero de la caja
2 personas
38
Montar el punto de café
2 personas
39
Preparar aperitivos
3 personas
40
Preparar las bebidas
2 personas
41
Montar el guardarropa
2 personas
42
Colocar señales de ruta
2 personas
43
Comprobar los baños
44
Atender el mostrador de información
2 personas
45
Recibir a los visitantes
3 personas
46
Atender la caja
2 personas
47
Atender la supervisión del stand
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Recoger la basura
2 personas
52
Mantener las mesas ordenadas
2 personas
53
Comprobar los baños periódicamente
54
Apoyar a los vendedores
2 personas
55
Gestionar el anuncio de ventas
56
Cerrar la caja
2 personas
57
Registrar la salida de los vendedores
3 personas

Seguimiento

58
Descargar la mercancía
6 personas
59
Desmontar mesas y sillas
5 personas
60
Vaciar los puestos
4 personas
61
Lavar la vajilla
2 personas
62
Retirar los residuos
3 personas
63
Limpiar los suelos
3 personas
64
Limpiar el rincón del café
2 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Recoger los artículos prestados
2 personas
68
Cerrar el recinto
2 personas
69
Guardar los ingresos de forma segura
2 personas
70
Comprobar el stock restante
2 personas
71
Clasificar los artículos de devolución
2 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas
73
Gestionar los productos no vendidos
2 personas
74
Preparar el resumen de pagos
2 personas
75
Ordenar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 24
Sillascant. 40
Mesas plegablescant. 4
Percheroscant. 2
Perchascant. 80
Postes separadorescant. 8

Equipo

Caja registradoracant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Micrófono de mano
Bateríascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cucharonescant. 6
Tijerascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Mantelescant. 24
Portaprecioscant. 40
Carteles con número de standcant. 20
Carteles de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 30
Paneles informativoscant. 6
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 2
Rotuladorescant. 12
Portapapelescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Linternascant. 4

Limpieza

Escobascant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carro de limpieza
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Papeleracant. 8
Cajonescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, las horas y los espacios antes de abrir las inscripciones. Define también la hora de llegada de los vendedores y reserva al menos 60 minutos para preparar los puestos.
Redacta las normas de venta y el formulario antes de enviar invitaciones. Pide los datos de contacto, el tamaño del puesto y las preferencias dietéticas con un mínimo de 2 semanas de antelación.
Haz el plano cuando conozcas el número de vendedores y asigna un número a cada puesto. Imprime la lista de vendedores y coloca los carteles de ruta y los números antes de que llegue el público.
Decide con antelación si se acepta efectivo, tarjeta o ambos. Prepara el cambio el día anterior, prueba los datáfonos y revisa que haya suficientes cables alargadores, regletas y baterías.
Prepara por separado lo que no caduca y enfría las bebidas con tiempo. Las máquinas de café, termos, vasos, platos, cubiertos y bandejas deben estar listos antes de abrir, no durante la llegada de los primeros visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo del hospital?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva los espacios y fija la fecha al principio; deja las 2 últimas semanas para inscripciones, voluntarios, compras y comunicación.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los vendedores?: Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del mercadillo. Así tendrás tiempo para asignar números, hacer el plano, imprimir la lista y confirmar las reservas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar los puestos?: Calcula entre 60 y 90 minutos antes de la apertura. Con mesas, sillas, percheros y puestos de mercado, el montaje se alarga si no se asignan responsables por zona.
¿Qué hay que preparar para cobrar en el mercadillo?: Define el método de pago como mínimo 1 semana antes. Prepara el cambio el día anterior, prueba los datáfonos y reserva una persona para recoger el efectivo y controlar la caja.

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