Organiser une braderie anniversaire sans rien oublier

Une braderie anniversaire demande plus qu’une date et quelques stands. Commencez par sécuriser le lieu, les autorisations et le plan du marché, puis avancez vers les exposants, les réservations et la communication. Les détails qui posent le plus souvent problème arrivent à la fin : alimentation électrique, paiements, météo de secours et montage des tentes. Ce plan vous donne un ordre de préparation concret, jusqu’au briefing des bénévoles et au balisage du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander les autorisations nécessaires
3
Créer le plan du marché
2 personnes
4
Inventorier les stands et les échoppes
2 personnes
5
Ouvrir la liste des participants
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Confirmer les exposants
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Faire les réservations
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Préparer les documents d’assurance
13
Élaborer le programme
2 personnes
14
Publier la promotion en ligne
15
Informer les riverains
2 personnes
16
Envoyer les informations aux exposants
17
Vérifier les prévisions météo
18
Confirmer le plan météo de secours
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer les caisses
2 personnes
22
Briefer les bénévoles
2 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

24
Balisage du site
3 personnes
25
Monter les tentes
6 personnes
26
Installer les stands
6 personnes
27
Installer les tables
4 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Brancher l’électricité
2 personnes
30
Installer l'éclairage
3 personnes
31
Suspendre la décoration
3 personnes
32
Installer la signalisation
2 personnes
33
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
34
Installer les caisses
2 personnes
35
Préparer la vaisselle
2 personnes
36
Préparer les en-cas
4 personnes
37
Préparer le café et le thé
2 personnes
38
Accueillir les exposants
3 personnes
39
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
40
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
41
Afficher le programme bien en vue
2 personnes
42
Tenir l’entrée et le comptoir d’information
2 personnes
43
Tenir la caisse
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Rassembler la vaisselle
2 personnes
51
Faire la vaisselle
2 personnes
52
Vérifier les stocks
53
Vérifier la lumière et le son
54
Annoncer le dernier tour de vente
55
Clôturer les caisses
2 personnes
56
Reconduire les visiteurs
3 personnes
57
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

58
Démonter les stands
6 personnes
59
Démonter les tentes
6 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Éteindre l’éclairage
2 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Trier les matériaux
3 personnes
66
Vérifier les restes
2 personnes
67
Nettoyer les glacières
2 personnes
68
Nettoyer et ranger la vaisselle
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 8
Portants de logeqté 2
Tables hautesqté 8

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Boîtes à outilsqté 2
Marteauqté 2
Tournevisqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Mètres rubansqté 2
Diablesqté 2
Passe-câblesqté 12
Tonneaux de pluieqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 16
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Accessoires pour cadres photoqté 6
Panneaux en ardoiseqté 10
Marqueurs craieqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Pinces à lingeqté 100
Plots de balisageqté 20
Rouleaux de ruban de balisageqté 6
Panneaux de signalisationqté 12
Affiches du programmeqté 10
Étiquettes de prixqté 200

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 2
Caissons réfrigérésqté 20
Boîtes de rangementqté 12
Plats de service avec couvercleqté 10

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Cendriersqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour vérifier les règles, l’assurance et les besoins des stands.
Dessinez le plan avant de confirmer les exposants. Réservez les passages, les accès aux tentes et les points d’alimentation électrique, puis indiquez à chaque participant son emplacement.
Demandez les besoins alimentaires et techniques dès l’inscription. Notez notamment les prises nécessaires, les tables, les chaises et l’accès aux caisses ou aux terminaux de paiement.
Préparez un vrai plan météo de secours au plus tard 7 jours avant la braderie. Vérifiez les prévisions, l’ancrage des tentes et ce qui doit être déplacé ou protégé en cas de pluie.
Le jour J, prévoyez le montage au moins 3 heures avant l’ouverture. Testez les rallonges, multiprises, machines à café, enceintes, microphone et terminaux de paiement avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une braderie anniversaire ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, confirmer les exposants, préparer l’assurance, publier les informations et réserver le matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’une braderie ?: Confirmez-les environ 3 semaines avant l’événement. Demandez alors leur emplacement, leurs besoins en tables ou prises et toute information alimentaire nécessaire aux réservations.
Quand vérifier la météo pour une braderie en plein air ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière la veille. Le plan météo de secours doit déjà être confirmé avant cette dernière vérification, pas improvisé le matin même.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Comptez au moins 3 heures avant l’ouverture pour monter les tentes, installer les tables, poser le balisage et tester l’électricité. Ajoutez du temps si plusieurs bénévoles doivent encore être briefés.

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