So organisierst du einen Jubiläumsjahrmarkt

Bei einem Jubiläumsjahrmarkt entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbau. Lege zuerst Datum und Gelände fest, kläre Genehmigungen und plane danach Stände, Programm, Strom und Helfer. Öffne die Anmeldung früh, damit du Verkaufsstände, Ernährungswünsche und Reservierungen rechtzeitig zusammenbekommst. In den letzten Tagen zählen Wetterplan, Kassen, gekühlte Getränke und eine klare Einweisung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Benötigte Genehmigungen beantragen
3
Plan für den Jahrmarkt erstellen
2 Personen
4
Stände und Verkaufsstände inventarisieren
2 Personen
5
Teilnehmerliste öffnen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Standbetreiber bestätigen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Reservierungen vornehmen
11
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
12
Versicherungsunterlagen bereitlegen
13
Programm erstellen
2 Personen
14
Werbung online stellen
15
Anwohner informieren
2 Personen
16
Informationen für Aussteller senden
17
Wettervorhersage prüfen
18
Alternativen Wetterplan bestätigen
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Getränke kalt stellen
2 Personen
21
Kassen vorbereiten
2 Personen
22
Freiwillige einweisen
2 Personen
23
Materialien zusammenstellen
3 Personen

Event

24
Gelände absperren
3 Personen
25
Zelte aufbauen
6 Personen
26
Stände aufbauen
6 Personen
27
Tische aufstellen
4 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Strom anschließen
2 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Dekoration aufhängen
3 Personen
32
Beschilderung anbringen
2 Personen
33
Infostand einrichten
2 Personen
34
Kassen einrichten
2 Personen
35
Geschirr bereitstellen
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
4 Personen
37
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
38
Aussteller empfangen
3 Personen
39
Aussteller zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
40
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
41
Programm sichtbar aufhängen
2 Personen
42
Eingangs- und Infostand besetzen
2 Personen
43
Kasse bedienen
2 Personen
44
Snacks servieren
3 Personen
45
Getränke servieren
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
48
Mülleimer leeren
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
50
Geschirr sammeln
2 Personen
51
Geschirr abwaschen
2 Personen
52
Bestand prüfen
53
Licht und Ton prüfen
54
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
55
Kassen abschließen
2 Personen
56
Besucher verabschieden
3 Personen
57
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

58
Stände abbauen
6 Personen
59
Zelte abbauen
6 Personen
60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
61
Dekoration entfernen
3 Personen
62
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
63
Abfall sammeln
4 Personen
64
Gelände reinigen
4 Personen
65
Materialien sortieren
3 Personen
66
Übrig gebliebenes Essen kontrollieren
2 Personen
67
Kühlboxen reinigen
2 Personen
68
Geschirr reinigen und verstauen
2 Personen
69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
70
Müll entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 20
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 6
StühleAnz. 60
BarhockerAnz. 8
UmkleideracksAnz. 2
StehtischeAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KartenlesegeräteAnz. 2
KassenAnz. 2
Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
WerkzeugkofferAnz. 2
HammerAnz. 2
SchraubendreherAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 6
MessbänderAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
KabelmattenAnz. 12
RegenfässerAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 16
BlumenarrangementsAnz. 8
Fotowand
Fotolisten-RequisitenAnz. 6
KreidetafelnAnz. 10
KreidestifteAnz. 12
PinnwändeAnz. 4
WäscheklammernAnz. 100
AbsperrkegelAnz. 20
Absperrbänder-RollenAnz. 6
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 10
PreisschilderAnz. 200

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 180
BestecksetsAnz. 180
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
BrotmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
KühlkassettenAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 12
Servierplatten mit DeckelAnz. 10

Reinigung

BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10
AschenbecherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse, Versicherungsunterlagen und die Information an Anwohner.
Öffne die Anmeldung, bevor du das Programm endgültig festlegst. Bestätige Standbetreiber spätestens 2 Wochen vorher und sende ihnen dann Aufbauzeiten, Stromhinweise und Platzinformationen.
Plane das Gelände auf Papier: Zelte, Marktstände, Sitzplätze, Kassen, Lautsprecher und Wege brauchen feste Positionen. Sieh für jedes elektrische Gerät einen Anschluss und passende Verlängerungskabel vor.
Erstelle spätestens 7 Tage vorher einen Wetterplan. Lege fest, wann Zelte gesichert, der Aufbau verschoben oder das Programm angepasst wird, statt diese Entscheidung erst am Veranstaltungstag zu treffen.
Bereite Kassen, Kartenlesegeräte, Wechselgeld und eine kurze Helfer-Einweisung am Vortag vor. Getränke kommen erst kurz vor Beginn in Kühlboxen; Kaffee, Thermokannen und Wasserkocher sollten trotzdem direkt am Ausgabepunkt stehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jubiläumsjahrmarkt organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Standbetreiber, Programm und Helfer feststehen.
Wann sollte man die Standbetreiber für einen Jahrmarkt bestätigen?: Bestätige sie spätestens 14 Tage vor dem Jahrmarkt. So bleiben noch mindestens 7 Tage für Standaufteilung, Strombedarf, Ernährungswünsche und letzte Rückfragen.
Was braucht man für den Aufbau eines Jubiläumsjahrmarkts?: Plane für Zelte, Marktstände, Klapptische, Biertische und Sitzplätze feste Aufbauzonen ein. Der Aufbau sollte mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass beginnen, damit Strom, Beleuchtung und Kassen getestet werden können.
Wann sollte der Wetterplan für den Jahrmarkt fertig sein?: Bestätige den Alternativplan spätestens 7 Tage vorher und prüfe die Vorhersage erneut 24 Stunden vor Beginn. Lege dabei fest, wer über Zelte, Programmänderungen und eine mögliche Verschiebung entscheidet.

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