Cómo organizar una feria conmemorativa de aniversario
Una feria conmemorativa de aniversario necesita más que puestos y decoración: primero se fija el lugar, después se ordenan permisos, participantes, distribución y servicios. Empieza creando el plano y el inventario de stands antes de abrir las inscripciones, porque el espacio disponible condiciona la electricidad, las mesas y los accesos. En las semanas finales se cierran el programa, las reservas, la información a expositores y el plan alternativo por lluvia. El día anterior, deja listas las bebidas, las cajas y los materiales de cada puesto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Solicitar los permisos necesarios
- 3
Crear el plano de la feria
2 personas
- 4
Inventariar puestos y stands
2 personas
- 5
Abrir la lista de participantes
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Fijar los soportes de los puestos
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Hacer reservas
- 11
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 12
Preparar los documentos del seguro
- 13
Elaborar el programa
2 personas
- 14
Publicar la promoción en línea
- 15
Informar a los vecinos
2 personas
- 16
Enviar información a los expositores
- 17
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 18
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
- 19
Hacer la compra
3 personas
- 20
Enfriar las bebidas
2 personas
- 21
Preparar las cajas registradoras
2 personas
- 22
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 23
Reunir los materiales
3 personas
Evento
- 24
Cerrar el recinto
3 personas
- 25
Montar tiendas
6 personas
- 26
Montar los puestos
6 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
3 personas
- 29
Conectar la corriente
2 personas
- 30
Colgar la iluminación
3 personas
- 31
Colgar la decoración
3 personas
- 32
Colocar la señalización
2 personas
- 33
Montar el mostrador de información
2 personas
- 34
Montar las cajas registradoras
2 personas
- 35
Preparar la vajilla
2 personas
- 36
Preparar aperitivos
4 personas
- 37
Preparar café y té
2 personas
- 38
Recibir a los expositores
3 personas
- 39
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
- 40
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 41
Colgar el programa a la vista
2 personas
- 42
Atender la entrada y el mostrador de información
2 personas
- 43
Atender la caja
2 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Servir las bebidas
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Reponer café y té
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Recoger la vajilla
2 personas
- 51
Lavar la vajilla
2 personas
- 52
Comprobar el inventario
- 53
Comprobar luz y sonido
- 54
Anunciar la última ronda de ventas
- 55
Cerrar las cajas
2 personas
- 56
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
- 57
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
- 58
Desmontar los puestos
6 personas
- 59
Desmontar las tiendas
6 personas
- 60
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 61
Retirar la decoración
3 personas
- 62
Apagar la iluminación
2 personas
- 63
Recoger la basura
4 personas
- 64
Limpiar el recinto
4 personas
- 65
Clasificar los materiales
3 personas
- 66
Comprobar la comida sobrante
2 personas
- 67
Limpiar las neveras portátiles
2 personas
- 68
Limpiar y guardar la vajilla
2 personas
- 69
Devolver el material prestado
2 personas
- 70
Llevar la basura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Puestos de mercadocant. 20
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de cervezacant. 6
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 8
- Percheros para camerinoscant. 2
- Mesas altascant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 6
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Datáfonoscant. 2
- Cajas registradorascant. 2
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Maletines de herramientascant. 2
- Martillocant. 2
- Destornilladorescant. 4
- Bridascant. 200
- Cinta americanacant. 6
- Cintas métricascant. 2
- Carros de manocant. 2
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Tambores de lluviacant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Globoscant. 150
- Bomba para globoscant. 2
- Mantelescant. 16
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Atrezzo de marcos para fotoscant. 6
- Pizarrascant. 10
- Rotuladores de tizacant. 12
- Tableros de corchocant. 4
- Pinzas de la ropacant. 100
- Conos de señalizacióncant. 20
- Rollos de cinta de balizamientocant. 6
- Carteles de señalizacióncant. 12
- Pósteres del programacant. 10
- Etiquetas de preciocant. 200
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharonescant. 12
- Termoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzas de cocinacant. 8
- Cuchillos de pancant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- Cassettes frigoríficascant. 20
- Cajas de almacenajecant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 10
Limpieza
- Escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 10
- Ceniceroscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Fija la fecha y el lugar antes de invitar a nadie, y solicita los permisos con varias semanas de margen. Sin esa confirmación no podrás cerrar el plano ni comunicar horarios fiables a los expositores.
- Dibuja el plano antes de asignar puestos: señala carpas, mesas, accesos, puntos de electricidad y zonas de paso. Comprueba cada alargador y regleta en el lugar, no solo sobre el papel.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes ajustar las reservas y la compra, en vez de improvisar comida o bebida para participantes confirmados a última hora.
- Envía a los expositores un único documento con horario de montaje, ubicación, necesidades eléctricas y contacto del día. Confirma también a los vecinos cuándo empieza y termina la feria para evitar reclamaciones previsibles.
- Prepara el cierre antes de abrir: asigna responsables, guarda documentos del seguro y define qué ocurre si llueve. Monta las carpas con tiempo suficiente para revisar iluminación, sonido, cajas registradoras y datáfonos antes de la llegada del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de aniversario?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, tramitar permisos y abrir la lista de participantes. Deja la última semana para confirmar el programa, las compras y el plan alternativo por mal tiempo.
- ¿Cuándo debo enviar la información a los expositores?
- Envía una primera confirmación al cerrar su inscripción y la información operativa definitiva entre 7 y 10 días antes. Incluye el plano, la hora de montaje, el puesto asignado y las necesidades de electricidad.
- ¿Cuándo se prepara el plano de una feria?
- Haz un primer plano antes de abrir las inscripciones y revísalo cuando conozcas los puestos definitivos. Ciérralo como máximo 7 días antes, para poder comunicar ubicaciones y comprobar mesas, carpas y cables.
- ¿Qué hacer si llueve el día de la feria?
- Define el plan alternativo al menos 7 días antes y comunícalo junto con la previsión meteorológica. Comprueba después las carpas, los puntos de electricidad y el acceso seguro antes de decidir el montaje final.
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