Organiser une bourse aux vêtements, étape par étape

Une bourse aux vêtements se prépare d’abord avec les vendeurs, puis avec le plan de la salle et le matériel. Fixez rapidement les règles d’inscription, le paiement et l’étiquetage des articles afin d’éviter les discussions le jour J. Prévoyez aussi la circulation, les cabines d’essayage et l’éclairage : ce sont les points souvent réglés trop tard. Le plan ci-dessous vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et l’accès
2
Inviter les vendeurs
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Envoyer les informations aux vendeurs
6
Inviter les visiteurs
2 personnes
7
Créer un plan du site avec les stands
2 personnes
8
Attribuer les emplacements
2 personnes
9
Définir le mode de paiement pour les vendeurs
2 personnes
10
Rédiger le règlement intérieur
11
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
12
Imprimer la liste des vendeurs
13
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
14
Prévoir de la monnaie
15
Récupérer le matériel
2 personnes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Vérifier les portants à vêtements
2 personnes
18
Composer les kits des vendeurs
2 personnes
19
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

20
Ouvrir le lieu
2 personnes
21
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
22
Balisage des itinéraires de circulation
2 personnes
23
Installer les tables et les racks
6 personnes
24
Mettre en place les cabines d’essayage
3 personnes
25
Installer les miroirs et l’éclairage
3 personnes
26
Installer la caisse et le point de paiement
2 personnes
27
Aménager le point de restauration
2 personnes
28
Installer la signalétique
2 personnes
29
Accueil des vendeurs
4 personnes
30
Guider les vendeurs vers les stands
3 personnes
31
Réapprovisionner les portants et les tables
4 personnes
32
Accueillir les visiteurs
3 personnes
33
Tenir le point d'information
2 personnes
34
Vérifier les cabines d’essayage
2 personnes
35
Servir les boissons et les snacks
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
37
Enlever les déchets et les emballages vides
2 personnes
38
Soutenir les vendeurs
2 personnes
39
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
40
Demander aux vendeurs de démonter
4 personnes
41
Rassembler les objets trouvés

Suivi

42
Démonter les portants et les tables
5 personnes
43
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
3 personnes
44
Nettoyer soigneusement l’espace
4 personnes
45
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
46
Inventorier le matériel
2 personnes
47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
48
Informer les vendeurs des objets trouvés
49
Ranger les matériaux restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 30
Portants à vêtementsqté 20
Cintresqté 300
Paravents de cabine d'essayageqté 4
Bacs à vêtementsqté 10
Nappesqté 24

Équipement

Distributeurs automatiquesqté 2
Caisses à monnaieqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 6
Microphone à main

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettes à gâteauqté 80
Cuillères à caféqté 80

Décoration

Miroirsqté 4
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de directionqté 12
Étiquettes de prixqté 500
Marqueursqté 12
Ruban de masquageqté 8
Cordeqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 6

Nettoyage

Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer le lieu et ses conditions d’accès, puis fixez une date limite d’inscription. Gardez au moins 7 jours entre la clôture des inscriptions et la bourse pour attribuer les emplacements et envoyer les consignes.
Demandez aux vendeurs leurs besoins alimentaires dès l’inscription et précisez le mode de paiement retenu. Indiquez aussi le nombre de portants ou de tables disponible par emplacement, afin d’éviter les demandes de dernière minute.
Préparez le plan de salle avant d’imprimer la liste des vendeurs. Laissez des passages suffisamment larges entre les tables et les portants, et prévoyez un emplacement clair pour les cabines d’essayage et les miroirs.
Ne remettez pas l’étiquetage au matin même : préparez les étiquettes de prix, les marqueurs et les kits des vendeurs à l’avance. Prévoyez également de la monnaie dans les caisses, car les premiers achats sont rarement réglés avec le montant exact.
Le jour J, ouvrez assez tôt pour vérifier les toilettes, installer les tables, les portants, les panneaux et l’éclairage. Testez les rallonges et multiprises avant l’arrivée des vendeurs, puis gardez les balais et la pelle accessibles pendant toute la journée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une bourse aux vêtements ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les inscriptions, le plan des stands et l’envoi des informations prennent généralement au moins 2 semaines.
Combien de temps laisser aux vendeurs pour s’inscrire ?: Prévoyez une période d’inscription de 10 à 14 jours. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement pour avoir le temps d’attribuer les emplacements et d’imprimer la liste.
Comment organiser les stands dans la salle ?: Dessinez le plan après avoir compté les tables, les portants et les accès disponibles. Gardez un passage principal d’au moins 1,20 m et regroupez les cabines d’essayage près des miroirs, sans bloquer les sorties.
Que faut-il préparer la veille d’une bourse aux vêtements ?: Préparez les kits des vendeurs, les étiquettes, la signalétique, les caisses à monnaie et le matériel électrique la veille. Le matin même, prévoyez au moins 2 heures pour installer les tables, les portants, les cabines et le café.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.