Organiser un tournoi de korfball sans perdre le fil

Un tournoi de korfball se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et le terrain, puis les inscriptions, les équipes et le planning. Les problèmes arrivent souvent quand les arbitres, les vestiaires ou les besoins alimentaires sont traités trop tard. Prévoyez aussi le matériel de jeu et l’accueil sur place, pas seulement les matchs. Ce plan vous aide à avancer étape par étape jusqu’au contrôle du site le jour du tournoi.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date et le format du tournoi
2 personnes
2
Réserver le lieu sportif
3
Réserver la cantine et les vestiaires
4
Rédiger le règlement du tournoi
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Contacter les arbitres
2 personnes
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir la répartition des équipes
2 personnes
12
Établir le planning des matchs
2 personnes
13
Répartir les arbitres
2 personnes
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Envoyer les informations aux participants
16
Imprimer le planning du match
17
Préparer les feuilles de score
18
Commander les prix et médailles
19
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas et le pain
3 personnes
24
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
25
Contrôler le site
2 personnes
26
Vérifier les lignes de terrain
2 personnes
27
Installer les poteaux de korfball
4 personnes
28
Préparer les ballons de match
2 personnes
29
Aménager les espaces d’équipe
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Installer la table du concours
2 personnes
33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Mettre en place la table des prix
2 personnes
36
Tester le système de son
2 personnes
37
Préparer le matériel de sécurité
38
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

39
Accueillir les arbitres
2 personnes
40
Enregistrer les équipes
3 personnes
41
Informer les accompagnateurs d’équipe
2 personnes
42
Assurer l’ouverture
2 personnes
43
Encadrer les premiers matchs
6 personnes
44
Suivre les scores du match
2 personnes
45
Distribuer les sifflets et les balles
2 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir les boissons
2 personnes
48
Servir les sandwichs et les snacks
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Annoncer le programme de la compétition
54
Annoncer les pauses
55
Vérifier les résultats
2 personnes
56
Encadrer la finale
5 personnes
57
Assurer la remise des prix
3 personnes
58
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

59
Démonter les poteaux de korfbal
4 personnes
60
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Évacuer les déchets
2 personnes
66
Fermer le lieu
2 personnes
67
Rapporter le matériel
3 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger les stocks restants
2 personnes
70
Archiver les feuilles de score
71
Publier les résultats
72
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Poteaux de korfbalqté 4
Paniers de korfballqté 4
Ballons de korfballqté 8
Chasubles d’entraînementqté 40
Sifflets d’arbitreqté 6
Cônesqté 40
Pendule de matchqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Chronomètresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 2
Bancs de vestiaireqté 8
Poubellesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Glacièresqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Nappesqté 8
Flèches directionnellesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Boîtes de prixqté 3

Bureau

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Papier d’impressionqté 2
Rouleaux de ruban adhésifqté 4
Ciseauxqté 4
Agrafeusesqté 2

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le format et le nombre d’équipes avant d’ouvrir les inscriptions. Cela détermine la durée des matchs, le nombre de terrains et le volume de bénévoles à prévoir.
Réservez en même temps le lieu sportif, la cantine et les vestiaires. Attendre les inscriptions pour chercher les vestiaires peut bloquer l’organisation plusieurs semaines plus tard.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir la répartition des équipes et le planning des matchs. Envoyez ensuite les horaires, le règlement et les consignes aux participants avant leur arrivée.
Confirmez les arbitres et les bénévoles après avoir construit le planning. Une personne doit être affectée à chaque poste, notamment la table de score, l’accueil, la buvette et la gestion du matériel.
Faites un contrôle du matériel et du site avant le début des matchs : poteaux, paniers, ballons, sifflets, chronomètres, trousses de secours et rallonges. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée des équipes, pas pendant le premier match.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de korfball ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, contacter les arbitres, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions. Gardez les derniers jours pour le planning, les achats et la préparation du site.
Quand faut-il fermer les inscriptions au tournoi ?: Fermez-les environ 10 à 14 jours avant le tournoi. Vous aurez ainsi le temps de répartir les équipes, de construire le planning des matchs et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien d’arbitres et de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un arbitre par match programmé et une personne pour chaque poste indispensable. Pour un tournoi sur une journée, comptez généralement 1 responsable, 1 personne à la table de score, 1 personne à l’accueil et 2 à 4 bénévoles pour la restauration et la logistique.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de korfball ?: Imprimez le planning et les feuilles de score, rassemblez le matériel et vérifiez les réservations. Préparez aussi les en-cas, mettez les boissons au frais si possible et chargez les glacières, les rallonges et le système de sonorisation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.