Organiser un tournoi de judo, étape par étape

Un tournoi de judo se prépare dans un ordre précis : réserver le gymnase, fixer les catégories et le règlement, puis ouvrir les inscriptions. La charge de travail augmente surtout après la clôture des inscriptions, quand il faut composer les poules et établir le planning des combats. Prévoyez aussi les officiels, les bénévoles, la pesée, le matériel et l’accueil. Ce plan regroupe les 82 tâches et 76 fournitures nécessaires pour suivre l’organisation sans oublier les détails qui bloquent souvent la journée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le gymnase
2
Confirmer la date du tournoi
2 personnes
3
Définir les catégories de compétition
2 personnes
4
Définir le règlement du concours
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Inviter les officiels
2 personnes
10
Planifier les bénévoles
2 personnes
11
Confirmer les inscriptions
2 personnes
12
Clôturer la liste des participants
13
Répartir les poules
3 personnes
14
Établir le planning des matchs
3 personnes
15
Confirmer définitivement les officiels
16
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
17
Commander les prix
18
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
19
Commander le catering
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
22
Préparer les badges des participants
2 personnes
23
Préparer les cartes de match
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Remplir les glacières
2 personnes
26
Composer le dossier des officiels
2 personnes
27
Vérifier le matériel de premiers secours
28
Distribuer les numéros de téléphone

Événement

29
Ouvrir le gymnase
2 personnes
30
Vérifier le sol et les vestiaires
2 personnes
31
Monter les tapis de compétition
8 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Mettre en place les tables de compétition
4 personnes
34
Aménager le point de pesée
2 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Installer la table traiteur
3 personnes
37
Installer la signalétique
2 personnes
38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
39
Préparer les cartes du match
2 personnes
40
Accueillir les officiels
2 personnes
41
Faire le briefing des officiels
3 personnes
42
Briefer les bénévoles
3 personnes
43
Accueillir les participants
4 personnes
44
Enregistrer les participants
4 personnes
45
Pesée des participants
3 personnes
46
Vérifier les catégories
2 personnes
47
Annoncer l'ouverture
48
Animer l'échauffement
2 personnes
49
Encadrer les matchs
12 personnes
50
Enregistrer les scores
6 personnes
51
Traiter les cartons de match
3 personnes
52
Faire les annonces et lire les textes d'annonce
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Installer le déjeuner et les snacks
2 personnes
56
Ravitailler le catering
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les vestiaires
2 personnes
59
Annoncer les poules de la finale
2 personnes
60
Encadrer les finales
8 personnes
61
Préparer la cérémonie de remise des médailles
3 personnes
62
Remettre les prix
3 personnes
63
Annoncer la clôture
64
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

65
Récupérer les tableaux de score
3 personnes
66
Démonter les tapis de compétition
8 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Ranger le service traiteur
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le gymnase
4 personnes
72
Laisser les vestiaires propres
2 personnes
73
Démonter la sono
2 personnes
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Rassembler les objets trouvés
76
Fermer le lieu
2 personnes
77
Publier les résultats
2 personnes
78
Partager les photos
79
Remercier les participants
2 personnes
80
Vérifier la caution et le matériel emprunté
2 personnes
81
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
82
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de judoqté 120
Bordures de tapisqté 24
Panneaux de scoreqté 6
Pendule de matchqté 6
Ceintures de judo rougesqté 12
Ceintures de judo blanchesqté 12
Balances de peséeqté 2
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 8
Rubans décoratifsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 60
Bancsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8
Tentes de réceptionqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 12
Tables des médaillesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Papeterie

Badges des participantsqté 150
Badges des officielsqté 30
Cartes de matchqté 300
Listes de participantsqté 20
Tableaux des poulesqté 30
Règlementsqté 40
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 12
Papier d’impressionqté 500
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésifqté 6
Étiquettes nominativesqté 200
Enveloppesqté 40

Prix

Médailles d’orqté 30
Médailles d'argentqté 30
Médailles de bronzeqté 60
Diplômesqté 150
Gobelets réutilisablesqté 6
Sacs à prixqté 150

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Passe-câblesqté 12

Conseils

Réservez le gymnase et confirmez la date avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 6 à 8 semaines pour inviter les clubs, recruter les officiels et organiser les bénévoles.
Définissez les catégories et le règlement avant de publier le formulaire. Indiquez notamment les modalités de pesée, les horaires prévus et la date limite d’inscription afin d’éviter les demandes individuelles de dernière minute.
Ne composez les poules qu’après la clôture de la liste des participants. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 3 jours pour établir le planning des combats, préparer les cartes de match et envoyer les informations corrigées.
Vérifiez le matériel sportif sur place, pas seulement sur une liste : tapis et bordures, panneaux de score, pendules, chronomètres, sifflets, ceintures et balances de pesée doivent être disponibles avant l’arrivée des judokas.
Communiquez l’itinéraire, le stationnement et les horaires plusieurs jours avant le tournoi. Le jour même, préparez les badges, remplissez les glacières et installez les tables, chaises, bancs, sonorisation et postes d’accueil avant la première pesée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tournoi de judo ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le gymnase, confirmer les officiels, ouvrir les inscriptions, commander les récompenses et organiser le matériel.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un tournoi de judo ?: Clôturez-les au moins 5 à 7 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, répartir les poules et établir le planning des matchs.
Combien de bénévoles faut-il pour un tournoi de judo ?: Pour un tournoi sur un seul espace de compétition, prévoyez au minimum 8 à 12 bénévoles, en plus des officiels. Répartissez-les entre l’accueil, la pesée, les tables de marque, la buvette, l’installation et le rangement.
Que faut-il préparer la veille d’un tournoi de judo ?: Préparez les badges, les cartes de match, les documents imprimés et les glacières la veille. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, microphones et panneaux de score afin de ne pas découvrir une panne au moment de l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.