Cómo organizar un torneo de judo sin perder el control

Un torneo de judo se organiza en dos líneas paralelas: la competición y la operación del día. Primero fija el pabellón, la fecha, las categorías y el reglamento; después abre las inscripciones y reúne a oficiales y voluntarios. Cuando se cierre la lista, podrás distribuir los grupos, preparar el horario y confirmar el material. El pesaje, las acreditaciones, las tarjetas de competición y la información sobre aparcamiento suelen causar más problemas cuando se dejan para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el pabellón deportivo
2
Confirmar la fecha del torneo
2 personas
3
Determinar las categorías del concurso
2 personas
4
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Invitar a los oficiales
2 personas
10
Programar voluntarios
2 personas
11
Confirmar inscripciones
2 personas
12
Cerrar la lista de participantes
13
Distribuir los grupos
3 personas
14
Hacer el horario del concurso
3 personas
15
Confirmar definitivamente a los oficiales
16
Enviar información a los participantes
2 personas
17
Encargar premios
18
Comprobar el material deportivo
2 personas
19
Pedir el catering
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Comunicar la ruta y el aparcamiento
22
Preparar las acreditaciones de los participantes
2 personas
23
Preparar las tarjetas de competición
2 personas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Llenar las neveras portátiles
2 personas
26
Preparar la carpeta de los oficiales
2 personas
27
Comprobar el material de primeros auxilios
28
Repartir los números de teléfono

Evento

29
Abrir el polideportivo
2 personas
30
Comprobar el suelo y los vestuarios
2 personas
31
Montar las esterillas de competición
8 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Montar las mesas de competición
4 personas
34
Montar el punto de pesaje
2 personas
35
Montar el mostrador de registro
2 personas
36
Montar la mesa de catering
3 personas
37
Colgar señalización
2 personas
38
Probar el sistema de sonido
2 personas
39
Preparar las tarjetas del concurso
2 personas
40
Recibir a los oficiales
2 personas
41
Dar briefing a los oficiales
3 personas
42
Instruir a los voluntarios
3 personas
43
Recepción de participantes
4 personas
44
Registrar a los participantes
4 personas
45
Pesar a los participantes
3 personas
46
Comprobar categorías
2 personas
47
Anunciar la apertura
48
Guiar el calentamiento
2 personas
49
Supervisar las competiciones
12 personas
50
Registrar las puntuaciones
6 personas
51
Procesar las tarjetas del concurso
3 personas
52
Realizar anuncios y leer los textos de anuncio
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Servir café y té
2 personas
55
Colocar el almuerzo y los snacks
2 personas
56
Reponer el catering
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los vestuarios
2 personas
59
Anunciar los grupos de la final
2 personas
60
Acompañar las finales
8 personas
61
Preparar la ceremonia de entrega de medallas
3 personas
62
Entregar premios
3 personas
63
Anunciar el cierre
64
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

65
Recoger los paneles de puntuación
3 personas
66
Desmontar los tapetes de competición
8 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger el catering
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar el pabellón deportivo
4 personas
72
Dejar los vestuarios limpios
2 personas
73
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Recoger objetos perdidos
76
Cerrar el recinto
2 personas
77
Publicar los resultados
2 personas
78
Compartir fotos
79
Agradecer a los participantes
2 personas
80
Comprobar la fianza y el material prestado
2 personas
81
Devolver el material prestado
2 personas
82
Guardar las compras sobrantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Colchonetas de judocant. 120
Bordes de esterillacant. 24
Marcadorescant. 6
Relojes de competicióncant. 6
Cinturones de judo rojoscant. 12
Cinturones de judo blancoscant. 12
Básculas de pesajecant. 2
Silbatoscant. 8
Cronómetroscant. 8
Cintas decorativascant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 60
Bancoscant. 8
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8
Carpas de fiestacant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Banners del torneocant. 4
Cartel de bienvenida
Señales de orientacióncant. 8
Mantelescant. 12
Mesas de medallascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Artículos de papel

Credenciales de participantescant. 150
Credenciales de oficialescant. 30
Tarjetas de competicióncant. 300
Listas de participantescant. 20
Cuadros de gruposcant. 30
Normascant. 40
Folletos del programacant. 180
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 12
Papel de impresióncant. 500
Cinta adhesivacant. 8
Cinta americanacant. 6
Pegatinas con nombrecant. 200
Sobrescant. 40

Premios

Medallas de orocant. 30
Medallas de platacant. 30
Medallas de broncecant. 60
Diplomascant. 150
Copas de relevocant. 6
Bolsas de premioscant. 150

Seguridad

Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 4
Señales de salida de emergenciacant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12

Consejos

Reserva el pabellón y confirma la fecha antes de abrir las inscripciones. Sin una duración realista para el montaje, el pesaje y la competición, el horario se queda corto desde el principio.
Define las categorías y el reglamento antes de enviar invitaciones. Indica también la fecha de cierre de inscripciones y reserva varios días para revisar pesos, grupos y preferencias dietéticas.
Cierra la lista de participantes antes de distribuir los grupos y hacer el horario. Confirma entonces a los oficiales, asigna voluntarios y envía a cada participante la información práctica del torneo.
Haz una comprobación física del material deportivo antes del día del torneo: colchonetas, bordes de esterilla, marcadores, relojes, cinturones, básculas, silbatos y cronómetros. Prueba también el portátil, la impresora, los alargadores y el equipo de sonido.
Prepara con antelación las acreditaciones y las tarjetas de competición, y comunica la ruta y el aparcamiento. El día anterior, deja listas las neveras portátiles, los termos, los vasos y el catering para no mezclar logística con el pesaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de judo?: Empieza al menos 8 semanas antes: primero reserva el pabellón, confirma la fecha y define las categorías y el reglamento. Cierra las inscripciones varios días antes del torneo para poder formar los grupos y preparar el horario.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un torneo de judo?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes de la competición. Ese margen permite confirmar participantes, revisar categorías y pesos, distribuir grupos y enviar la información definitiva.
¿Qué hay que preparar para el pesaje?: Prepara las básculas, una mesa de control, las acreditaciones y las tarjetas de competición antes de abrir el pabellón. Reserva al menos 30 minutos para comprobar el material y organizar el flujo de participantes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un torneo de judo?: Calcula como mínimo 1 voluntario por mesa o área activa y añade 2 personas para recepción y circulación. Confirma los turnos con varios días de antelación para cubrir pausas, pesaje y entrega de premios.

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