Checklist pour organiser un tournoi de judo

Un tournoi de judo se prépare dans un ordre précis : réserver le gymnase, fixer le règlement, ouvrir les inscriptions, puis construire le planning des combats. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, les officiels, les bénévoles et le matériel. La pesée, les tableaux de scores et l’accueil doivent être prêts avant l’arrivée du premier judoka. Cette checklist rassemble les 82 tâches et les 76 fournitures nécessaires pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le gymnase
Confirmer la date du tournoi
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Définir le règlement du concours
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inviter les officiels
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Clôturer la liste des participants
Répartir les poules
3 personnes
Établir le planning des matchs
3 personnes
Confirmer définitivement les officiels
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Commander les prix
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Préparer les badges des participants
2 personnes
Préparer les cartes de match
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Composer le dossier des officiels
2 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Distribuer les numéros de téléphone

Événement

Ouvrir le gymnase
2 personnes
Vérifier le sol et les vestiaires
2 personnes
Monter les tapis de compétition
8 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place les tables de compétition
4 personnes
Aménager le point de pesée
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer les cartes du match
2 personnes
Accueillir les officiels
2 personnes
Faire le briefing des officiels
3 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Pesée des participants
3 personnes
Vérifier les catégories
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer l'échauffement
2 personnes
Encadrer les matchs
12 personnes
Enregistrer les scores
6 personnes
Traiter les cartons de match
3 personnes
Faire les annonces et lire les textes d'annonce
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Installer le déjeuner et les snacks
2 personnes
Ravitailler le catering
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les vestiaires
2 personnes
Annoncer les poules de la finale
2 personnes
Encadrer les finales
8 personnes
Préparer la cérémonie de remise des médailles
3 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Annoncer la clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Récupérer les tableaux de score
3 personnes
Démonter les tapis de compétition
8 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le gymnase
4 personnes
Laisser les vestiaires propres
2 personnes
Démonter la sono
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Partager les photos
Remercier les participants
2 personnes
Vérifier la caution et le matériel emprunté
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis de judoqté 120
Bordures de tapisqté 24
Panneaux de scoreqté 6
Pendule de matchqté 6
Ceintures de judo rougesqté 12
Ceintures de judo blanchesqté 12
Balances de peséeqté 2
Siffletsqté 8
Chronomètresqté 8
Rubans décoratifsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 60
Bancsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 8
Tentes de réceptionqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 20

Décoration

Bannières du tournoiqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Nappesqté 12
Tables des médaillesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Papeterie

Badges des participantsqté 150
Badges des officielsqté 30
Cartes de matchqté 300
Listes de participantsqté 20
Tableaux des poulesqté 30
Règlementsqté 40
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 40
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 12
Papier d’impressionqté 500
Ruban adhésifqté 8
Ruban adhésifqté 6
Étiquettes nominativesqté 200
Enveloppesqté 40

Prix

Médailles d’orqté 30
Médailles d'argentqté 30
Médailles de bronzeqté 60
Diplômesqté 150
Gobelets réutilisablesqté 6
Sacs à prixqté 150

Sécurité

Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 4
Panneaux de sortie de secoursqté 6
Passe-câblesqté 12

Conseils

Fixe les catégories et le règlement avant l’ouverture des inscriptions : les participants doivent connaître l’âge, le poids, le niveau et les règles appliquées dès le premier jour.
Clôture les inscriptions assez tôt pour répartir les poules et établir le planning des combats. Prévois au moins 3 à 5 jours pour vérifier les doublons, les absences et les demandes alimentaires.
Confirme les officiels et les bénévoles une semaine avant le tournoi, avec un rôle précis pour chacun : pesée, table de marque, arbitrage, accueil, buvette ou premiers secours.
Teste le matériel sportif avant l’ouverture du gymnase : tapis et bordures, balances, pendules, chronomètres, sifflets, ceintures rouges et blanches doivent être disponibles en nombre suffisant.
Prépare la circulation des participants la veille : badges, cartes de match, affichage du planning, itinéraire, stationnement, tables, chaises, bancs et glacières doivent être installés ou regroupés par zone.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un tournoi de judo ?: Ouvre le formulaire environ 6 à 8 semaines avant la date du tournoi. Fixe une date de clôture 7 à 10 jours avant l’événement afin d’avoir le temps de confirmer les participants et de préparer les poules.
Combien de temps avant faut-il établir le planning des combats ?: Établis le planning 3 à 5 jours avant le tournoi, une fois les inscriptions clôturées et les poules réparties. Garde une version imprimée et une copie sur ordinateur pour corriger rapidement une absence ou un changement.
Quand confirmer les officiels et les bénévoles ?: Confirme définitivement les officiels au moins 7 jours avant le tournoi. Envoie aussi à chaque bénévole son horaire et sa mission au plus tard 3 jours avant l’ouverture du gymnase.
Que préparer la veille d’un tournoi de judo ?: La veille, vérifie les tapis, balances, tableaux de score, pendules, chronomètres, sonorisation et trousses de premiers secours. Prépare également les badges, cartes de match, glacières et documents d’accueil pour éviter les impressions de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.