Zo organiseer je een judotoernooi

Begin met de sporthal, de datum en het wedstrijdreglement. Daarna leg je categorieën vast, open je de inschrijving en bouw je stap voor stap naar een gesloten deelnemerslijst, poule-indeling en wedstrijdschema. Officials en vrijwilligers moet je ruim vooraf vastleggen; op de wedstrijddag zelf draait alles om duidelijke informatie, gecontroleerd materiaal en een strakke ontvangst. Met dit plan houd je ook praktische zaken zoals parkeren, dieetwensen, badges en catering in beeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Sporthal reserveren
2
Toernooidatum bevestigen
2 personen
3
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
4
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
5
Inschrijfformulier openen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Officials uitnodigen
2 personen
10
Vrijwilligers inplannen
2 personen
11
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
12
Deelnemerslijst sluiten
13
Poules indelen
3 personen
14
Wedstrijdschema maken
3 personen
15
Officials definitief bevestigen
16
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
17
Prijzen bestellen
18
Sportmateriaal controleren
2 personen
19
Catering bestellen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Route en parkeren communiceren
22
Deelnemersbadges voorbereiden
2 personen
23
Wedstrijdkaarten voorbereiden
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Officialsmap samenstellen
2 personen
27
EHBO-materiaal controleren
28
Telefoonnummers uitdelen

Event

29
Sporthal openen
2 personen
30
Vloer en kleedkamers controleren
2 personen
31
Wedstrijdmatten opbouwen
8 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Wedstrijdtafels inrichten
4 personen
34
Weegpunt inrichten
2 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Cateringtafel inrichten
3 personen
37
Bewegwijzering ophangen
2 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Wedstrijdkaarten klaarleggen
2 personen
40
Officials ontvangen
2 personen
41
Briefing officials geven
3 personen
42
Vrijwilligers instrueren
3 personen
43
Deelnemers ontvangen
4 personen
44
Deelnemers registreren
4 personen
45
Deelnemers wegen
3 personen
46
Categorieën controleren
2 personen
47
Opening aankondigen
48
Warming-up begeleiden
2 personen
49
Wedstrijden begeleiden
12 personen
50
Scores registreren
6 personen
51
Wedstrijdkaarten verwerken
3 personen
52
Omroepen en omroepteksten lezen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Lunch en snacks uitzetten
2 personen
56
Catering aanvullen
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Kleedkamers controleren
2 personen
59
Finalepoules bekendmaken
2 personen
60
Finales begeleiden
8 personen
61
Medailleceremonie voorbereiden
3 personen
62
Prijzen uitreiken
3 personen
63
Afsluiting aankondigen
64
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

65
Scoreborden verzamelen
3 personen
66
Wedstrijdmatten afbreken
8 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Catering opruimen
3 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Sporthal schoonmaken
4 personen
72
Kleedkamers schoon achterlaten
2 personen
73
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Gevonden voorwerpen verzamelen
76
Locatie afsluiten
2 personen
77
Uitslagen publiceren
2 personen
78
Foto's delen
79
Deelnemers bedanken
2 personen
80
Borg en geleende materialen controleren
2 personen
81
Geleende materialen retourneren
2 personen
82
Overgebleven boodschappen opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Judomattenaantal 120
Mattenrandenaantal 24
Scorebordenaantal 6
Wedstrijdklokkenaantal 6
Judogordels roodaantal 12
Judogordels witaantal 12
Wegingsschalenaantal 2
Fluitjesaantal 8
Stopwatchesaantal 8
Sierlintenaantal 20
EHBO-koffersaantal 2

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 60
Bankenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Partytentenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsset
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Toernooibannersaantal 4
Welkomstbord
Wegwijzerbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Medailletafelsaantal 2

Verlichting

LED-lampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Papierwaren

Deelnemersbadgesaantal 150
Officialsbadgesaantal 30
Wedstrijdkaartenaantal 300
Deelnemerslijstenaantal 20
Pouleschema'saantal 30
Reglementenaantal 40
Programmafoldersaantal 180
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 12
Printpapieraantal 500
Plakbandaantal 8
Ducttapeaantal 6
Naamstickersaantal 200
Enveloppenaantal 40

Prijzen

Gouden medaillesaantal 30
Zilveren medaillesaantal 30
Bronzen medaillesaantal 60
Oorkondesaantal 150
Wisselbekersaantal 6
Prijszakkenaantal 150

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 4
Nooduitgangbordjesaantal 6
Kabelmattenaantal 12

Tips

Leg categorieën, weegmomenten en het wedstrijdreglement vast vóór je het inschrijfformulier opent. Anders moet je deelnemers later opnieuw informeren of inschrijvingen corrigeren.
Sluit de deelnemerslijst op een afgesproken moment, bijvoorbeeld 7 dagen voor het toernooi. Plan daarna pas de poules en het wedstrijdschema, zodat wijzigingen beperkt blijven.
Bevestig officials en vrijwilligers uiterlijk 2 weken vooraf en geef iedereen een concrete taak. Zorg naast wedstrijdbegeleiding ook voor mensen bij ontvangst, wegen, catering en de scoretafels.
Controleer het sportmateriaal minstens 3 dagen voor de wedstrijddag. Test wedstrijdklokken, scoreborden, stopwatches en geluidsset; tel ook judomatten, mattenranden en EHBO-koffers na.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen vooraf met route, parkeren, aanmeldtijd, weegmoment en dieetkeuzes. Bereid badges en wedstrijdkaarten vooraf voor en vul koelboxen pas op de wedstrijddag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een judotoernooi organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de sporthal, datum en wedstrijdcategorieën. Open de inschrijving daarna en houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen, poules, materiaalcontrole en deelnemersinformatie.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een judotoernooi?: Sluit de deelnemerslijst bij voorkeur 7 dagen voor het toernooi. Zo heb je tijd om aanmeldingen te controleren, poules in te delen, wedstrijdkaarten te maken en het schema te verspreiden.
Hoeveel officials en vrijwilligers heb je nodig voor een judotoernooi?: Plan per wedstrijdmat minimaal één official bij de mat en één persoon voor tijd en score. Voeg daarnaast mensen toe voor ontvangst, wegen, catering en algemene coördinatie; het exacte aantal hangt af van het aantal matten en deelnemers.
Wanneer controleer je het materiaal voor een judotoernooi?: Doe een volledige controle 3 dagen vooraf en een korte hercontrole op de ochtend zelf. Test klokken, scoreborden, stopwatches en geluidsapparatuur en controleer of alle matten, gordels en EHBO-koffers aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.