Comment organiser un tea time, étape par étape

Un tea time se prépare d’abord comme un repas assis, puis comme un service de boissons. Commence par fixer le nombre d’invités, recueille les besoins alimentaires et réserve un lieu adapté aux tables et au buffet. Trois à quatre semaines avant, verrouille les inscriptions et la restauration ; la veille, prépare les éléments qui se conservent et vérifie le matériel de service. Le jour même, installe les tables avant de préparer les sandwichs, les fruits, les scones, le thé et le café.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Confirmer les inscriptions
6
Réserver le lieu
7
Finaliser les accords de restauration
8
Définir la disposition des tables
9
Préparer les menus
10
Créer des badges nominatifs
11
Vérifier la liste des courses
12
Faire les courses
2 personnes
13
Conserver le stock au frais
14
Tester le service de thé et de café
15
Préparer les en-cas
3 personnes
16
Laver et couper les fruits
2 personnes
17
Préparer les sandwiches
3 personnes
18
Cuire les scones
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Dresser les tables
3 personnes
22
Préparer la vaisselle
2 personnes
23
Installer le buffet
3 personnes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Mettre de côté les portions diététiques
2 personnes
27
Installer la table d’accueil

Événement

28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Accompagner les invités à table
2 personnes
30
Servir le thé et le café
3 personnes
31
Servir des bouchées salées
3 personnes
32
Servir des douceurs
3 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
35
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

36
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Nettoyer l’espace
3 personnes
42
Remettre le stock en place
43
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Table de service
Portant à crochets pour vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Tasses à théqté 50
Plateaux à théqté 50
Théièresqté 8
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6
Fourchettes à gâteauqté 50
Cuillères à caféqté 50
Cuillères de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Présentoirs à étagesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Verres à eauqté 50
Carafesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Plaques de cuissonqté 4
Gants de cuisineqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Plaques chauffantesqté 3
Glacièresqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Porte-serviettesqté 6
Compositions floralesqté 6
Cartes de menuqté 45
Badges nominatifsqté 45
Numéros de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demande les besoins alimentaires dès l’invitation et relance les personnes qui n’ont pas répondu sous 7 jours. Confirme ensuite l’effectif final au traiteur ou à la personne chargée des courses.
Prévois une place assise et une tasse par invité, puis ajoute environ 10 % de vaisselle et de verres pour les accidents ou les oublis. Vérifie aussi les pinces, cuillères de service et plateaux avant l’installation.
Installe le buffet et les tables au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités. Garde une table distincte pour le service du thé et du café afin d’éviter les files devant les aliments.
Prépare les sandwichs et coupe les fruits le plus tard possible, idéalement dans les 2 heures précédant le service. Conserve au frais ce qui doit l’être et ne laisse pas les produits fragiles attendre sur le buffet.
Teste la bouilloire, la machine à café et les plaques chauffantes avant le début. Prépare le thé et le café par petites quantités plutôt qu’une grande réserve qui refroidit ; garde les boissons chaudes accessibles sans bloquer le passage.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un tea time ?: Commence 3 à 4 semaines avant avec la liste des invités, le lieu et les invitations. Garde les 2 derniers jours pour les courses, la préparation des aliments et la vérification de la vaisselle et des appareils.
Quelle quantité de nourriture prévoir pour un tea time ?: Pour un tea time de 2 heures, prévois environ 4 à 6 bouchées salées et 2 à 3 portions sucrées par personne. Ajoute 10 % si les invités arrivent directement d’un repas éloigné ou si le tea time remplace un déjeuner.
Quand confirmer le nombre d’invités pour un tea time ?: Fixe une date limite de réponse 10 à 14 jours avant l’événement. Confirme l’effectif définitif au plus tard 7 jours avant, notamment pour les besoins alimentaires et les quantités de restauration.
Comment organiser le buffet d’un tea time ?: Place les assiettes et les serviettes au début, puis les aliments salés, les scones et les desserts ; termine par les boissons et les tasses. Laisse au moins 90 minutes avant l’arrivée pour dresser les tables et vérifie que chaque plat dispose de son ustensile de service.

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