Organiser un tea time : la méthode pratique

Pour organiser un tea time, commencez par fixer le nombre de convives avant de choisir les quantités, la salle et le matériel. Les inscriptions servent aussi à repérer les allergies et les régimes alimentaires, souvent oubliés jusqu’au jour même. Prévoyez ensuite le menu, les portions et la vaisselle adaptée au thé, au café et aux pâtisseries. La veille, refroidissez les boissons et vérifiez les livraisons ; le jour J, installez le buffet avant l’arrivée des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Réserver le lieu et les tables
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Confirmer les inscriptions
7
Définir le menu et les portions
2 personnes
8
Vérifier les livraisons
9
Inventorier la vaisselle et le matériel
2 personnes
10
Préparer les étiquettes de régime
11
Faire les courses
2 personnes
12
Ranger les produits secs
13
Refroidir les boissons
14
Vérifier les gâteaux et pâtisseries
15
Préparer les garnitures de sandwichs
2 personnes
16
Laver et couper les fruits
2 personnes
17
Nettoyer le lieu
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Mettre en place le linge de table et la vaisselle
3 personnes
20
Installer le buffet et le point boissons
2 personnes
21
Dresser les amuse-bouches salés
3 personnes
22
Dresser les amuse-bouches sucrés
3 personnes
23
Préparer le thé et le café
2 personnes

Événement

24
Accueil des invités
2 personnes
25
Expliquer les options diététiques
26
Servir le thé et le café
2 personnes
27
Servir des bouchées salées
2 personnes
28
Servir des douceurs
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
31
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

32
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
33
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
34
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
35
Nettoyer le lieu
2 personnes
36
Collecter et évacuer les déchets
37
Retourner les matériels
2 personnes
38
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 32
Buffet de serviceqté 2
Porte-manteau

Vaisselle

Tasses à théqté 36
Plateaux à théqté 36
Tasses à caféqté 36
Sous-tasses à caféqté 36
Assiettes à pâtisserieqté 40
Fourchettes à gâteauqté 40
Cuillères à caféqté 40
Couteaux à beurreqté 12
Verres à eauqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Présentoirs à gâteauxqté 6
Présentoirs à étagesqté 8
Théièresqté 8
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Carafes de serviceqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 6
Compositions floralesqté 6
Présentoirs de menuqté 6

Catering

Courses
Bacs alimentairesqté 12
Étiquettes des boissonsqté 20
Étiquettes alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 3
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Conseils

Fixez les inscriptions au moins 7 jours avant le tea time et demandez à chaque invité ses besoins alimentaires. Gardez une liste finale pour préparer les étiquettes de régime et confirmer les places.
Comptez la vaisselle à partir du nombre de personnes, avec environ 10 % de tasses, assiettes et couverts supplémentaires. Les pinces de service, cuillères à café et couteaux à beurre manquent souvent au moment de dresser le buffet.
Préparez les éléments qui supportent l’attente la veille : produits secs rangés, boissons mises au frais et garnitures de sandwichs prêtes. Lavez et coupez les fruits le jour même pour éviter qu’ils ne se dessèchent.
Installez les tables, les chaises, le linge de table et le buffet au moins 60 minutes avant l’accueil. Séparez clairement le point boissons du buffet afin d’éviter une file devant les gâteaux.
Vérifiez les gâteaux, pâtisseries et livraisons avant de dresser les présentoirs. Préparez le thé et le café en dernier, puis gardez de l’eau chaude en réserve dans des thermos pour éviter une interruption pendant le service.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un tea time ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures de préparation le jour même, en plus des achats et des confirmations. Commencez l’installation 60 à 90 minutes avant l’arrivée des invités.
Quand envoyer les invitations pour un tea time ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, puis fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants et d’adapter le menu.
Quelle quantité de thé prévoir par personne ?: Prévoyez environ 2 à 3 tasses par personne pour un tea time de deux heures, puis une marge de 10 %. Gardez aussi de l’eau chaude supplémentaire dans un thermos pour les renouvellements.
Que préparer la veille pour un tea time ?: La veille, rangez les produits secs, refroidissez les boissons, vérifiez les gâteaux et contrôlez les livraisons. Vous pouvez aussi préparer les étiquettes alimentaires et les garnitures qui se conservent au frais.

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