Organiser un tea time, étape par étape

Un tea time se prépare surtout dans le bon ordre : confirmer les invités, recueillir les besoins alimentaires, puis arrêter le menu et le matériel. Prévoyez une table de buffet séparée des tables d’invités et vérifiez assez tôt les tasses, plateaux, bouilloires et assiettes à gâteau. Les sandwiches, fruits et scones ne se préparent pas tous au même moment : gardez les produits frais pour le dernier jour et réservez la mise en place finale aux dernières heures.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Définir le nombre final d’invités
6
Composer le menu
2 personnes
7
Enregistrer le menu diététique
2 personnes
8
Réserver le mobilier et la vaisselle
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
11
Commander des produits frais
12
Vérifier le lieu et la cuisine
2 personnes
13
Définir la disposition des tables
2 personnes
14
Préparer la décoration
2 personnes
15
Récupérer les produits frais
2 personnes
16
Préparer les garnitures de sandwichs
3 personnes
17
Préparer les sandwiches
3 personnes
18
Cuire les scones
2 personnes
19
Laver et couper les fruits
2 personnes
20
Disposer les pâtisseries sur des plateaux
2 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
2 personnes
24
Dresser les tables
3 personnes
25
Suspendre la décoration
2 personnes
26
Installer les stations de thé
2 personnes
27
Aménager la table d'accueil

Événement

28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Servir le thé et le café
3 personnes
30
Servir des bouchées salées
3 personnes
31
Servir des douceurs
3 personnes
32
Servir séparément les plats spéciaux
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
35
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

36
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Retirer la décoration
2 personnes
40
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
41
Nettoyer la cuisine
2 personnes
42
Nettoyer l’espace
2 personnes
43
Vérifier le matériel emprunté
44
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 5
Chaisesqté 32
Table de buffet
Portant à vêtements

Vaisselle

Tasses à théqté 36
Plateaux à théqté 36
Assiettes à gâteauqté 36
Fourchettes à gâteauqté 36
Cuillères à caféqté 36
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Petits pots de beurreqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machine à café
Glacièresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 4
Plaques de cuissonqté 3
Plats de service avec présentoirqté 6

Décoration

Nappesqté 5
Compositions floralesqté 5
Badges nominatifsqté 32
Décoration de tableqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 3
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 10
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre définitif d’invités au moins 7 jours avant le tea time. Utilisez ce chiffre pour ajuster les sandwiches, les pâtisseries, les scones, les tasses et les places assises, plutôt que de commander au dernier moment.
Demandez les besoins alimentaires dès l’invitation et notez-les avant de composer le menu. Prévoyez un repérage clair des options adaptées afin d’éviter qu’un régime particulier soit oublié au moment du service.
Achetez les produits non périssables plusieurs jours à l’avance, puis commandez ou récupérez les produits frais la veille ou le jour même. Les garnitures de sandwiches, les fruits coupés et les boissons froides perdent rapidement en qualité s’ils sont préparés trop tôt.
Vérifiez la cuisine avant les courses : nombre de bouilloires, espace disponible, prises, plaques de cuisson et place pour les saladiers. Un tea time peut être prêt côté salle tout en prenant du retard si la cuisine ne permet pas de cuire les scones et de préparer les plateaux en parallèle.
Gardez les 2 à 3 dernières heures pour installer les tables et les chaises, dresser les nappes, disposer les plateaux et suspendre la décoration. Mettez les boissons au frais avant l’arrivée des invités et prévoyez un espace visible pour les déchets et la vaisselle utilisée.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un tea time ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant afin de finaliser les quantités et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il pour préparer un tea time ?: Comptez plusieurs jours pour les invitations, les réponses, les achats et la location du mobilier ou de la vaisselle. Le jour même, prévoyez environ 3 heures pour les préparations finales et 2 à 3 heures pour l’installation complète.
Quand préparer les sandwiches et les scones pour un tea time ?: Préparez les garnitures à l’avance si nécessaire, mais assemblez les sandwiches le jour même pour éviter qu’ils ne ramollissent. Faites cuire les scones le jour du tea time, idéalement quelques heures avant le service.
Combien de tasses et d’assiettes prévoir pour un tea time ?: Prévoyez au minimum une tasse, une assiette à gâteau et une fourchette par invité, plus 10 à 15 % de réserve. Pour 20 invités, cela représente au moins 22 à 23 exemplaires de chaque pièce.

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