Organiser un spectacle de théâtre musical, étape par étape

Un spectacle de théâtre musical se construit dans un ordre précis : d’abord le spectacle, la date et la salle, puis les artistes, les droits et les répétitions. La technique, les costumes et le décor doivent être validés avant la répétition technique, pas la veille. En parallèle, prépare la billetterie et la promotion assez tôt pour remplir la salle. Ce guide t’aide à coordonner les équipes, le public et les détails pratiques jusqu’au jour de la représentation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer le spectacle et la date
2 personnes
2
Réserver le lieu et l’espace de jeu
2 personnes
3
Vérifier les permis et les droits
2 personnes
4
Confirmer les artistes et les techniciens
2 personnes
5
Créer le programme et la playlist
2 personnes
6
Réserver la salle de répétition
7
Rédiger le texte promotionnel
2 personnes
8
Créer l’affiche et le visuel en ligne
2 personnes
9
Publier la représentation en ligne
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir la billetterie
12
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
13
Distribuer la promotion locale
2 personnes
14
Traiter les inscriptions
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Réserver la restauration et les boissons de pause
2 personnes
17
Recenser les besoins techniques
2 personnes
18
Élaborer le plan lumière et le plan son
2 personnes
19
Élaborer le design du décor
2 personnes
20
Vérifier les costumes et les accessoires
2 personnes
21
Planifier les bénévoles
2 personnes
22
Établir le déroulé et la liste de contacts
2 personnes
23
Préparer les informations au public
24
Vérifier la liste des billets et la liste des invités
2 personnes
25
Planifier la répétition technique
2 personnes
26
Transporter le décor et les accessoires
3 personnes
27
Faire les courses
2 personnes
28
Préparer les costumes
2 personnes
29
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
31
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
32
Monter la décoration
4 personnes
33
Installer les sièges du public
3 personnes
34
Monter l’installation lumière
3 personnes
35
Installer le système de sonorisation
3 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Tester la musique et les cues
2 personnes
38
Aménager l'espace costumes
2 personnes
39
Préparer les accessoires par scène
2 personnes
40
Monter le buffet traiteur
3 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Installer le point café et thé
2 personnes
43
Préparer les programmes et les billets
2 personnes
44
Effectuer la répétition technique
6 personnes
45
Faire le briefing des artistes
3 personnes

Événement

46
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
47
Vérifier les billets
2 personnes
48
Distribuer les programmes
2 personnes
49
Accompagner les visiteurs jusqu’aux sièges
2 personnes
50
Annoncer le spectacle
51
Exécuter la première partie du spectacle
8 personnes
52
Servir les boissons de la pause
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
55
Exécuter la deuxième partie du spectacle
8 personnes
56
Animer les applaudissements et le discours de remerciement
2 personnes
57
Faire quitter le public en toute sécurité
3 personnes
58
Accueillir les artistes
2 personnes

Suivi

59
Démonter le décor
4 personnes
60
Éteindre l'éclairage
2 personnes
61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Rassembler les costumes
2 personnes
63
Emballer les accessoires
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger le service traiteur
3 personnes
66
Rassembler les déchets
2 personnes
67
Nettoyer la salle
3 personnes
68
Remettre les chaises du public en place
3 personnes
69
Inventorier le matériel et les fournitures
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger la décoration et les accessoires
3 personnes
72
Laver et ranger les costumes
2 personnes
73
Stocker la restauration non utilisée
74
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Portants à vêtementsqté 3
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Éléments de scèneqté 12
Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable pour les cues audio
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Piles de rechangeqté 24
Clés USBqté 3
Casques de rechangeqté 2

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 8
Projecteurs frontaux LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage de travailqté 4
Lampes à batterieqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Rideaux de scèneqté 2
Panneaux décoratifsqté 6
Lumières décorativesqté 6
Compositions floralesqté 4
Panneau d’entrée
Pupitres de programmeqté 2
Rideaux de scène noirsqté 4
Passe-câblesqté 12
Housses de costumesqté 20
Cintresqté 40

Vaisselle

Verres à eauqté 130
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à dessertqté 130
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 12
Pinces de serviceqté 8
Distributeurs de boissonsqté 3
Torchonsqté 12
Tire-bouchonsqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Pains de glaceqté 12
Verres doseursqté 3
Thermomètreqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Sacs poubelleqté 20

Vêtements

Miroirs de maquillageqté 4
Défroisseurs vapeurqté 2
Kits de coutureqté 2
Épingles de sûretéqté 100

Autre

Billetterie
Numéros de vestiaireqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Badges nominatifsqté 30
Textes de scèneqté 12
Notes adhésivesqté 6
Ruban adhésifqté 4
Roll-containersqté 4

Conseils

Commence par bloquer le spectacle, la date et l’espace de jeu. Vérifie immédiatement les permis, les droits d’auteur et les contraintes de la salle : une autorisation manquante peut retarder toute la production de plusieurs semaines.
Réserve la salle de répétition dès que les artistes et les techniciens sont confirmés. Prévois au moins une répétition technique complète avec les micros, la table de mixage, les cues audio, les projecteurs et les changements de décor.
Ouvre la billetterie dès que le programme, le visuel et les informations pratiques sont prêts, idéalement 3 à 4 semaines avant la représentation. Garde une liste distincte pour les billets vendus et les invités afin d’éviter les doublons à l’accueil.
Ne traite pas les costumes, accessoires et besoins alimentaires au dernier moment. Demande les tailles, allergies et régimes au moins 10 jours avant, puis vérifie les portants, tables de loge, chaises et espaces de vestiaire sur place.
Prépare un déroulé minute par minute et une liste de contacts 48 heures avant l’ouverture des portes. Indique qui gère l’accueil, les artistes, le son, la lumière, les bénévoles et les imprévus, avec un éclairage de travail disponible en coulisses.

Questions fréquentes

Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle de théâtre musical ?: Ouvre-la environ 3 à 4 semaines avant la représentation, dès que la date, la salle et le programme sont confirmés. Cela laisse le temps d’envoyer les invitations et de publier plusieurs rappels.
Combien de répétitions faut-il prévoir pour un spectacle de théâtre musical ?: Prévois plusieurs répétitions artistiques, puis au moins une répétition technique complète dans la salle. Cette dernière doit couvrir le son, les lumières, les micros, les changements de décor et les cues audio avant le jour du spectacle.
Quand vérifier les droits et les autorisations d’un spectacle musical ?: Vérifie les droits et les permis dès que le spectacle et la date sont choisis, idéalement plusieurs semaines avant la réservation définitive. N’attends pas la mise en vente des billets : une autorisation refusée peut obliger à modifier le programme ou le lieu.
Que faut-il préparer le jour d’un spectacle de théâtre musical ?: Prépare le déroulé, la liste des contacts, les billets, les invités, les costumes, les accessoires et le matériel technique au plus tard 48 heures avant. Le jour même, fais un contrôle de la salle, des branchements, de l’éclairage de travail et des espaces de loge avant l’arrivée du public.

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