Cómo organizar un espectáculo de teatro musical sin perder el control

Organizar un espectáculo de teatro musical exige coordinar escenario, artistas, técnicos y público en un orden preciso. Empieza por cerrar la actuación, la fecha y la sala; después confirma permisos, derechos, reparto y necesidades técnicas. Mientras avanzan los ensayos, prepara la venta de entradas, la promoción, el catering del descanso y la información para el público. La última semana debe servir para comprobar listas, vestuario, accesorios, luces, sonido y el ensayo técnico, no para tomar decisiones básicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la actuación y la fecha
2 personas
2
Reservar el lugar y el espacio de juego
2 personas
3
Comprobar permisos y derechos
2 personas
4
Confirmar artistas y técnicos
2 personas
5
Crear el programa y la lista de reproducción
2 personas
6
Reservar la sala de ensayo
7
Escribir texto promocional
2 personas
8
Crear cartel y material online
2 personas
9
Publicar el espectáculo en línea
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Abrir la venta de entradas
12
Publicar promoción en redes sociales
13
Distribuir la promoción local
2 personas
14
Gestionar inscripciones
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Reservar catering y bebida del descanso
2 personas
17
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
18
Elaborar el plan de luces y sonido
2 personas
19
Desarrollar el diseño de la decoración
2 personas
20
Comprobar los disfraces y accesorios
2 personas
21
Programar voluntarios
2 personas
22
Preparar el programa y la lista de contactos
2 personas
23
Preparar información para el público
24
Comprobar la lista de tickets y la lista de invitados
2 personas
25
Planificar el ensayo técnico
2 personas
26
Transportar la decoración y el atrezzo
3 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Preparar los disfraces
2 personas
29
Preparar el mostrador de atención al público
2 personas
30
Abrir y revisar el lugar
2 personas
31
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
32
Montar la decoración
4 personas
33
Colocar las sillas para el público
3 personas
34
Montar la instalación de iluminación
3 personas
35
Montar el sistema de sonido
3 personas
36
Probar los micrófonos
2 personas
37
Probar la música y las señales
2 personas
38
Preparar el vestuario
2 personas
39
Preparar el atrezzo por escena
2 personas
40
Montar el bufé de catering
3 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Montar el punto de café y té
2 personas
43
Dejar listas las entradas y los tickets
2 personas
44
Realizar el ensayo técnico
6 personas
45
Dar la briefing a los artistas
3 personas

Evento

46
Abrir la entrada del público
3 personas
47
Comprobar las entradas
2 personas
48
Repartir programas
2 personas
49
Guiar a los visitantes a sus asientos
2 personas
50
Anunciar la función
51
Realizar la primera parte del espectáculo
8 personas
52
Servir la bebida del descanso
4 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Acompañar al público de vuelta a la sala
2 personas
55
Realizar la segunda parte de la presentación
8 personas
56
Coordinar los aplausos y el discurso de agradecimiento
2 personas
57
Hacer salir al público de forma segura
3 personas
58
Dirigirse a los artistas para la recepción
2 personas

Seguimiento

59
Desmontar la decoración
4 personas
60
Apagar la iluminación
2 personas
61
Apagar el equipo de sonido
2 personas
62
Reunir los trajes
2 personas
63
Empaquetar los accesorios
2 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Recoger el catering
3 personas
66
Recoger la basura
2 personas
67
Limpiar la sala
3 personas
68
Volver a colocar las sillas del público
3 personas
69
Inventariar equipos y materiales
2 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Guardar la decoración y los atrezos
3 personas
72
Lavar y guardar los disfraces
2 personas
73
Guardar el catering no utilizado
74
Realizar la revisión final del recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 120
Mesas plegablescant. 8
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Percheroscant. 3
Mesas de vestuariocant. 3
Sillas del vestuariocant. 12
Papeleracant. 8

Equipo

Elementos del escenariocant. 12
Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Portátil para señales de audio
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Baterías de repuestocant. 24
Memorias USBcant. 3
Auriculares de repuestocant. 2

Iluminación

Focos LED de teatrocant. 8
Focos frontales LEDcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4
Controlador de luces
Iluminación de trabajocant. 4
Lámparas de bateríacant. 6

Decoración

Telones de fondocant. 3
Cortinas del escenariocant. 2
Paneles decorativoscant. 6
Luces decorativascant. 6
Arreglos floralescant. 4
Cartel de entrada
Atriles para programascant. 2
Telones negros para el escenariocant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Fundas para disfracescant. 20
Perchascant. 40

Vajilla

Vasos para aguacant. 130
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platos de postrecant. 130
Cucharillas de cafécant. 80
Cucharones de servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cuencoscant. 12
Pinzas de servircant. 8
Dispensadores de bebidascant. 3
Paños de cocinacant. 12
Sacacorchoscant. 2
Abrebotellascant. 3
Acumuladores de fríocant. 12
Jarras medidorascant. 3
Termómetrocant. 2

Catering

Compras

Limpieza

Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Bolsas para cubos de basuracant. 20

Ropa

Espejos de maquillajecant. 4
Vaporizadores de ropacant. 2
Kits de costuracant. 2
Imperdiblescant. 100

Otros

Taquilla
Números de guardarropacant. 150
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 4
Tarjetas de nombrecant. 30
Textos del escenariocant. 12
Notas adhesivascant. 6
Cinta americanacant. 4
Contenedores rodantescant. 4

Consejos

Reserva la sala de ensayo en cuanto confirmes la fecha: necesitarás al menos una sesión específica para probar entradas, cambios y movimientos en el espacio de juego.
Pide los requisitos técnicos por escrito antes de contratar el equipo. La mesa de mezclas, los monitores, los micrófonos y las cajas DI deben encajar con las señales de audio previstas.
No abras la venta de entradas hasta tener confirmados el aforo, la distribución de asientos y el procedimiento de acceso. Revisa la lista de tickets y la de invitados el día anterior.
Calcula el catering del descanso a partir de las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido. Deja definido quién repone bebidas y quién atiende al público durante el intervalo.
Programa el ensayo técnico con tiempo suficiente para corregir problemas de luces, sonido, telones, decoración y cambios de vestuario. Ten preparada iluminación de trabajo para los montajes y desplazamientos fuera de escena.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar un espectáculo de teatro musical?: Empieza al menos 8 semanas antes de la función. Las primeras 2 semanas deberían cubrir la fecha, la sala, los permisos, los derechos, el reparto y la reserva del espacio de ensayo.
¿Cuándo hay que abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando estén confirmados el aforo, el precio definido por la organización, el sistema de acceso y la información básica del espectáculo. Como referencia, hazlo entre 4 y 6 semanas antes de la función para dejar tiempo a la promoción.
¿Cuándo se hace el ensayo técnico de un musical?: Programa el ensayo técnico entre 3 y 7 días antes de la función, y reserva el día del montaje para ajustes finales. Comprueba luces, sonido, micrófonos, monitores, telones y cambios de escena en condiciones reales.
¿Cuántas personas hacen falta para organizar un espectáculo de teatro musical?: Como mínimo, asigna responsables separados para producción, técnica, artistas, acceso del público y vestuario o backstage: 5 funciones distintas. En la función, añade voluntarios según el aforo, las entradas, el catering y el número de cambios de vestuario.

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