Organiser un spectacle de théâtre musical : la checklist

Un spectacle de théâtre musical demande de coordonner artistes, répétitions, salle, technique et accueil du public dans le bon ordre. Commence par fixer la représentation et réserver l’espace de jeu, puis verrouille les droits, l’équipe et le calendrier des répétitions. La billetterie et la communication peuvent démarrer dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés. Les derniers jours servent surtout à tester le son, la lumière, les costumes et le déroulé complet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le spectacle et la date
2 personnes
Réserver le lieu et l’espace de jeu
2 personnes
Vérifier les permis et les droits
2 personnes
Confirmer les artistes et les techniciens
2 personnes
Créer le programme et la playlist
2 personnes
Réserver la salle de répétition
Rédiger le texte promotionnel
2 personnes
Créer l’affiche et le visuel en ligne
2 personnes
Publier la représentation en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer la promotion locale
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la restauration et les boissons de pause
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Élaborer le plan lumière et le plan son
2 personnes
Élaborer le design du décor
2 personnes
Vérifier les costumes et les accessoires
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Établir le déroulé et la liste de contacts
2 personnes
Préparer les informations au public
Vérifier la liste des billets et la liste des invités
2 personnes
Planifier la répétition technique
2 personnes
Transporter le décor et les accessoires
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Préparer le comptoir d’accueil
2 personnes
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Installer les sièges du public
3 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique et les cues
2 personnes
Aménager l'espace costumes
2 personnes
Préparer les accessoires par scène
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les programmes et les billets
2 personnes
Effectuer la répétition technique
6 personnes
Faire le briefing des artistes
3 personnes

Événement

Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Accompagner les visiteurs jusqu’aux sièges
2 personnes
Annoncer le spectacle
Exécuter la première partie du spectacle
8 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Reconduire le public dans la salle
2 personnes
Exécuter la deuxième partie du spectacle
8 personnes
Animer les applaudissements et le discours de remerciement
2 personnes
Faire quitter le public en toute sécurité
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes

Suivi

Démonter le décor
4 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler les costumes
2 personnes
Emballer les accessoires
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Remettre les chaises du public en place
3 personnes
Inventorier le matériel et les fournitures
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la décoration et les accessoires
3 personnes
Laver et ranger les costumes
2 personnes
Stocker la restauration non utilisée
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Tables pliantesqté 8
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Portants à vêtementsqté 3
Tables de logeqté 3
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Éléments de scèneqté 12
Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Ordinateur portable pour les cues audio
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Piles de rechangeqté 24
Clés USBqté 3
Casques de rechangeqté 2

Éclairage

Projecteurs de théâtre LEDqté 8
Projecteurs frontaux LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Contrôleur d'éclairage
Éclairage de travailqté 4
Lampes à batterieqté 6

Décoration

Toiles de fondqté 3
Rideaux de scèneqté 2
Panneaux décoratifsqté 6
Lumières décorativesqté 6
Compositions floralesqté 4
Panneau d’entrée
Pupitres de programmeqté 2
Rideaux de scène noirsqté 4
Passe-câblesqté 12
Housses de costumesqté 20
Cintresqté 40

Vaisselle

Verres à eauqté 130
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettes à dessertqté 130
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Petits bolsqté 12
Pinces de serviceqté 8
Distributeurs de boissonsqté 3
Torchonsqté 12
Tire-bouchonsqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Pains de glaceqté 12
Verres doseursqté 3
Thermomètreqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Sacs poubelleqté 20

Vêtements

Miroirs de maquillageqté 4
Défroisseurs vapeurqté 2
Kits de coutureqté 2
Épingles de sûretéqté 100

Autre

Billetterie
Numéros de vestiaireqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Badges nominatifsqté 30
Textes de scèneqté 12
Notes adhésivesqté 6
Ruban adhésifqté 4
Roll-containersqté 4

Conseils

Réserve la salle de répétition plusieurs semaines avant la première représentation : il faut souvent des créneaux séparés pour le travail artistique et la répétition technique.
Ne repousse pas la billetterie après le lancement de la promotion. Prépare la liste des invités, le suivi des inscriptions et les informations pratiques du public dès l’ouverture des réservations.
Organise une répétition technique complète avant le spectacle, avec les micros sans fil, la table de mixage, les cues audio, les projecteurs LED et l’éclairage de travail.
Prévois les coulisses autant que la scène : portants pour les costumes, tables de loge, chaises, accessoires et un espace clairement identifié pour les changements rapides.
Rassemble dans un seul déroulé les horaires, contacts, entrées, changements de décor, transitions musicales et consignes bénévoles. Imprime-en plusieurs exemplaires pour la régie, l’accueil et les responsables d’équipe.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de théâtre musical ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer la salle, les artistes, les techniciens, les droits, la communication et la billetterie. Un projet avec décor, costumes ou plusieurs représentations demande souvent davantage de temps.
Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle de théâtre musical ?: Ouvrez-la dès que la date, la salle, les tarifs et les informations pratiques sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant la représentation. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et d’ajuster la promotion.
Quand faire la répétition technique ?: Planifiez-la entre 3 et 7 jours avant le spectacle, puis prévoyez un dernier filage dans la salle si le planning le permet. Testez chaque microphone, câble, cue audio, changement de lumière et élément de décor.
Que faut-il prévoir pour les coulisses d’un théâtre musical ?: Prévoyez au moins un portant par zone de changement, des tables et chaises de loge, des accessoires identifiés et un éclairage de travail. Ajoutez du ruban gaffer, des multiprises et des rallonges pour sécuriser les installations techniques.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.