Zo organiseer je een muziektheatervoorstelling

Begin met de voorstelling, datum en speelruimte; pas daarna kun je techniek, repetities en kaartverkoop plannen. Werk vervolgens het programma uit, bevestig artiesten en technici en leg technische wensen vroeg vast. Promotie en publieksinformatie lopen naast de repetities, terwijl decor, kostuums en rekwisieten een eigen controle nodig hebben. In de laatste week draait alles om de doorloop, het draaiboek, de ticketlijst en een team dat precies weet waar het moet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Voorstelling en datum vastleggen
2 personen
2
Locatie en speelruimte reserveren
2 personen
3
Vergunningen en rechten controleren
2 personen
4
Artiesten en technici bevestigen
2 personen
5
Programma en speellijst maken
2 personen
6
Repetitieruimte reserveren
7
Promotietekst schrijven
2 personen
8
Affiche en online beeld maken
2 personen
9
Voorstelling online publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Kaartverkoop openen
12
Promotie op sociale media plaatsen
13
Lokale promotie verspreiden
2 personen
14
Aanmeldingen verwerken
15
Dieetwensen verzamelen
16
Catering en pauzedrank reserveren
2 personen
17
Technische wensen inventariseren
2 personen
18
Lichtplan en geluidsplan maken
2 personen
19
Decorontwerp uitwerken
2 personen
20
Kostuums en rekwisieten controleren
2 personen
21
Vrijwilligers inplannen
2 personen
22
Draaiboek en contactlijst maken
2 personen
23
Publieksinformatie voorbereiden
24
Ticketlijst en gastenlijst controleren
2 personen
25
Technische doorloop plannen
2 personen
26
Decor en rekwisieten vervoeren
3 personen
27
Boodschappen doen
2 personen
28
Kostuums klaarleggen
2 personen
29
Publieksbalie voorbereiden
2 personen
30
Locatie openen en controleren
2 personen
31
Podiumvloer controleren
2 personen
32
Decor opbouwen
4 personen
33
Publieksstoelen opstellen
3 personen
34
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
35
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
36
Microfoons testen
2 personen
37
Muziek en cues testen
2 personen
38
Kostuumruimte inrichten
2 personen
39
Rekwisieten per scène klaarzetten
2 personen
40
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
43
Programma's en tickets klaarleggen
2 personen
44
Technische repetitie uitvoeren
6 personen
45
Artiestenbriefing geven
3 personen

Event

46
Publieksentree openen
3 personen
47
Tickets controleren
2 personen
48
Programma's uitdelen
2 personen
49
Bezoekers naar stoelen begeleiden
2 personen
50
Voorstelling aankondigen
51
Eerste voorstellingdeel uitvoeren
8 personen
52
Pauzedrank serveren
4 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Publiek terug naar zaal begeleiden
2 personen
55
Tweede voorstellingdeel uitvoeren
8 personen
56
Applaus en bedankwoord begeleiden
2 personen
57
Publiek veilig laten vertrekken
3 personen
58
Artiesten aanspreken voor ontvangst
2 personen

Nazorg

59
Decor afbreken
4 personen
60
Lichtapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Kostuums verzamelen
2 personen
63
Rekwisieten inpakken
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Catering opruimen
3 personen
66
Afval verzamelen
2 personen
67
Zaal schoonmaken
3 personen
68
Publieksstoelen terugplaatsen
3 personen
69
Apparatuur en materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Decor en rekwisieten opslaan
3 personen
72
Kostuums wassen en opbergen
2 personen
73
Ongebruikte catering opslaan
74
Locatie eindcontrole uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Kledingrekkenaantal 3
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Podiumelementenaantal 12
Mengtafel
Actieve speakersaantal 2
Monitor-speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Laptop voor audiocues
Audiokabelsaantal 12
Verlengsnoerenaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 6
Reservebatterijenaantal 24
USB-sticksaantal 3
Reservehoofdtelefoonsaantal 2

Verlichting

LED-theaterspotsaantal 8
LED-frontspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Lichtcontroller
Werkverlichtingaantal 4
Batterijlampenaantal 6

Decoratie

Achterdoekenaantal 3
Podiumgordijnenaantal 2
Decorpanelenaantal 6
Decoratieve lampenaantal 6
Bloemstukkenaantal 4
Entreebord
Programmastandaardsaantal 2
Zwarte podiumdoekenaantal 4
Kabelmattenaantal 12
Kostuumhoezenaantal 20
Kledinghangersaantal 40

Servies

Waterglazenaantal 130
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Dessertbordjesaantal 130
Koffielepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Serveertangenaantal 8
Drankdispensersaantal 3
Theedoekenaantal 12
Kurkentrekkersaantal 2
Flessenopenersaantal 3
Koelelementenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Thermometeraantal 2

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Vuilnisbaklinersaantal 20

Kleding

Make-upspiegelsaantal 4
Kledingstomersaantal 2
Naaikitsaantal 2
Veiligheidsspeldenaantal 100

Overig

Ticketbox
Garderobenummersaantal 150
Pennenaantal 20
Clipboardsaantal 4
Naamkaartjesaantal 30
Podiumtekstenaantal 12
Plaknotitiesaantal 6
Ducttapeaantal 4
Rolcontainersaantal 4

Tips

Reserveer de locatie en repetitieruimte voordat je een definitieve speeldatum publiceert. Controleer meteen of podiumelementen, publieksstoelen en kleedkamers beschikbaar zijn, want die worden vaak te laat geregeld.
Leg vergunningen en auteurs- of muziekrechten vast voordat de kaartverkoop opent. Noteer per onderdeel wie de aanvraag doet en plan hiervoor minimaal enkele weken voorbereiding.
Maak het licht- en geluidsplan op basis van de speelruimte, niet alleen op basis van de voorstelling. Controleer onder meer de mengtafel, actieve speakers, monitor-speakers, microfoons, DI-boxen, audiokabels en stroomverdeling tijdens een technische doorloop.
Open de kaartverkoop pas wanneer programma, speeltijd en publieksinformatie definitief zijn. Verzamel dieetwensen uiterlijk een week voor de voorstelling, zodat pauzedrank en catering nog aangepast kunnen worden.
Plan de technische doorloop vóór de speeldag en werk daarna het draaiboek bij. Zet contactgegevens, cues, wissels, vrijwilligers, ticketlijst en gastenlijst op één plek; losse informatie in berichten zorgt vlak voor aanvang voor vertraging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een muziektheatervoorstelling te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een voorstelling met artiesten, techniek, decor en kaartverkoop. Begin eerder als je rechten, vergunningen of een beperkte locatiekeuze moet regelen.
Wanneer moet ik de techniek van een muziektheatervoorstelling regelen?: Inventariseer technische wensen direct na het vastleggen van de locatie en bevestig licht en geluid uiterlijk 4 tot 6 weken voor de voorstelling. Plan de technische doorloop in de laatste week, vóór de generale repetitie of speeldag.
Wanneer open je de kaartverkoop voor een muziektheatervoorstelling?: Open de kaartverkoop zodra datum, programma, locatie, speeltijd en publieksinformatie definitief zijn, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Zo houd je tijd over voor online promotie, uitnodigingen en lokale verspreiding.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor de pauzedrank?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding of kaartverkoop uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling. Geef het definitieve aantal daarna door aan de catering, zodat er gericht kan worden ingekocht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.