Organiser un spectacle de danse, étape par étape

Un spectacle de danse se prépare d’abord comme une production, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par fixer la date et le lieu, confirmer les groupes et construire un programme réaliste. Ensuite, centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations techniques avant de lancer les invitations et la billetterie. Les dernières semaines servent surtout à tester la musique, vérifier les costumes, régler la lumière et répartir précisément les rôles le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer les groupes de danse
2 personnes
3
Établir le programme de la représentation
2 personnes
4
Collecter les données des participants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Suivre la vente des billets
2 personnes
9
Concevoir les livrets du programme
10
Imprimer les livrets de programme
11
Confirmer les réservations
12
Commander le catering
2 personnes
13
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
14
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
15
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
16
Contrôler la piste de danse
2 personnes
17
Vérifier les costumes et les accessoires
3 personnes
18
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
19
Répartir le public
2 personnes
20
Préparer le briefing des collaborateurs
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Dégager la zone de chargement
2 personnes
26
Décharger le matériel
4 personnes
27
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
28
Installer les sièges du public
4 personnes
29
Installer des tables d'accueil
2 personnes
30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Installer la décoration
3 personnes
32
Aménager le vestiaire
2 personnes
33
Installer l’équipement sonore
3 personnes
34
Brancher les microphones
2 personnes
35
Installer l'éclairage
2 personnes
36
Tester la technique
3 personnes
37
Préparer l’ordre de passage musical
38
Aménager les vestiaires
3 personnes
39
Préparer les costumes
3 personnes
40
Installer les accessoires
2 personnes
41
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Mettre en place le point café
2 personnes
44
Vérifier l’entrée et l’itinéraire
2 personnes
45
Accueillir les artistes
2 personnes
46
Enregistrer les artistes
2 personnes
47
Accueillir le public
4 personnes
48
Contrôler les billets
2 personnes
49
Distribuer les programmes
2 personnes
50
Tenir le vestiaire
2 personnes
51
Faire le discours d’ouverture
52
Animer le premier bloc de danse
3 personnes
53
Servir les en-cas de pause
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Animer le deuxième bloc de danse
3 personnes
56
Vérifier les vestiaires
2 personnes
57
Servir le catering du soir
4 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Vérifier l’espace public
2 personnes
60
Encadrer le troisième bloc de danse
3 personnes
61
Prononcer le discours de clôture
62
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
63
Gérer le vestiaire
2 personnes
64
Accompagner les artistes
2 personnes
65
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
66
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
69
Rassembler la vaisselle
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer l'espace public
3 personnes
73
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
74
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
75
Démonter la technique
3 personnes
76
Charger le matériel
4 personnes
77
Fermer le lieu
2 personnes
78
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
79
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
80
Rapporter les costumes et les accessoires
2 personnes
81
Traiter les frais et les reçus
82
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 110
Tables pliantesqté 8
Accueil
Portantsqté 4
Chaises des vestiairesqté 20
Portants à vêtementsqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Ordinateur portable
Sauvegarde USBqté 2
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Ruban gafferqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Filtres de lumièreqté 12

Décoration

Rideaux de théâtreqté 2
Tissu décoratifqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Paniers à lingeqté 6

Catering

Courses

Papeterie

Brochures du programmeqté 130
Billets d'entréeqté 120
Formulaires d’inscriptionqté 40
Stylosqté 20
Post-itqté 6

Vêtements

Housses à vêtementsqté 40
Cintresqté 80
Miroirsqté 4
Brosses à vêtementsqté 4

Autre

Bacs à accessoiresqté 8
Boîtes de rangementqté 10
Diablesqté 2
Ciseaux de sécuritéqté 4

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les groupes : prévoyez une arrivée au moins 3 heures avant le début pour installer la technique, les portants et les espaces de changement.
Construisez le programme en gardant 5 à 10 minutes entre deux groupes. Ce temps absorbe les changements de costumes, les déplacements et les éventuels problèmes de fichiers musicaux.
Demandez les données des participants et les besoins alimentaires dès l’inscription, puis relancez les personnes manquantes 14 jours avant le spectacle. Les informations incomplètes compliquent aussi les livrets du programme.
Testez chaque fichier musical sur l’ordinateur et la table de mixage au plus tard 7 jours avant. Conservez une sauvegarde USB et marquez les câbles, rallonges et multiprises pour éviter les branchements de dernière minute.
Préparez un briefing écrit pour les collaborateurs avec les horaires, les accès, l’accueil, les vestiaires et les urgences. Le jour J, dégagez la zone de chargement avant l’ouverture du lieu et désignez une seule personne pour les décisions techniques.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les groupes, le lieu, le programme, les inscriptions et la billetterie. Gardez les 7 derniers jours pour les tests techniques et les vérifications, pas pour recueillir les informations essentielles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la représentation, puis faites une relance 2 à 3 semaines avant. Arrêtez les inscriptions quelques jours avant l’impression des livrets afin de connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Quand tester la musique et la lumière d’un spectacle de danse ?: Testez les fichiers musicaux au moins 7 jours avant, puis refaites un contrôle avec la table de mixage et les microphones lors de l’installation. Le plan d’éclairage doit être validé avant l’arrivée du public, idéalement pendant une répétition technique.
Que faut-il prévoir pour l’accueil et les vestiaires ?: Installez l’accueil, les panneaux indicateurs, les badges et les portants avant l’ouverture des portes. Prévoyez une personne à l’accueil pendant les 30 premières minutes et vérifiez les costumes et accessoires de chaque groupe avant son passage.

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