Eine Musiktheateraufführung Schritt für Schritt organisieren

Eine Musiktheateraufführung braucht deutlich mehr Vorbereitung als nur ein Programm und eine Bühne. Lege zuerst Stück, Termin und Spielort fest, kläre Rechte und Genehmigungen und bestätige Ensemble sowie Technik. Danach folgen Proben, Werbung, Ticketverkauf und die Planung von Licht, Ton, Kostümen und Requisiten. Am Veranstaltungstag entscheidet ein genauer Ablaufplan, ob Umbauten, Einlass, Pause und technische Einsätze ohne Verzögerung funktionieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Show und Datum festlegen
2 Personen
2
Ort und Spielfläche reservieren
2 Personen
3
Genehmigungen und Rechte prüfen
2 Personen
4
Künstler und Techniker bestätigen
2 Personen
5
Programm und Playlist erstellen
2 Personen
6
Proberaum reservieren
7
Werbetext schreiben
2 Personen
8
Plakat und Online-Bild erstellen
2 Personen
9
Vorstellung online veröffentlichen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Ticketverkauf eröffnen
12
Werbung in sozialen Medien posten
13
Lokale Werbung verteilen
2 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Catering und Pausentrinken reservieren
2 Personen
17
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
18
Licht- und Tonplan erstellen
2 Personen
19
Dekorentwurf ausarbeiten
2 Personen
20
Kostüme und Requisiten kontrollieren
2 Personen
21
Freiwillige einplanen
2 Personen
22
Ablaufplan und Kontaktliste erstellen
2 Personen
23
Publikumsinformationen vorbereiten
24
Ticketliste und Gästeliste prüfen
2 Personen
25
Technische Generalprobe planen
2 Personen
26
Dekor und Requisiten transportieren
3 Personen
27
Einkaufen gehen
2 Personen
28
Kostüme bereitlegen
2 Personen
29
Publikumsbalie vorbereiten
2 Personen
30
Ort öffnen und kontrollieren
2 Personen
31
Bühnenboden prüfen
2 Personen
32
Dekor aufbauen
4 Personen
33
Publikumssitze aufstellen
3 Personen
34
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
35
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
36
Mikrofone testen
2 Personen
37
Musik und Cues testen
2 Personen
38
Kostümraum einrichten
2 Personen
39
Requisiten pro Szene bereitstellen
2 Personen
40
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
43
Programme und Tickets bereitlegen
2 Personen
44
Technische Probe durchführen
6 Personen
45
Künstlerbriefing geben
3 Personen

Event

46
Publikumseingang öffnen
3 Personen
47
Tickets kontrollieren
2 Personen
48
Programme ausgeben
2 Personen
49
Besucher zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
50
Vorstellung ankündigen
51
Ersten Teil der Vorstellung durchführen
8 Personen
52
Pausengetränk servieren
4 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Publikum zurück in den Saal begleiten
2 Personen
55
Zweiten Teil der Vorstellung durchführen
8 Personen
56
Applaus und Dankesrede begleiten
2 Personen
57
Publikum sicher hinausleiten
3 Personen
58
Künstler für den Empfang ansprechen
2 Personen

Nachbereitung

59
Deko abbauen
4 Personen
60
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
61
Tonanlage ausschalten
2 Personen
62
Kostüme einsammeln
2 Personen
63
Requisiten einpacken
2 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Catering aufräumen
3 Personen
66
Abfall sammeln
2 Personen
67
Saal reinigen
3 Personen
68
Publikumstühle zurückstellen
3 Personen
69
Ausrüstung und Materialien inventarisieren
2 Personen
70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
71
Dekor und Requisiten einlagern
3 Personen
72
Kostüme waschen und verstauen
2 Personen
73
Unbenutztes Catering einlagern
74
Abschlusskontrolle am Veranstaltungsort durchführen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 120
KlappischeAnz. 8
BarhockerAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
KleiderständerAnz. 3
UmkleidetischeAnz. 3
UmkleidestühleAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

PodestelementeAnz. 12
Mischpult
Aktive LautsprecherAnz. 2
MonitorlautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
DI-BoxenAnz. 2
Laptop für Audio-Cues
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24
USB-SticksAnz. 3
ErsatzkopfhörerAnz. 2

Beleuchtung

LED-TheaterspotsAnz. 8
LED-FrontspotsAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
Lichtcontroller
ArbeitsbeleuchtungAnz. 4
BatterielampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundvorhängeAnz. 3
BühnengardinenAnz. 2
DekorplattenAnz. 6
Dekorative LampenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4
Eingangsschild
ProgrammständerAnz. 2
Schwarze BühnenstoffeAnz. 4
KabelmattenAnz. 12
KostümhüllenAnz. 20
KleiderbügelAnz. 40

Geschirr

WassergläserAnz. 130
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
DesserttellerAnz. 130
KaffeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
SchälchenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
GetränkespenderAnz. 3
GeschirrtücherAnz. 12
KorkenzieherAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3
KühlelementeAnz. 12
MessbecherAnz. 3
ThermometerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Reinigung

Staubsauger
WischsetAnz. 2
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
Müllbeutel für AbfalleimerAnz. 20

Kleidung

Make-up-SpiegelAnz. 4
KleiderdampferAnz. 2
NähsetsAnz. 2
SicherheitsnadelnAnz. 100

Sonstiges

Ticketbox
GarderobennummernAnz. 150
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
NamensschilderAnz. 30
BühnenansagenAnz. 12
HaftnotizenAnz. 6
GewebeklebebandAnz. 4
RollcontainerAnz. 4

Tipps

Beginne mit Stück, Termin und Spielort und kläre die Rechte frühzeitig. Plane für Genehmigungen und Rückfragen mehrere Wochen Reserve ein, bevor du Werbung und Ticketverkauf startest.
Erfasse technische Anforderungen pro Szene: Mikrofone, Audio-Cues, Lichtstimmungen und Umbauten. Eine technische Generalprobe sollte spätestens am Vortag stattfinden, nicht erst vor dem Publikum.
Plane die Sitzplätze, Garderobe und Einlasskontrolle anhand der erwarteten Besucherzahl. Lege Ticketliste und Gästeliste mindestens 24 Stunden vorher zusammen und bestimme eine Person für Nachmeldungen.
Sammle Ernährungswünsche beim Ticket- oder Anmeldeprozess und bestätige das Catering sowie die Pausengetränke rechtzeitig. Rechne die Pausenzeit im Ablaufplan ein, damit Ensemble und Technik wissen, wann der zweite Teil beginnt.
Erstelle einen Ablaufplan mit Uhrzeiten, Verantwortlichen und Telefonnummern für Bühne, Ton, Licht, Einlass und Catering. Halte Gaffer Tape, Arbeitsbeleuchtung und Batterielampen für schnelle Reparaturen und dunkle Wege bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Musiktheateraufführung organisieren?: Beginne idealerweise mehrere Monate vorher mit Stück, Termin, Spielort und Rechten. Künstler, Techniker und Proberaum sollten feststehen, bevor du die Vorstellung veröffentlichst und den Ticketverkauf eröffnest.
Wann sollte die technische Generalprobe stattfinden?: Plane die technische Generalprobe spätestens am Vortag der Aufführung und reserviere dafür mehrere Stunden. Teste dabei jeden Audio-Cue, jedes Mikrofon, die Lichtwechsel, Umbauten und die Arbeitsbeleuchtung vollständig.
Wie viele Proben braucht eine Musiktheateraufführung?: Die benötigte Zahl hängt von Stück und Ensemble ab, aber plane mindestens eine Probe pro wichtigen Szenenblock sowie eine vollständige Durchlaufprobe ein. Technik, Kostüme und Requisiten sollten vor der Generalprobe bereits kontrolliert sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Musiktheateraufführung starten?: Starte den Ticketverkauf, sobald Termin, Spielort, Programm und Einlassinformationen feststehen. Schließe die Gästeliste und Ticketkontrolle spätestens 24 Stunden vor der Aufführung ab, damit der Einlass ohne lange Suche läuft.

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