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Checklist pour organiser un spectacle de danse

Un spectacle de danse demande de coordonner les groupes, le public, la technique et les coulisses au même moment. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’ouverture des portes. Elle couvre notamment les inscriptions, les fichiers musicaux, les costumes, l’éclairage, les sièges, les boissons et le briefing des équipes. Gardez une marge pour les confirmations tardives et les essais sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Confirmer les groupes de danse

    2 personnes

  • Établir le programme de la représentation

    2 personnes

  • Collecter les données des participants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Suivre la vente des billets

    2 personnes

  • Concevoir les livrets du programme

  • Imprimer les livrets de programme

  • Confirmer les réservations

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Recueillir les besoins techniques

    2 personnes

  • Rassembler les fichiers musicaux

    2 personnes

  • Tester les fichiers musicaux

    2 personnes

  • Contrôler la piste de danse

    2 personnes

  • Vérifier les costumes et les accessoires

    3 personnes

  • Établir le plan d’éclairage

    2 personnes

  • Répartir le public

    2 personnes

  • Préparer le briefing des collaborateurs

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Dégager la zone de chargement

    2 personnes

  • Décharger le matériel

    4 personnes

  • Nettoyer la piste de danse

    2 personnes

  • Installer les sièges du public

    4 personnes

  • Installer des tables d'accueil

    2 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Installer l’équipement sonore

    3 personnes

  • Brancher les microphones

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    2 personnes

  • Tester la technique

    3 personnes

  • Préparer l’ordre de passage musical

  • Aménager les vestiaires

    3 personnes

  • Préparer les costumes

    3 personnes

  • Installer les accessoires

    2 personnes

  • Mettre en place le service traiteur

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Vérifier l’entrée et l’itinéraire

    2 personnes

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Enregistrer les artistes

    2 personnes

  • Accueillir le public

    4 personnes

  • Contrôler les billets

    2 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Tenir le vestiaire

    2 personnes

  • Faire le discours d’ouverture

  • Animer le premier bloc de danse

    3 personnes

  • Servir les en-cas de pause

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Animer le deuxième bloc de danse

    3 personnes

  • Vérifier les vestiaires

    2 personnes

  • Servir le catering du soir

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vérifier l’espace public

    2 personnes

  • Encadrer le troisième bloc de danse

    3 personnes

  • Prononcer le discours de clôture

  • Accompagner le public à la sortie

    3 personnes

  • Gérer le vestiaire

    2 personnes

  • Accompagner les artistes

    2 personnes

  • Stocker les restes en toute sécurité

    2 personnes

  • Éteindre le matériel sonore

    2 personnes

Suivi

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer l'espace public

    3 personnes

  • Nettoyer les vestiaires

    2 personnes

  • Nettoyer la piste de danse

    2 personnes

  • Démonter la technique

    3 personnes

  • Charger le matériel

    4 personnes

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger la nourriture restante du catering

    2 personnes

  • Rapporter les costumes et les accessoires

    2 personnes

  • Traiter les frais et les reçus

  • Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaises pour le publicqté 110
  • Tables pliantesqté 8
  • Accueil
  • Portantsqté 4
  • Chaises des vestiairesqté 20
  • Portants à vêtementsqté 6
  • Poubellesqté 8

Équipement

  • Intervenants actifsqté 2
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 2
  • Pieds de microqté 2
  • Câbles audioqté 6
  • Ordinateur portable
  • Sauvegarde USBqté 2
  • Multiprisesqté 8
  • Rallongesqté 10
  • Ruban gafferqté 6

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 6
  • Pieds d’éclairageqté 2
  • Filtres de lumièreqté 12

Décoration

  • Rideaux de théâtreqté 2
  • Tissu décoratifqté 4
  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Compositions floralesqté 6
  • Pupitres de programmeqté 4
  • Panneaux indicateursqté 8
  • Badges nominatifsqté 30

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 60
  • Verres à boireqté 120
  • Assiettes à dessertqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Pichets à caféqté 4
  • Carafes d’eauqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4
  • Bouilloiresqté 2
  • Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Gantsqté 12
  • Paniers à lingeqté 6

Catering

  • Courses

Papeterie

  • Brochures du programmeqté 130
  • Billets d'entréeqté 120
  • Formulaires d’inscriptionqté 40
  • Stylosqté 20
  • Post-itqté 6

Vêtements

  • Housses à vêtementsqté 40
  • Cintresqté 80
  • Miroirsqté 4
  • Brosses à vêtementsqté 4

Autre

  • Bacs à accessoiresqté 8
  • Boîtes de rangementqté 10
  • Diablesqté 2
  • Ciseaux de sécuritéqté 4

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les groupes, puis demandez à chaque groupe ses besoins techniques et ses fichiers musicaux au moins 3 semaines avant la représentation.
  • Prévoyez un programme minuté avec les changements de costumes, les entrées et les sorties. Gardez une copie sur ordinateur portable et une sauvegarde USB le jour du spectacle.
  • Contrôlez la piste de danse et l’éclairage pendant une répétition sur place, idéalement 24 à 48 heures avant l’ouverture. Testez aussi les microphones, les câbles et les multiprises.
  • Installez l’accueil, les panneaux indicateurs, les vestiaires et les portants avant l’arrivée du public. Réservez au moins 60 minutes pour le montage et le briefing des collaborateurs.
  • Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et confirmez le catering après avoir recueilli les besoins alimentaires. Prévoyez les livrets imprimés avant le jour J, pas au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?
Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer les groupes, ouvrir les inscriptions et préparer la technique. Ajoutez une répétition technique 24 à 48 heures avant la représentation.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?
Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le spectacle.
Que faut-il tester avant un spectacle de danse ?
Testez les fichiers musicaux, la table de mixage, les microphones, les câbles, l’éclairage et la piste de danse au moins une fois sur place. Faites un dernier contrôle 2 heures avant l’ouverture des portes.
Combien de boissons prévoir pour un spectacle de danse ?
Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le catering. Mettez-les au frais plusieurs heures avant l’arrivée du public et des participants.

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