Organiser un spectacle de magie pour le personnel

Un spectacle de magie pour le personnel se prépare dans un ordre précis : sécuriser le lieu et le magicien, puis gérer les inscriptions, le traiteur et la technique. Commencez par le nombre attendu, car il détermine les places assises, les quantités de restauration et le matériel. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les câbles, les badges et le test du microphone. Gardez les dernières heures pour l’installation, le refroidissement des boissons et les vérifications sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Réserver un magicien
3
Organiser les prestations de traiteur
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Confirmer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer le programme aux invités
9
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
10
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
11
Commander le matériel manquant
12
Répartir les places assises
2 personnes
13
Imprimer le déroulé
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Créer les affiches de parcours et de portes
16
Faire les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Étiqueter la restauration par régime
2 personnes
20
Tester l'équipement
2 personnes

Événement

21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Décharger le matériel
3 personnes
23
Installer les tables
3 personnes
24
Installer les chaises
3 personnes
25
Installer l’espace de magie
2 personnes
26
Installer la décoration
2 personnes
27
Brancher l’éclairage et le son
2 personnes
28
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
29
Installer la table d’information
30
Accueillir le magicien
31
Tester la technique avec le magicien
2 personnes
32
Accueillir les invités
3 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Servir des amuse-bouches
3 personnes
35
Annoncer le spectacle
36
Accompagner le spectacle de magie
2 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Réapprovisionner les amuse-bouches
2 personnes
39
Annoncer le programme du soir
40
Animer le cocktail informel
2 personnes
41
Servir le dernier tour
2 personnes
42
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

43
Éteindre l’équipement
2 personnes
44
Rassembler la vaisselle
3 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
47
Faire la vaisselle
2 personnes
48
Nettoyer le lieu
3 personnes
49
Retirer la décoration
2 personnes
50
Rassembler les objets perdus
51
Rapporter le matériel
2 personnes
52
Retourner le matériel loué
2 personnes
53
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 6
Table de magie
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Micro sans fil
Haut-parleur actif
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 6
Glacièresqté 4

Cuisine

Thermosqté 4
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Bâche de fond
Guirlandesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 2

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et le magicien en premier, idéalement plusieurs semaines avant la date. Vérifiez notamment l’espace disponible pour la table de magie, les chaises et la circulation du public.
Fixez une date limite d’inscription 7 à 10 jours avant le spectacle. Confirmez ensuite les participants et rassemblez leurs besoins alimentaires avant de commander les quantités du traiteur.
Envoyez le programme aux invités au moins 3 jours avant l’événement. Préparez aussi les badges nominatifs et les panneaux directionnels : ils évitent les hésitations dès l’arrivée.
Testez le microphone sans fil, le haut-parleur et les rallonges avant l’ouverture du lieu. Prévoyez des passe-câbles et des multiprises afin de ne laisser aucun câble dans une zone de passage.
Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les tables, les chaises et l’espace de magie. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et étiquetez la restauration par régime avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de magie pour le personnel ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et le magicien, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de commander le matériel manquant.
Quand faut-il demander les besoins alimentaires des participants ?: Demandez-les au moment de l’inscription et clôturez la collecte 7 à 10 jours avant le spectacle. Vous pourrez ainsi adapter les quantités du traiteur et étiqueter clairement chaque préparation.
Quand tester le matériel audio du spectacle de magie ?: Faites un premier test au moins 3 jours avant, puis vérifiez à nouveau le microphone et le haut-parleur le jour même. Comptez 30 minutes sur place pour contrôler les branchements, les rallonges et le volume.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités. Il faut installer les tables et les chaises, décharger le matériel, préparer l’espace de magie et mettre en place la restauration et la signalétique.

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