Cómo organizar un espectáculo de magia para el personal

Un espectáculo de magia para empleados necesita más coordinación que una simple reunión: hay que reservar el lugar, cerrar el acuerdo con el mago y controlar las inscripciones antes de encargar el catering. Empieza por la fecha, el espacio y el horario; después confirma asistentes, preferencias dietéticas y distribución de asientos. Durante el montaje, el sonido, la visibilidad y la circulación suelen causar más problemas que la decoración. Este plan ordena el trabajo desde la preparación hasta la apertura del espacio.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Contratar a un mago
3
Concertar acuerdos de catering
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Confirmar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Enviar el programa a los invitados
9
Determinar las cantidades del catering
2 personas
10
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
11
Pedir los materiales que faltan
12
Distribuir los asientos
2 personas
13
Imprimir el plan de trabajo
14
Preparar acreditaciones
2 personas
15
Hacer carteles para la ruta y las puertas
16
Hacer la compra
2 personas
17
Enfriar bebidas
2 personas
18
Preparar aperitivos
3 personas
19
Etiquetar el catering por dieta
2 personas
20
Probar el equipo
2 personas

Evento

21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Descargar el material
3 personas
23
Montar mesas
3 personas
24
Preparar las sillas
3 personas
25
Montar el espacio de magia
2 personas
26
Colgar la decoración
2 personas
27
Conectar la luz y el sonido
2 personas
28
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
29
Preparar la mesa de información
30
Recibir al mago
31
Probar la técnica con el mago
2 personas
32
Recibir a los invitados
3 personas
33
Servir café y té
2 personas
34
Servir aperitivos
3 personas
35
Anunciar el espectáculo
36
Coordinar el espectáculo de magia
2 personas
37
Rellenar las bebidas
2 personas
38
Reponer los aperitivos
2 personas
39
Anunciar el programa de la noche
40
Coordinar el brindis informal
2 personas
41
Servir la última ronda
2 personas
42
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

43
Apagar el equipo
2 personas
44
Recoger la vajilla
3 personas
45
Recoger la basura
2 personas
46
Recoger mesas y sillas
3 personas
47
Lavar la vajilla
2 personas
48
Limpiar el lugar
3 personas
49
Retirar la decoración
2 personas
50
Recoger objetos perdidos
51
Devolver los materiales
2 personas
52
Devolver el equipo alquilado
2 personas
53
Realizar la revisión final del recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de magia
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 4

Vajilla

Vasoscant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzas de servircant. 6

Equipo

Micrófono inalámbrico
Altavoz activo
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 6
Neveras portátilescant. 4

Cocina

Termoscant. 4
Cafetera
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Bandejas de servircant. 10

Decoración

Lona de fondo
Guirnaldascant. 8
Credencialescant. 70
Portabadgescant. 70
Señales de orientacióncant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 2

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero el lugar y el mago, y deja por escrito la duración de la actuación, las necesidades técnicas y la hora de llegada. Reserva al menos 4 semanas para coordinar ambos acuerdos sin improvisaciones.
Cierra las inscripciones antes de calcular el catering. Pide las preferencias dietéticas y confirma los asistentes entre 7 y 10 días antes; así puedes etiquetar correctamente la comida y evitar pedidos de última hora.
Prueba el micrófono inalámbrico, el altavoz y los cables antes de que lleguen los invitados. Haz una prueba completa en el espacio real al menos 60 minutos antes de abrir, porque una toma insuficiente o un cable atravesando el paso afecta a toda la actuación.
Coloca la mesa de magia de forma que todos vean las manos del mago y deja pasillos despejados entre sillas, buffet y puertas. Prepara también las señales de orientación y las acreditaciones antes de descargar el material.
Enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos antes del inicio, pero mantén parte del catering fuera de la sala de magia. Calcula el servicio para que la comida no interrumpa la actuación ni obligue a mover mesas durante el programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que contratar al mago para un evento de empresa?: Intenta contratarlo al menos 4 semanas antes y confirma el horario, la duración y los requisitos técnicos por escrito. Para una fecha muy solicitada, hacerlo con 6 a 8 semanas de margen reduce el riesgo de cambios de última hora.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y pedir el catering?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del espectáculo y encarga el catering inmediatamente después. Usa el número confirmado de asistentes y las preferencias dietéticas, no una estimación inicial.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un espectáculo de magia?: Reserva como mínimo 90 minutos para descargar el material, colocar mesas y sillas, montar la zona de magia y preparar el buffet. Haz la prueba de sonido 60 minutos antes de la llegada del personal.
¿Cómo se organiza el espacio para que todos vean al mago?: Coloca la mesa de magia delante de los asientos y deja una línea de visión despejada desde cada fila. Evita poner mesas altas, buffet o carteles entre el público y la actuación, y deja al menos un pasillo libre hacia las puertas.

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