Zo organiseer je een goochelshow voor medewerkers

Begin met de locatie en de goochelaar; die bepalen de beschikbare datum, de speelruimte en de techniek. Werk daarna via uitnodigingen en aanmeldingen naar een definitief aantal gasten, dieetoverzicht en cateringhoeveelheden. Plan de inrichting zo dat iedereen goed zicht heeft op de goocheltafel en dat microfoon, speaker en kabels veilig liggen. Op de dag zelf volgt een vaste volgorde: openen, uitladen, opbouwen, testen, catering klaarzetten en gasten ontvangen.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Leg de goochelplek niet achter een buffet of tussen statafels. Houd vóór de goocheltafel een vrije zichtlijn en test vanaf de achterste stoel of de artiest verstaanbaar en zichtbaar is.
Plan het programma pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Stuur het programma daarna samen met route-informatie, zodat gasten weten wanneer ze binnenkomen en wanneer de show begint.
Maak één overzicht van dieetwensen en label de catering per dieet voordat het buffet opent. Doe dit uiterlijk op de dag vóór het evenement; losse mondelinge meldingen raken bij het uitserveren snel kwijt.
Test de draadloze microfoon, actieve speaker en verlengkabels vóórdat gasten arriveren. Leg kabelmatten over looproutes en neem stekkerdozen mee, omdat een vrije aansluiting niet altijd naast de goochelplek zit.
Open de locatie met het draaiboek in de hand en controleer eerst de basisopstelling: stoelen, buffettafels, goocheltafel, afvalbakken en koeling. Zet dranken pas daarna klaar, zodat je tijdens het opbouwen geen servies of glazen hoeft te verplaatsen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een goochelaar boeken voor een medewerkersfeest?: Regel de goochelaar zodra de gewenste datum en locatie bekend zijn, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Zo kun je speelduur, opbouwtijd, microfoon en benodigde ruimte nog afstemmen.
Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een goochelshow voor medewerkers?: Stuur de uitnodiging ongeveer 4 weken vóór de show en geef 1 tot 2 weken voor de aanmeldingen. Bevestig daarna deelname, dieetwensen en het programma uiterlijk 5 werkdagen vóór het evenement.
Hoeveel tijd heb je nodig om een goochelshow op te bouwen?: Reserveer minimaal 90 minuten vóór ontvangst van de gasten voor uitladen, tafels en stoelen opstellen, de goochelplek inrichten en apparatuur testen. Plan nog 30 minuten extra als de locatie voor het eerst wordt gebruikt.
Hoe regel je de catering voor een medewerkers-goochelshow?: Bepaal de hoeveelheden pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt en het dieetoverzicht compleet is. Zet per onderdeel een gelabelde portie klaar en houd minstens 30 minuten vóór aanvang vrij voor koelen, serveren en het neerzetten van servies.