Organiser un spectacle de drag, étape par étape

Un spectacle de drag repose sur une bonne coordination entre les artistes, la technique, l’accueil et le public. Commence par confirmer la date et le lieu, puis verrouille les horaires de passage et les besoins de chaque artiste. La billetterie, le transport, le traiteur et les bénévoles doivent être réglés avant la dernière semaine. Le jour J, garde un déroulé simple : ouverture du lieu, vérification des espaces, installation technique, accueil et lancement du programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver les artistes
2 personnes
3
Convenir des horaires de passage
2 personnes
4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
5
Rassembler les fichiers musicaux
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier les informations sur les billets
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Faire les réservations
11
Élaborer le programme
2 personnes
12
Réserver un animateur
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Organiser le transport des artistes
15
Passer la commande traiteur
16
Réserver la technique
17
Acheter la décoration
2 personnes
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Partager les informations sur les artistes
20
Imprimer la liste des visiteurs
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Vérifier les espaces de travail
2 personnes
26
Installer le mobilier
4 personnes
27
Dégager la zone de la scène
2 personnes
28
Suspendre l’arrière-plan
2 personnes
29
Suspendre la décoration
3 personnes
30
Installer l'éclairage
2 personnes
31
Raccorder le matériel audio
2 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Tester la diffusion de musique
2 personnes
34
Aménager la loge des artistes
2 personnes
35
Installer les miroirs et le maquillage
2 personnes
36
Monter le buffet traiteur
3 personnes
37
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
38
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
39
Afficher le programme bien en vue
40
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes

Événement

41
Accueillir les artistes
2 personnes
42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Vérifier les billets
2 personnes
44
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Accompagner les artistes
48
Briefer l’animateur
49
Annoncer le premier spectacle
50
Accompagner le premier spectacle
3 personnes
51
Servir les boissons de la pause
3 personnes
52
Annoncer le deuxième spectacle
53
Animer le deuxième spectacle
3 personnes
54
Animer le moment photo
2 personnes
55
Servir les amuse-bouches du dîner
3 personnes
56
Annoncer le troisième spectacle
57
Animer le troisième spectacle
3 personnes
58
Animer les interactions avec le public
2 personnes
59
Annoncer la finale
60
Encadrer la finale
3 personnes
61
Remercier les artistes
2 personnes
62
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Rassembler les objets trouvés

Suivi

65
Réfrigérer les restes
2 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Rassembler la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le bar et les tables
3 personnes
71
Vérifier les toilettes
2 personnes
72
Nettoyer le sol
2 personnes
73
Remettre le mobilier en place
4 personnes
74
Retourner le matériel
2 personnes
75
Stocker les objets restants
2 personnes
76
Gérer les accords avec les artistes
77
Remettre les objets trouvés
78
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 100
Portants à vêtementsqté 4
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateurs portablesqté 2
Clés USBqté 3
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

Bâche de fond
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Guirlandes de fanionsqté 6
Décoration de tableqté 12
Accessoires photoqté 20
Panneaux du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 120

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Boîtes de rangementqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 12

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve les artistes avant de publier les billets, puis demande leurs besoins techniques et leurs fichiers musicaux au moins 3 semaines avant le spectacle. Cela laisse le temps de vérifier la table de mixage, les microphones, les ordinateurs et les clés USB.
Construis le programme autour d’horaires de passage précis, avec 10 à 15 minutes de marge entre deux prestations. Prévois aussi un animateur pour annoncer les artistes et gérer les transitions.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement. Transmets ensuite au traiteur un nombre confirmé de repas, en gardant une petite marge pour les imprévus.
Répartis les bénévoles par rôle plutôt que de demander une aide générale : accueil, vestiaire, logistique artistes, technique et rangement. Donne à chacun son horaire et son point de rendez-vous au moins 48 heures avant.
Ouvre le lieu 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Teste chaque microphone, projecteur LED et rallonge, refroidis les boissons, installe les panneaux du programme et vérifie que les espaces de travail sont dégagés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de drag ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les artistes, le lieu et la technique doivent être réservés en premier, puis la billetterie et le traiteur peuvent être finalisés dans les 2 dernières semaines.
Quand réserver les artistes pour un spectacle de drag ?: Réserve-les dès que la date et le lieu sont confirmés, au moins 6 semaines avant le spectacle. Demande immédiatement leurs horaires de passage, leurs besoins techniques et leurs fichiers musicaux.
Combien de temps prévoir pour l’installation le jour J ?: Compte 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Ce créneau couvre l’installation des tables et des chaises, la mise en place de la technique et de l’éclairage, le test des microphones et la préparation de l’accueil.
Quand envoyer les invitations et publier les informations sur les billets ?: Publie les informations sur les billets environ 4 semaines avant l’événement et envoie les invitations au même moment. Ferme les inscriptions ou fixe une date de comptage 7 à 10 jours avant afin de confirmer les repas et l’accueil.

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