Cómo organizar un espectáculo drag sin perder el control

Un espectáculo drag combina actuaciones, música, presentación, público y necesidades técnicas que deben encajar en un horario preciso. Empieza cerrando la fecha, el lugar y los artistas; después confirma horarios, sonido, iluminación y transporte. Las entradas, el catering y la información para visitantes se preparan con antelación, no durante el montaje. Este plan te ayuda a ordenar cada fase y a evitar los fallos habituales: archivos de música que no llegan, micrófonos sin comprobar o bebidas que se sirven calientes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Confirmar a los artistas
2 personas
3
Acordar los horarios de actuación
2 personas
4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
5
Reunir archivos de música
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar la información de entradas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Hacer reservas
11
Elaborar el programa
2 personas
12
Confirmar al presentador
13
Asignar voluntarios
2 personas
14
Acordar el transporte de los artistas
15
Realizar el pedido de catering
16
Reservar técnica
17
Comprar decoración
2 personas
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Compartir la información de los artistas
20
Imprimir la lista de visitantes
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Comprobar los espacios de trabajo
2 personas
26
Montar el mobiliario
4 personas
27
Despejar el espacio del escenario
2 personas
28
Colgar el fondo
2 personas
29
Colgar la decoración
3 personas
30
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
32
Probar los micrófonos
2 personas
33
Probar la reproducción de música
2 personas
34
Montar la zona de artistas
2 personas
35
Preparar espejos y maquillaje
2 personas
36
Montar el bufé de catering
3 personas
37
Probar la caja y el datáfono
2 personas
38
Montar el mostrador de entrada
2 personas
39
Colgar el programa a la vista
40
Comprobar las rutas de paso seguras
2 personas

Evento

41
Recibir a los artistas
2 personas
42
Recibir a los visitantes
3 personas
43
Comprobar las entradas
2 personas
44
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
45
Servir aperitivos
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Acompañar a los artistas
48
Informar al presentador
49
Anunciar el primer espectáculo
50
Acompañar el primer show
3 personas
51
Servir bebidas del descanso
3 personas
52
Anunciar el segundo espectáculo
53
Coordinar el segundo espectáculo
3 personas
54
Coordinar el momento de fotos
2 personas
55
Servir los aperitivos de la cena
3 personas
56
Anunciar el tercer espectáculo
57
Dirigir el tercer espectáculo
3 personas
58
Guiar la interacción con el público
2 personas
59
Anunciar la final
60
Coordinar la final
3 personas
61
Agradecer a los artistas
2 personas
62
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas
63
Cerrar la caja
2 personas
64
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

65
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Recoger la vajilla
3 personas
69
Recoger la basura
3 personas
70
Limpiar la barra y las mesas
3 personas
71
Comprobar los baños
2 personas
72
Limpiar el suelo
2 personas
73
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
74
Devolver el equipo
2 personas
75
Almacenar el material sobrante
2 personas
76
Gestionar los acuerdos con los artistas
77
Entregar los objetos perdidos
78
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 100
Percheroscant. 4
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Portátilescant. 2
Memorias USBcant. 3
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Iluminación ambientalcant. 4

Decoración

Lona de fondo
Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 150
Guirnaldascant. 6
Decoración de mesacant. 12
Accesorios para fotoscant. 20
Carteles del programacant. 4
Tarjetas de nombrecant. 120

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 2
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de publicarlo. Reserva al menos 30 minutos para la apertura de puertas y deja entre 10 y 15 minutos entre actuaciones para cambios, presentación y posibles retrasos.
Pide las necesidades técnicas de cada artista con una semana de margen como mínimo. Reúne sus archivos de música en un portátil y una memoria USB, y prueba el audio completo antes de que llegue el público.
Asigna una persona responsable de artistas y otra de técnica. La primera coordina horarios y transporte; la segunda revisa altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, regletas y cables antes de abrir el lugar.
Calcula las bebidas por fases: prepara entre dos y tres por persona para la primera hora y enfría todo con varias horas de antelación. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido de catering, no al recibirlo.
Haz una comprobación del espacio 60 minutos antes de abrir puertas. Revisa que las zonas de trabajo estén despejadas, que los cables estén fijados con cinta gaffer y que haya sillas, percheros, papeleras y carteles del programa en su sitio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo drag?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios artistas. La fecha, el lugar y los contratos deben quedar cerrados primero; las necesidades técnicas y el catering pueden confirmarse después, pero no conviene dejarlos para la última semana.
¿Cuánto tiempo debe durar un espectáculo drag?: Programa entre 90 minutos y 2 horas de actuaciones, con una pausa de 15 a 20 minutos si el evento es largo. Añade al menos 30 minutos para la entrada del público y otros 30 minutos para el cierre y la salida.
¿Qué equipo de sonido necesita un espectáculo drag?: Como base, prepara altavoces activos, una mesa de mezclas, dos micrófonos inalámbricos, soportes, un portátil y una memoria USB con las pistas. Haz una prueba de sonido completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir puertas.
¿Cuándo se debe pedir el catering para un espectáculo drag?: Haz el pedido entre 5 y 7 días antes, después de recoger las preferencias dietéticas y confirmar el número de asistentes. Deja las bebidas enfriándose varias horas antes del comienzo y prepara los aperitivos antes de abrir el recinto.

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