Organiser un spectacle de danse moderne, étape par étape

Un spectacle de danse moderne se prépare d’abord autour de la troupe, de la salle et des contraintes techniques. Commencez par confirmer la date, l’horaire et le lieu, puis construisez le déroulé avec les artistes. Le sol, l’aire de jeu, le son et les lumières doivent être vérifiés avant l’ouverture des inscriptions. Les derniers jours servent surtout à coordonner les bénévoles, l’accueil, le catering et les informations pratiques du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et l'heure
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Définir la répartition de la salle
2 personnes
4
Confirmer la troupe de danse
5
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
6
Rassembler les fichiers musicaux
7
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
8
Élaborer le plan d'éclairage
2 personnes
9
Vérifier le sol et l'aire de jeu
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Ouvrir les inscriptions
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Élaborer le programme
2 personnes
15
Envoyer les informations sur les artistes
16
Réserver le catering
17
Réserver le matériel technique
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Vérifier l’accès
2 personnes
20
Envoyer les infos de parking
21
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
22
Imprimer la liste du public
23
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Décharger le matériel technique
4 personnes
30
Monter la lumière et le son
4 personnes
31
Installer la piste de danse
3 personnes
32
Installer les sièges du public
4 personnes
33
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
34
Monter la table de catering
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
37
Aménager les vestiaires
2 personnes
38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
40
Tester la technique
3 personnes
41
Parcourir les réglages lumière
2 personnes
42
Tester la musique et les cues
2 personnes
43
Courte répétition générale
6 personnes
44
Aider les artistes à se changer
2 personnes
45
Tenir le comptoir d’accueil
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Distribuer les programmes
2 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Faire asseoir la salle
3 personnes
50
Animer le spectacle
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir les en-cas de pause
3 personnes
53
Encadrer la deuxième partie
4 personnes
54
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
55
Remercier les artistes
2 personnes
56
Servir le repas d'après-soirée
3 personnes
57
Animer les questions du public
2 personnes
58
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

59
Éteindre la technique
3 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
2 personnes
64
Nettoyer la salle
3 personnes
65
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
66
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
67
Vérifier le matériel
2 personnes
68
Ranger le matériel technique
4 personnes
69
Remettre les clés et les badges d’accès
70
Retourner les livraisons
2 personnes
71
Distribuer les restes
2 personnes
72
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 110
Tables pliantesqté 8
Chaises des vestiairesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 8
Panneaux de piste de danseqté 24
Ruban gafferqté 4
Câbles de rechangeqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 3
Lampes d'ambianceqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Tentures de salleqté 6
Bâche de fond
Plantesqté 8
Petits vasesqté 8
Chemins de tableqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Pieds pour panneaux d’itinéraireqté 6

Vaisselle

Verresqté 130
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 130
Fourchettesqté 130
Couteauxqté 130
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Louchesqté 8
Pinces de serviceqté 8
Porte-étiquettesqté 12

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle avant de communiquer la date : vérifiez la largeur de l’aire de jeu, l’état du sol, les sorties de secours et l’accès pour le matériel. Une visite technique au moins 3 semaines avant le spectacle évite les mauvaises surprises.
Demandez à la troupe ses besoins techniques dès la confirmation, puis testez chaque fichier musical sur l’ordinateur prévu. Gardez les fichiers sur deux supports et faites une répétition son et lumière au minimum 2 heures avant l’arrivée du public.
Préparez le plan de salle avant d’ouvrir les inscriptions : prévoyez les chaises du public, l’espace de circulation, les vestiaires et une zone dégagée autour de la piste. Ne placez aucun câble sans passe-câbles ni ruban gaffer.
Finalisez le programme et les informations sur les artistes 7 jours avant l’événement. Envoyez aussi les indications de parking et d’accès afin de limiter les retards à l’entrée.
Attribuez les rôles des bénévoles avec des horaires précis : accueil, vestiaire, régie et rangement. Faites refroidir les boissons quelques heures avant le début et vérifiez la liste du public, les badges et le catering le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse moderne ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les 3 premières semaines servent à confirmer la troupe, la salle et les besoins techniques ; les dernières sont consacrées aux inscriptions, au programme et aux répétitions.
Quand faut-il réserver la salle pour un spectacle de danse ?: Réservez-la au moins 2 à 3 mois à l’avance. Une visite technique doit avoir lieu environ 3 semaines avant, pour contrôler le sol, l’aire de jeu, les accès et les sorties de secours.
Quand tester la musique et les lumières avant le spectacle ?: Faites un test complet le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Vérifiez chaque fichier musical, les microphones, la table de mixage, les projecteurs LED, les rallonges et les câbles de rechange.
Quand envoyer les informations pratiques au public ?: Envoyez le programme, les informations sur les artistes, l’accès et le parking 5 à 7 jours avant l’événement. Un rappel le matin même peut préciser l’horaire d’arrivée et les éventuelles consignes d’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.