Eine moderne Tanzvorführung organisieren: der richtige Ablauf
Bei einer modernen Tanzvorführung hängen Raum, Tanzfläche, Licht und Ton eng zusammen. Beginne deshalb nicht mit der Dekoration, sondern sichere zuerst Termin, Spielstätte und Ensemble. Danach klärst du technische Anforderungen, Musik, Boden und Publikumsführung, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Plane außerdem Zeit für einen vollständigen Technikcheck und einen ruhigen Einlass ein: Gerade Musikdateien, Kabelwege, Umkleiden und Notausgänge werden sonst oft erst am Veranstaltungstag geprüft.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Uhrzeit bestätigen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
- 4
Tanzensemble bestätigen
- 5
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 6
Musikdateien sammeln
- 7
Musikdateien prüfen
2 Personen
- 8
Lichtkonzept ausarbeiten
2 Personen
- 9
Boden und Spielfläche prüfen
2 Personen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen öffnen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Programm erstellen
2 Personen
- 15
Künstlerinformationen versenden
- 16
Catering reservieren
- 17
Technische Geräte reservieren
- 18
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 19
Zugangsroute kontrollieren
2 Personen
- 20
Parkinformationen versenden
- 21
Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 22
Publikumsliste drucken
- 23
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 27
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Technik abbauen
4 Personen
- 30
Licht und Ton aufbauen
4 Personen
- 31
Tanzfläche verlegen
3 Personen
- 32
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
- 33
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
- 34
Catering-Tisch aufbauen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 37
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
- 38
Künstler empfangen
2 Personen
- 39
Catering bereitstellen
3 Personen
- 40
Technik testen
3 Personen
- 41
Lichtmodi durchgehen
2 Personen
- 42
Musik und Cues testen
2 Personen
- 43
Kurze Generalprobe
6 Personen
- 44
Künstler zum Umziehen schicken
2 Personen
- 45
Publikumsanlaufstelle besetzen
3 Personen
- 46
Besucher empfangen
4 Personen
- 47
Programme ausgeben
2 Personen
- 48
Getränke servieren
3 Personen
- 49
Saal Platz nehmen lassen
3 Personen
- 50
Aufführung begleiten
4 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 52
Pausensnacks servieren
3 Personen
- 53
Den zweiten Teil moderieren
4 Personen
- 54
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 55
Künstler bedanken
2 Personen
- 56
Absacker servieren
3 Personen
- 57
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
- 58
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 59
Technik ausschalten
3 Personen
- 60
Dekoration entfernen
3 Personen
- 61
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
2 Personen
- 64
Saal reinigen
3 Personen
- 65
Umkleiden reinigen
2 Personen
- 66
Tanzfläche reinigen
2 Personen
- 67
Materialien prüfen
2 Personen
- 68
Technik einpacken
4 Personen
- 69
Schlüssel und Zutrittsausweise abgeben
- 70
Lieferungen zurücksenden
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 72
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PublikumssitzeAnz. 110
- KlappischeAnz. 8
- UmkleidestühleAnz. 12
- KleiderständerAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Laptop
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 8
- TanzbodenplattenAnz. 24
- Gaffer TapeAnz. 4
- ErsatzkabelAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 3
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- ErsatzbatterienAnz. 24
Dekoration
- SaalvorhängeAnz. 6
- Hintergrundtuch
- PflanzenAnz. 8
- VasenAnz. 8
- TischläuferAnz. 8
- ProgrammschilderAnz. 4
- Schilderständer für die RouteAnz. 6
Geschirr
- GläserAnz. 130
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 130
- GabelnAnz. 130
- MesserAnz. 130
- LöffelAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
- KaraffenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- ServierzangenAnz. 8
- EtikettenhalterAnz. 12
Reinigung
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
- HandfegerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Raumaufteilung fest, sobald die Location reserviert ist. Plane Sitzplätze, Spielfläche, Umkleidebereich, Technik und einen klaren Weg vom Eingang bis zum Saal ein.
- Fordere die technischen Anforderungen des Ensembles frühzeitig an und prüfe jede Musikdatei mindestens 7 Tage vor der Aufführung. Teste Laptop, Mischpult, Lautsprecher, Mikrofone und Ersatzkabel anschließend mit der tatsächlich verwendeten Reihenfolge.
- Prüfe den Tanzboden vor dem Aufbau auf Unebenheiten und sichere Kabel mit Kabelmatten und Gaffer Tape. Kontrolliere mindestens 2 Stunden vor dem Einlass, ob Spielfläche, Lichtstative und Lautsprecher niemanden gefährden.
- Verschicke mit der Einladung auch Anmeldefrist, Parkinformationen und Hinweise zur Zugangsroute. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vor der Veranstaltung, damit das Catering nicht erst beim Eintreffen des Publikums angepasst werden muss.
- Plane am Veranstaltungstag einen Ablauf mit festen Zeitpunkten: Technikcheck, Ensemble-Briefing, Öffnung der Türen und Beginn. Drucke Publikumsliste und Namensschilder vorher aus, kühle Getränke mindestens 3 Stunden vorher und teile Freiwillige für Einlass, Route und Saal ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine moderne Tanzvorführung organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Tanzensemble. Technik, Catering und Einladungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor der Aufführung feststehen.
- Wann sollte man die Musik für eine Tanzvorführung prüfen?
- Sammle die finalen Musikdateien spätestens 2 Wochen vor dem Termin und prüfe sie mindestens 7 Tage vorher. Einen vollständigen Test mit Laptop, Mischpult und Lautsprechern machst du zusätzlich am Veranstaltungstag.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einer Tanzvorführung?
- Plane für Boden, Sitzplätze, Licht, Ton und Beschilderung mindestens 3 Stunden ein. Der Technikcheck sollte spätestens 2 Stunden vor dem Einlass beginnen, damit Fehler nicht in die Publikumszeit rutschen.
- Bis wann müssen Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen?
- Schließe die Anmeldung idealerweise 7 Tage vor der Aufführung. Frage Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher ab und übergib die endgültige Anzahl anschließend an das Catering.
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