Cómo organizar un espectáculo de danza moderna

Organizar un espectáculo de danza moderna exige coordinar a la compañía, el espacio y la parte técnica en el orden correcto. Empieza cerrando fecha, horario y lugar; después confirma las necesidades de los artistas y diseña la sala alrededor del suelo de actuación y la visibilidad del público. Las comprobaciones de música, iluminación, accesos y emergencias suelen dejarse para el final, cuando ya no hay margen. Este plan reúne el trabajo desde la primera reserva hasta las bebidas frías y la lista de asistentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y hora
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Definir la distribución de la sala
2 personas
4
Confirmar la compañía de baile
5
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
6
Reunir archivos de música
7
Comprobar los archivos de música
2 personas
8
Desarrollar el plan de iluminación
2 personas
9
Comprobar el suelo y la superficie de juego
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Abrir inscripciones
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Elaborar el programa
2 personas
15
Enviar la información de los artistas
16
Reservar el catering
17
Reservar equipo técnico
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Comprobar la ruta de acceso
2 personas
20
Enviar la información de aparcamiento
21
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
22
Imprimir la lista de asistentes
23
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar aperitivos
3 personas
27
Reunir los materiales
2 personas

Evento

28
Abrir la ubicación
2 personas
29
Descargar equipos técnicos
4 personas
30
Montar luz y sonido
4 personas
31
Instalar la pista de baile
3 personas
32
Colocar las sillas para el público
4 personas
33
Montar el mostrador de recepción
2 personas
34
Montar la mesa de catering
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Colocar señales de ruta
2 personas
37
Preparar los vestuarios
2 personas
38
Recibir a los artistas
2 personas
39
Preparar la restauración
3 personas
40
Probar la técnica
3 personas
41
Recorrer los modos de iluminación
2 personas
42
Probar la música y las señales
2 personas
43
Ensayo general breve
6 personas
44
Ayudar a los artistas a cambiarse
2 personas
45
Atender el mostrador de información
3 personas
46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Repartir programas
2 personas
48
Servir las bebidas
3 personas
49
Hacer que la sala tome asiento
3 personas
50
Coordinar la presentación
4 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
53
Guiar la segunda parte
4 personas
54
Guiar al público hacia la salida
3 personas
55
Agradecer a los artistas
2 personas
56
Servir el refrigerio después
3 personas
57
Gestionar las preguntas del público
2 personas
58
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

59
Apagar la técnica
3 personas
60
Retirar la decoración
3 personas
61
Retirar sillas y mesas
4 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Recoger la basura
2 personas
64
Limpiar la sala
3 personas
65
Limpiar los vestuarios
2 personas
66
Limpiar la pista de baile
2 personas
67
Comprobar los materiales
2 personas
68
Empacar el equipo técnico
4 personas
69
Devolver las llaves y tarjetas de acceso
70
Devolver las entregas
2 personas
71
Repartir la comida sobrante
2 personas
72
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 110
Mesas plegablescant. 8
Sillas del vestuariocant. 12
Percheroscant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátil
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Paneles de pista de bailecant. 24
Cinta gaffercant. 4
Cables de repuestocant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 3
Luces decorativascant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Telones de salacant. 6
Lona de fondo
Plantascant. 8
Jarroncitoscant. 8
Manteles runnerscant. 8
Carteles del programacant. 4
Soportes para paneles de rutacant. 6

Vajilla

Vasoscant. 130
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 130
Tenedorescant. 130
Cuchilloscant. 130
Cucharascant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Cucharonescant. 8
Pinzas de servircant. 8
Portaetiquetascant. 12

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el horario y el lugar, y confirma después la compañía de baile. No anuncies el espectáculo hasta tener por escrito la duración, el número de artistas y sus necesidades técnicas.
Revisa el suelo y la superficie de actuación antes de distribuir las sillas. Comprueba también que el público vea toda la pista y que los cables queden cubiertos con alfombrillas o cinta gaffer.
Pide los archivos de música con antelación y pruébalos en el portátil, la mesa de mezclas y los altavoces que se usarán el día del espectáculo. Lleva cables y baterías de repuesto para evitar que una única conexión detenga la función.
Abre las inscripciones cuando el programa y la información de acceso estén confirmados. Recoge las preferencias dietéticas al registrarse y envía aparcamiento, horarios y ruta de entrada antes de la fecha del evento.
Haz la comprobación final el mismo día: salidas de emergencia, iluminación, micrófonos, vestuario, carteles y lista impresa de asistentes. Enfría las bebidas con tiempo y asigna voluntarios a recepción, público y artistas, no solo al montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza moderna?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y confirma la compañía al principio; deja al menos 2 semanas para probar música, cerrar el programa y enviar la información al público.
¿Qué hay que comprobar en la sala para una actuación de danza moderna?: Revisa el suelo, la superficie de juego, la visibilidad desde todas las filas y la distribución de las salidas de emergencia. Haz una prueba completa de sonido e iluminación al menos 1 día antes.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones y abrir las inscripciones?: Hazlo cuando la fecha, el horario, el lugar y el programa básico estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra las inscripciones entre 3 y 7 días antes para imprimir la lista y preparar las tarjetas de nombre.
¿Cuánta bebida hay que preparar para el público?: Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona para la recepción o el primer descanso, y añade agua para artistas y voluntarios. Enfría las bebidas como mínimo 4 horas antes y confirma el número final de asistentes 2 días antes.

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