Zo organiseer je een moderne dansvoorstelling
Begin met de speeldatum, zaal en beschikbaarheid van het dansgezelschap. Werk daarna de technische basis uit: speelvlak, dansvloer, muziek, licht en geluidsapparatuur bepalen samen of de voorstelling soepel verloopt. Open pas daarna de aanmeldingen en leg publieksinformatie, catering en vrijwilligers vast. Plan op de dag zelf extra tijd voor de vloercontrole, soundcheck en lichttest; juist die onderdelen worden vaak te laat ingepland.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en tijd bevestigen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Zaalindeling vastleggen
2 personen
- 4
Dansgezelschap bevestigen
- 5
Technische wensen verzamelen
2 personen
- 6
Muziekbestanden verzamelen
- 7
Muziekbestanden controleren
2 personen
- 8
Lichtplan uitwerken
2 personen
- 9
Vloer en speelvlak controleren
2 personen
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Aanmeldingen openen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Programma opstellen
2 personen
- 15
Artiesteninformatie versturen
- 16
Catering reserveren
- 17
Technische apparatuur reserveren
- 18
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 19
Toegangsroute controleren
2 personen
- 20
Parkeerinformatie versturen
- 21
Nooduitgangen controleren
2 personen
- 22
Publiekslijst afdrukken
- 23
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 24
Boodschappen doen
2 personen
- 25
Dranken koelen
2 personen
- 26
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 27
Materialen verzamelen
2 personen
Event
- 28
Locatie openen
2 personen
- 29
Techniek lossen
4 personen
- 30
Licht en geluid opbouwen
4 personen
- 31
Dansvloer leggen
3 personen
- 32
Publieksstoelen opstellen
4 personen
- 33
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
- 34
Cateringtafel opbouwen
2 personen
- 35
Decoratie ophangen
3 personen
- 36
Routeborden plaatsen
2 personen
- 37
Kleedkamers inrichten
2 personen
- 38
Artiesten ontvangen
2 personen
- 39
Catering klaarzetten
3 personen
- 40
Techniek testen
3 personen
- 41
Lichtstanden doorlopen
2 personen
- 42
Muziek en cues testen
2 personen
- 43
Korte generale repetitie
6 personen
- 44
Artiesten laten omkleden
2 personen
- 45
Publieksbalie bemannen
3 personen
- 46
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 47
Programma's uitdelen
2 personen
- 48
Dranken serveren
3 personen
- 49
Zaal laten plaatsnemen
3 personen
- 50
Voorstelling begeleiden
4 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Pauzehapjes serveren
3 personen
- 53
Tweede deel begeleiden
4 personen
- 54
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
- 55
Artiesten bedanken
2 personen
- 56
Nazitje serveren
3 personen
- 57
Publieksvragen begeleiden
2 personen
- 58
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 59
Techniek uitschakelen
3 personen
- 60
Decoratie verwijderen
3 personen
- 61
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Afval verzamelen
2 personen
- 64
Zaal schoonmaken
3 personen
- 65
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
- 66
Dansvloer schoonmaken
2 personen
- 67
Materialen controleren
2 personen
- 68
Techniek inpakken
4 personen
- 69
Sleutels en toegangspassen inleveren
- 70
Leveringen retourneren
2 personen
- 71
Overgebleven eten verdelen
2 personen
- 72
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Publieksstoelenaantal 110
- Klaptafelsaantal 8
- Kleedkamerstoelenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 4
- Kapstokkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Laptop
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
- Dansvloerpanelenaantal 24
- Gaffer tapeaantal 4
- Reservekabelsaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 3
- Sfeerlampenaantal 8
- Reservebatterijenaantal 24
Decoratie
- Zaaldoekenaantal 6
- Achtergronddoek
- Plantenaantal 8
- Vaasjesaantal 8
- Tafellopersaantal 8
- Programmabordenaantal 4
- Routebordstandaardsaantal 6
Servies
- Glazenaantal 130
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 130
- Vorkenaantal 130
- Messenaantal 130
- Lepelsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
- Schenkkanenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveertangenaantal 8
- Etikethoudersaantal 12
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Handvegersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de zaal voordat je de uitnodigingen verstuurt en controleer meteen of er ruimte is voor een speelvlak, publieksstoelen en een kleedkamer. Leg ook vast vanaf welk tijdstip je kunt opbouwen.
- Vraag technische wensen van het dansgezelschap minstens 3 weken vooraf op. Controleer muziekbestanden op een laptop en bewaar reservekabels, audiokabels en verlengkabels op één vaste plek.
- Plan de soundcheck en lichttest afzonderlijk van de repetitie. Test actieve speakers, mengpaneel, draadloze microfoons en LED-spots met de zaal leeg, zodat storingen niet pas voor aanvang opvallen.
- Controleer de dansvloer en vloerpanelen vóór je stoelen neerzet. Werk kabels af met kabelmatten en gaffer tape en houd nooduitgangen, toegangsroute en parkeerroute vrij.
- Stuur artiesteninformatie en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf naar deelnemers en vrijwilligers. Verwerk dieetwensen vóór je catering bestelt en koel dranken pas nadat de publieks- en artiestenplanning definitief is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een moderne dansvoorstelling?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en het dansgezelschap. Regel technische apparatuur, catering en vrijwilligers uiterlijk 3 weken voor de voorstelling.
- Wanneer moet je de techniek van een dansvoorstelling testen?
- Verzamel de technische wensen minstens 3 weken vooraf en plan op de voorstellingsdag minimaal 2 uur voor opbouw en testen. Controleer muziek, geluid, licht en dansvloer vóór het publiek binnenkomt.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een dansvoorstelling?
- Reken op minimaal 2 uur voor dansvloerpanelen, stoelen, speakers, mengpaneel, lichtstatieven en kabels. Voeg extra tijd toe als de zaalindeling of het lichtplan op locatie nog moet worden aangepast.
- Wanneer verstuur je informatie naar bezoekers en artiesten?
- Stuur parkeerinformatie, toegangsroute en praktische publieksinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Deel artiesteninformatie eerder, bij voorkeur 1 week voor de voorstelling, zodat iedereen de planning kan controleren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!