Organiser un spectacle de danse, étape par étape

Un spectacle de danse se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme un événement public. Commencez par verrouiller la date, le lieu et le programme avant d’ouvrir la billetterie ou de communiquer. Les besoins des groupes, les fichiers musicaux, les horaires de répétition et l’accueil du public doivent ensuite être réunis dans un même déroulé. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, le catering, les badges et la circulation dans le lieu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et la setlist
2 personnes
3
Confirmer les groupes de danse et les chorégraphes
2 personnes
4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
5
Faire des réservations pour le lieu
6
Vérifier les permis et les assurances
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir la billetterie
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
13
Envoyer le communiqué de presse
14
Commander le catering
2 personnes
15
Planifier la répétition technique
2 personnes
16
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
17
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
18
Élaborer le déroulé
2 personnes
19
Imprimer le programme
20
Préparer les badges nominatifs
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
3 personnes
23
Pré-trier la décoration
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
26
Décharger le matériel
4 personnes
27
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
28
Nettoyer la piste de danse
2 personnes
29
Installer les sièges du public
4 personnes
30
Placer des tables à l’entrée
2 personnes
31
Aménager le vestiaire
2 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
34
Installer l’éclairage
3 personnes
35
Raccorder le matériel audio
3 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Tester la musique et les cues
2 personnes
38
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Préparer les programmes et les badges
2 personnes
42
Aménager les coulisses
3 personnes
43
Préparer les vestiaires
2 personnes

Événement

44
Accueillir les danseurs
3 personnes
45
Enregistrer les danseurs
2 personnes
46
Donner le briefing technique
3 personnes
47
Ouvrir les portes
2 personnes
48
Vérifier les billets
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Distribuer les programmes
2 personnes
51
Tenir le vestiaire
2 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Accompagner le public à la salle
3 personnes
56
Encadrer la première représentation
4 personnes
57
Assurer la pause
3 personnes
58
Accompagner la deuxième représentation
4 personnes
59
Préparer le dîner pour les danseurs
3 personnes
60
Fournir à manger aux danseurs
2 personnes
61
Animer la représentation du soir
4 personnes
62
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
63
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
64
Servir les dernières boissons
2 personnes

Suivi

65
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
66
Éteindre l'éclairage
2 personnes
67
Emballer les restes du catering
2 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
71
Retirer la décoration
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Charger le matériel
4 personnes
74
Fermer le lieu
2 personnes
75
Rapporter le matériel
2 personnes
76
Retourner les matériels
2 personnes
77
Ranger les courses non utilisées
78
Enregistrer les objets trouvés
79
Envoyer un message de remerciement
80
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 4
Chaises des vestiairesqté 20
Portants à vêtementsqté 6
Tables de vestiaireqté 2
Portantsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Sous-tassesqté 80
Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs de musiqueqté 2
Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Ampoules LED de rechangeqté 6

Décoration

Bâche de fondqté 2
Tissus décoratifsqté 8
Compositions floralesqté 10
Nappesqté 12
Panneaux de scèneqté 10
Panneaux de directionqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Cordeqté 2
Ruban de masquageqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermosqté 8
Plaques à inductionqté 2
Bouilloiresqté 3
Tire-bouchonsqté 3
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

Balaiqté 3
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gants de nettoyageqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Spray désinfectantqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses
Tire-bouchonsqté 4
Refroidisseurs à vinqté 4
Distributeurs de boissonsqté 4
Plateauxqté 8
Pelles à caféqté 4
Corbeilles à painqté 10
Présentoirs à étagesqté 6
Casiers de boissonsqté 12
Pains de glaceqté 24
Gamellesqté 250
Housses de plateauqté 8

Paperasse

Brochures du programmeqté 220
Badges des participantsqté 80
Listes de billetsqté 4
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Étiquettes nominativesqté 100
Formulaires d'inscriptionqté 100
Déroulésqté 15
Post-itqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets fluorescentsqté 8
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 10

Coulisses

Miroirsqté 6
Cintresqté 100
Housses à vêtementsqté 50
Miroirs de maquillageqté 6
Éclairage de maquillageqté 6
Caisses pliantesqté 20
Serviettesqté 30
Étiquettes pour housses de vêtementsqté 100

Transport

Chariots de transportqté 4
Sangles d'arrimageqté 12
Couvertures de protectionqté 10

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les groupes : prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour recueillir les besoins techniques, vérifier les assurances et lancer les invitations.
Demandez à chaque groupe les fichiers musicaux et les contraintes de scène au moins 3 semaines avant le spectacle. Testez chaque fichier sur l’ordinateur ou le lecteur qui sera utilisé le jour J.
Construisez un déroulé minuté avec l’ordre des numéros, les changements de costumes, les prises de parole et les entrées du public. Gardez une marge de 10 à 15 minutes pour les retards et les ajustements techniques.
Planifiez une répétition technique distincte de la répétition artistique, avec la table de mixage, les microphones, les rallonges, les projecteurs LED et les piles de rechange sur place.
Préparez l’accueil avant l’ouverture : installez les chaises, le vestiaire, les poubelles et la signalétique, puis libérez la zone de chargement au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de danse ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un spectacle avec plusieurs groupes, une billetterie et des besoins techniques. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions, les courses et les vérifications finales.
Quand ouvrir la billetterie pour un spectacle de danse ?: Ouvrez-la lorsque la date, le lieu, le programme principal et les modalités d’accueil sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le spectacle. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et d’ajuster le catering.
Quand faut-il faire la répétition technique ?: Organisez-la entre 1 et 3 jours avant le spectacle, ou le matin même si le lieu n’est disponible qu’une journée. Testez chaque morceau, microphone, projecteur et raccordement électrique avec le déroulé complet.
Que faut-il vérifier la veille d’un spectacle de danse ?: Vérifiez les fichiers musicaux, le programme imprimé, les badges, le catering et les quantités de vaisselle. Contrôlez aussi les rallonges, multiprises, piles et câbles, puis confirmez l’heure d’ouverture du lieu et l’accès au chargement.

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